Personalkostencontrolling

Sehen, was die Zukunft bringt

| Autor / Redakteur: Kathrin Wibbing / Susanne Ehneß

Kathrin Wibbing ist Vertriebsberaterin und Expertin für Personalmanagement bei der Mach AG
Kathrin Wibbing ist Vertriebsberaterin und Expertin für Personalmanagement bei der Mach AG (Bild: Mach)

Bis zu 80 Prozent der Ausgaben in öffentlichen Verwaltungen und Behörden sind Personalkosten. Um diesen gewaltigen Kostenblock besser planen und steuern zu können, ist eine Analyse nötig, die sämtliche Einflussfaktoren einbezieht – und ein wenig in die Kristallkugel blickt.

In der Öffentlichen Verwaltung ist der Bereich der Personalkosten der bestimmende Kostenblock – durchschnittlich 60 bis 80 Prozent der Gesamtkosten sind Personalkosten. Gerade vor dem Hintergrund des „War of Talents“ wird sich diese Problematik weiter verschärfen, da für Spitzenkräfte oftmals höhere Gehälter zu zahlen sind. Neben generell knappen Ressourcen bildet auch das festgelegte Budget eine Restriktion.

Spannungsfeld

In diesem Spannungsfeld muss die Verwaltung mit ihrer Personalpolitik agieren. Darüber hinaus interessieren sich Drittmittelgeber in hohem Maße dafür, wie ihr Geld verwendet wird. In jeder Verwaltung findet sich ein umfassendes Finanzcontrolling. Budgets werden regelmäßig analysiert und Buchungen durch scharfe Mittelkontrollen abgewiesen. Jede Investition, die in Kosten für Gerätschaften, Dienstleistungen oder Gebäudekosten mündet, wird genau geklärt und mit Festlegungen frühzeitig eingeplant. Das ist insofern bemerkenswert, als diese Kosten – prozentual zu den Personalkosten gesehen – den geringeren Anteil des Gesamtbudgets ausmachen, nämlich etwa 20 bis 40 Prozent.

Es spricht also vieles dafür, den großen Block der Personalkosten genauer zu analysieren – und damit besser plan- und steuerbar zu machen. Auf den ersten Blick erscheint dieses Vorhaben relativ einfach: Es gibt eine bestimmte Anzahl an Beschäftigten, die ein bestimmtes Gehalt nach der Tariftabelle erhalten. Durch die Multiplikation der beiden Größen ergibt sich der Kostenblock für das Personal.

Nun gibt es aber eine Menge an weiteren Einflussfaktoren, die auf diese Rechnung einwirken. Schaut man sich den Werdegang eines Mitarbeiters an, ergeben sich folgende zusätzlich zu berücksichtigende Aspekte:

Mitarbeiter in der Verwaltung ...

  • ... haben eine Entgelt- oder Besoldungsgruppe.
  • ... starten ihre Beschäftigung innerhalb des Jahres.
  • ... beenden ihre Beschäftigung innerhalb des Jahres.
  • ... arbeiten in Teilzeit.
  • ... gehen in Elternzeit.
  • ... werden üt/at bezahlt.
  • ... werden nach Stunden bezahlt.
  • ... erhalten Zulagen.
  • ... erhalten Sonderzahlungen.
  • ... werden aus verschiedenen „Töpfen“ gezahlt.

Diese Liste lässt sich fast beliebig fortsetzen. Es bietet sich an, die Personalkosten aus unterschiedlichen Perspektiven zu analysieren, um eine kurz-, mittel- und langfristige Planung durchführen zu können.

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