Personalkostencontrolling Sehen, was die Zukunft bringt

Autor / Redakteur: Kathrin Wibbing / Susanne Ehneß

Bis zu 80 Prozent der Ausgaben in öffentlichen Verwaltungen und Behörden sind Personalkosten. Um diesen gewaltigen Kostenblock besser planen und steuern zu können, ist eine Analyse nötig, die sämtliche Einflussfaktoren einbezieht – und ein wenig in die Kristallkugel blickt.

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Kathrin Wibbing ist Vertriebsberaterin und Expertin für Personalmanagement bei der Mach AG
Kathrin Wibbing ist Vertriebsberaterin und Expertin für Personalmanagement bei der Mach AG
(Bild: Mach)

In der Öffentlichen Verwaltung ist der Bereich der Personalkosten der bestimmende Kostenblock – durchschnittlich 60 bis 80 Prozent der Gesamtkosten sind Personalkosten. Gerade vor dem Hintergrund des „War of Talents“ wird sich diese Problematik weiter verschärfen, da für Spitzenkräfte oftmals höhere Gehälter zu zahlen sind. Neben generell knappen Ressourcen bildet auch das festgelegte Budget eine Restriktion.

Spannungsfeld

In diesem Spannungsfeld muss die Verwaltung mit ihrer Personalpolitik agieren. Darüber hinaus interessieren sich Drittmittelgeber in hohem Maße dafür, wie ihr Geld verwendet wird. In jeder Verwaltung findet sich ein umfassendes Finanzcontrolling. Budgets werden regelmäßig analysiert und Buchungen durch scharfe Mittelkontrollen abgewiesen. Jede Investition, die in Kosten für Gerätschaften, Dienstleistungen oder Gebäudekosten mündet, wird genau geklärt und mit Festlegungen frühzeitig eingeplant. Das ist insofern bemerkenswert, als diese Kosten – prozentual zu den Personalkosten gesehen – den geringeren Anteil des Gesamtbudgets ausmachen, nämlich etwa 20 bis 40 Prozent.

Es spricht also vieles dafür, den großen Block der Personalkosten genauer zu analysieren – und damit besser plan- und steuerbar zu machen. Auf den ersten Blick erscheint dieses Vorhaben relativ einfach: Es gibt eine bestimmte Anzahl an Beschäftigten, die ein bestimmtes Gehalt nach der Tariftabelle erhalten. Durch die Multiplikation der beiden Größen ergibt sich der Kostenblock für das Personal.

Nun gibt es aber eine Menge an weiteren Einflussfaktoren, die auf diese Rechnung einwirken. Schaut man sich den Werdegang eines Mitarbeiters an, ergeben sich folgende zusätzlich zu berücksichtigende Aspekte:

Mitarbeiter in der Verwaltung ...

  • ... haben eine Entgelt- oder Besoldungsgruppe.
  • ... starten ihre Beschäftigung innerhalb des Jahres.
  • ... beenden ihre Beschäftigung innerhalb des Jahres.
  • ... arbeiten in Teilzeit.
  • ... gehen in Elternzeit.
  • ... werden üt/at bezahlt.
  • ... werden nach Stunden bezahlt.
  • ... erhalten Zulagen.
  • ... erhalten Sonderzahlungen.
  • ... werden aus verschiedenen „Töpfen“ gezahlt.

Diese Liste lässt sich fast beliebig fortsetzen. Es bietet sich an, die Personalkosten aus unterschiedlichen Perspektiven zu analysieren, um eine kurz-, mittel- und langfristige Planung durchführen zu können.

Personalkosten heute

Einflussfaktoren der Personalkosten
Einflussfaktoren der Personalkosten
(Bild: Mach AG)

Der erste Schritt zu einem Personalkostencontrolling ist die Analyse der bestehenden Kosten. Neben dem Bruttogehalt sind dabei auch weitere Entgeltbestandteile wie der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung, weitere Zulagen oder die Zahlung zur Umlage zu betrachten. Auch die Sonderzahlungen über das Jahr hinweg bilden in dem jeweiligen Auszahlungsmonat einen weiteren Kostenblock.

Die Summe ergibt die tatsächlichen Personalkosten jedes einzelnen Mitarbeiters. Sinnvollerweise sind diese Kosten sowohl pro Mitarbeiter als auch für einzelne Organisationseinheiten und über die gesamte Verwaltung hinweg darzustellen. Diese Kosten werden in der Finanzbuchhaltung in der Regel als Buchung und in der Personalverwaltung als Ist-Kosten aufgeführt.

Personalkosten morgen

Üblicherweise arbeitet die Verwaltung mit Stellenplänen. Hierdurch ist eine grobe Richtung gegeben, welche Personalkosten in der Verwaltung im Verlaufe eines Jahres entstehen. Mit der Analyse und Hochrechnung der bestehenden Mitarbeiterdaten kann diese grobe Richtung wesentlich verfeinert werden. So sollte nicht nur zu Beginn eines Jahres, sondern auch bei jeder Veränderung ermittelt werden, welche Kosten je Mitarbeiter voraussichtlich für das laufende Jahr anfallen.

Grundlage für diese Hochrechnung sind die bestehenden Daten jedes Mitarbeiters wie Beschäftigungszeit, Eingruppierung, Wochenarbeitsstunden oder Beurlaubungen. Auf Basis von entweder bereits gebuchten Ist-Kosten oder auf Basis von Durchschnittswerten oder kalkulatorischen Beträgen lassen sich diese Beträge mitarbeitergenau ermitteln.

Um einem Personalkostencontrolling auch in der Budgetplanung Rechnung tragen zu können, ist ein Übertrag in die Kostenstellen beziehungsweise Haushaltsstellen als Festlegung anzustreben. Daneben können zusätzlich Informationen zu unbesetzten Stellen(teilen) helfen, eine genaue Prognose zu ermitteln.

Zukünftige Personalkosten

Um langfristig steuerungsrelevante Informationen zu erhalten, sollte mit einer Prognose am Jahresende nicht Schluss sein. Auf Basis der bestehenden Mitarbeiterdaten können Hochrechnungen für die weitere Entwicklung der folgenden Jahre oder sogar Jahrzehnte vorgenommen werden. Neben den Bestandsdaten können auch Simulationen mit Variablen vorgenommen werden: Wie entwickeln sich die Personalkosten, wenn man beispielsweise zehn Beschäftigte mehr einstellt? Was passiert, wenn der Tarifvertrag ab dem 1. März für die Beschäftigten drei Prozent mehr Gehalt vorsieht? Wie wirkt sich eine Veränderung bei der Sozialversicherung aus? Alle diese Möglichkeiten sollten sich als Simulationsdaten in einer Personalkostenprognose niederschlagen.

Frühwarnsystem

Mithilfe dieser drei Bausteine („heute“, „morgen“ und „in der Zukunft“) ist ein umfassendes Personalkostencontrolling möglich und bietet der Verwaltung ein „Frühwarnsystem“, das maßgeblich zur Steuerung und Zukunftsfähigkeit beiträgt: Auf dieser Basis können personalpolitische Maßnahmen identifiziert und zum Beispiel über Umstrukturierungsmaßnahmen eingeleitet werden, damit die Finanzierung der vertraglichen Verpflichtungen sichergestellt bleibt.

Controlling bedeutet auch, steuernde Eingriffe heute auf ihre Wirksamkeit hin zu überprüfen. Dies ist mit der Gegenüberstellung der Plankosten aus der Vergangenheit mit den tatsächlich eingetretenen Kosten möglich. Daher sollte ein Personalkostencontrolling im bestehenden Finanzcontrolling selbstverständlich sein.

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