Einführung der eAkte

Sechs Erfolgsfaktoren für die elektronische Verwaltung

| Autor / Redakteur: Jürgen Breithaupt, Joachim Schmidt* / Susanne Ehneß

Interview: Die eAkte in der Praxis

Drei Fragen an Dr. Thomas Ortseifen, IT-Management der Landeshauptstadt Wiesbaden.

Warum haben Sie die E-Akte eingeführt?

Ortseifen: Die elektronische Aktenführung leistet einen wichtigen Beitrag zur fortlaufenden Verwaltungsmodernisierung bei der hessischen Landeshauptstadt Wiesbaden. Gemeinsam mit unserem Generalunternehmer T-Systems haben wir dabei sukzessive eine sogenannte serviceorientierte Architektur umgesetzt, mit der die zahlreichen Fachverfahren in einer Kommunalverwaltung über intelligente Schnittstellen mit einem möglichst hohen Automationsgrad integriert werden. Im Gesamten geht es insbesondere darum, eGovernment mit begleitenden notwendigen organisatorischen Veränderungen sowie einem proaktiven Changemanagement möglichst nachhaltig aber auch mit Fingerspitzengefühl umzusetzen.

Wer nutzt die Lösung?

Ortseifen: Mittlerweile arbeiten täglich zahlreiche Anwender aus verschiedenen Ämtern der Stadtverwaltung Wiesbaden (u. a. Sozial- und Finanzbereich) mit der elektronischen Aktenführung. Weitere adaptive Lösungen – wie eine mobile eAkte-App, ein stadtweites Vorlagenmanagementtool, der geplante Einsatz eines DigiPens sowie der Aufbau einer eAkte-Infrastruktur als Cloud-Lösung – komplementieren die Systemarchitektur sinnvoll.

Welche Vorteile können Sie sehen?

Ortseifen: Bei einer Kommunalverwaltung mit mehr als 240 Fachverfahren ist es strategisch zwingend notwendig, organisationsübergreifend in der Verwaltung mit möglichst standardisierten Lösungen - wie einem einheitlichen Dokumentenmanagementsystem - zu arbeiten. Die Landeshauptstadt Wiesbaden stellt dabei insbesondere stadtweit rechtskonforme und revisionssichere Dokumentenflüsse und -aufbewahrungen sicher und modernisiert schrittweise organisatorische Geschäftsprozesse.

Video

Im Video erläutern Experten von T-Systems, wie der Umstieg funktioniert und was man dabei beachten sollte. Best-Practice-Beispiele zeigen, wie Behörden die Digitalisierung ihrer Abläufe vorantreiben und davon profitieren:

Jürgen Breithaupt
Jürgen Breithaupt (© T-Systems)

Joachim Schmidt
Joachim Schmidt (© T-Systems)

*Die Autoren: Jürgen Breithaupt ist bei T-Systems eGovernment-Experte im Bereich Public Solution Consulting. Joachim Schmidt ist Experte für eAkte im Public Sector, T-Systems.

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