Einführung der eAkte

Sechs Erfolgsfaktoren für die elektronische Verwaltung

| Autor / Redakteur: Jürgen Breithaupt, Joachim Schmidt* / Susanne Ehneß

„Mitarbeiter und Bürger werden die eAkte nur akzeptieren, wenn sie wie eine Papierakte rund um die Uhr verfügbar ist.“
„Mitarbeiter und Bürger werden die eAkte nur akzeptieren, wenn sie wie eine Papierakte rund um die Uhr verfügbar ist.“ (© iStock/rozkmina/T-Systems)

Bis 2022 müssen auch die letzten deutschen Behörden ihre Akten elektronisch vorhalten, viele schon ab 2020. Auf kommunaler, Landes- und Bundesebene werden zunehmend eAkte-Basisdienste bereitgestellt, auf denen die Behörden mit individuellen Einführungsprojekten aufsetzen. Aus der Erfahrung bereits erfolgreich umgesetzter IT-Konsolidierungs- und eAkte-Projekte haben Joachim Schmidt und Jürgen Breithaupt von T-Systems sechs Faktoren abgeleitet, die über das Gelingen entscheiden.

Software auswählen und fertig? Nein. So leicht lassen sich eAkte-Lösungen in der Öffentlichen Verwaltung nicht einführen. Vor allem sechs Faktoren gilt es zu beachten, damit die technische und organisatorische Umsetzung möglichst reibungslos, strukturiert und nachhaltig erfolgt.

1. Mitarbeiter einbinden

Für Mitarbeiter in Behörden stellt die Einführung der eAkte einen tiefen Einschnitt dar. Sie müssen von der gewohnten Arbeit mit Papierakten zu digitalen Arbeitsprozessen mit vielen neuen, unbekannten Funktionen wechseln. Das führt zu Unsicherheit und zum Teil auch zur Ablehnung der eAkte generell. Deshalb ist es sehr wichtig, alle Anwender rechtzeitig zu informieren und einzubinden – und auf allen Ebenen. Sie lassen sich umso leichter überzeugen, wenn die neuen Prozesse möglichst einfach gehalten sind.

2. Fachverfahren einheitlich integrieren

Gerade in großen Behörden oder im Zuge des flächendeckenden eAkte- Rollouts sind zahlreiche Verfahren anzubinden. Nur eine übergreifende Vorgehensweise mit einheitlichen Standards und Integrationstechnologien sorgt für eine medienbruchfreie Bearbeitung und die langfristige Releasefähigkeit der Systeme. Zwischen eAkte und Fachverfahren wird eine möglichst lose Kopplung angestrebt.

3. Bewährtes nutzen, neue Arbeitswelten ermöglich

Ebenfalls erfolgskritisch ist die Integration der eAkte in den bestehenden Verwaltungsarbeitsplatz. Mit vorhandenen Tools und Anwendungen sind die Mitarbeiter schließlich bereits vertraut. Deshalb sollte Software wie eMail und Schreibprogramme oder Tools zur Zusammenarbeit und Fachverfahren nahtlos integriert werden. Ebenso mobile Endgeräte und Apps – um auch den neuen Anforderungen sich ändernder Arbeitswelten an einen modernen digitalen Verwaltungsarbeitsplatz gerecht zu werden.

4. Flächendeckend implementieren

In der Regel haben unterschiedliche Organisationsbereiche oder Einrichtungen voneinander abweichende Anforderungen an die eAkte. Dies kann schnell zu vielen individuellen Anpassungen und einem „Flickenteppich“ verschiedener Verfahren führen. Dies gilt es zu vermeiden, um die einheitliche bereichsübergreifende Implementierung nicht zu gefährden. Die Projektverantwortlichen müssen erforderliche Anpassungen deshalb strukturiert erheben. Abweichungen vom Standard dürfen sie nur zulassen, wenn sie klar definierte Freiheitsgrade nicht überschreiten. Das Ergebnis ist ein standardisierter Rollout, der mit Piloteinführungen in ausgewählten Bereichen beginnt.

5. Maximale Verfügbarkeit sicherstellen

Mitarbeiter und Bürger werden die eAkte nur akzeptieren, wenn sie wie eine Papierakte rund um die Uhr verfügbar ist. Systemausfälle, Nutzungseinschränkungen oder Datenverlust sind inakzeptabel. Deshalb müssen auch alle Anwendungen und Systeme rund um die eAkte Teil der Konzeption und Realisierung sein. Auch das Testen der Anwendungen erfolgt Ende-zu-Ende. Darüber hinaus müssen die Projektverantwortlichen prüfen: Sind die vorhandenen Netzwerkarchitekturen und Rechenzentren hochverfügbar und dauerhaft performant?

6. Datenschutz und Sicherheit beachten

Die in den elektronischen Akten gespeicherten Daten sind zum Teil personenbezogen und sensibel – und unterliegen somit hohen Anforderungen an Datenschutz und -sicherheit. Die Datenschutzgesetze der EU – vor allem die neue Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) – sowie des Bundes und der Länder sind daher ebenso wie die vom BSI aufgestellten Anforderungen an die IT-Sicherheit unbedingt im Projekt zu berücksichtigen. Und zwar über alle Phasen und Bereiche hinweg. Geeignete organisatorische und technische Maßnahmen helfen dabei: Ein eAkte-Rechte- und Rollenkonzept und die Serviceprozesse im Betrieb sollten so gestaltet werden, dass sie alle relevanten Vorgaben abbilden.

Auf der nächsten Seite: Interview & Video.

Inhalt des Artikels:

Kommentar zu diesem Artikel abgeben

Schreiben Sie uns hier Ihre Meinung ...
(nicht registrierter User)

Zur Wahrung unserer Interessen speichern wir zusätzlich zu den o.g. Informationen die IP-Adresse. Dies dient ausschließlich dem Zweck, dass Sie als Urheber des Kommentars identifiziert werden können. Rechtliche Grundlage ist die Wahrung berechtigter Interessen gem. Art 6 Abs 1 lit. f) DSGVO.
Kommentar abschicken
copyright

Dieser Beitrag ist urheberrechtlich geschützt. Sie wollen ihn für Ihre Zwecke verwenden? Infos finden Sie unter www.mycontentfactory.de (ID: 45351480 / System & Services)