DZBW: Haushaltspläne, Jahresrechnungen und Nachträge Schwierige Zahlenwerke in übersichtliche Haushaltspläne verwandeln

Autor / Redakteur: Thilo Schuster / Susanne Ehneß

„The same procedure as last year? The same procedure as every year!“ Jedes Jahr stehen in den Kommunen die Beratungen über den Haushalt des kommenden Jahres auf der Agenda. In ihm werden die Erträge und Aufwendungen für das kommende Haushaltsjahr aufgelistet, er bildet die Grundlage für die kommunale Haushaltswirtschaft.

Anbieter zum Thema

Zu den Anwendern von „KM Doppik“ zählen unter anderem Stuttgart (Bild: Rathaus), Mainz, Dresden und Saarbrücken
Zu den Anwendern von „KM Doppik“ zählen unter anderem Stuttgart (Bild: Rathaus), Mainz, Dresden und Saarbrücken
(Bild: Pixabay.com)

In langen Sitzungen müssen die kommunalen Vertreter über den Haushaltsentwurf beraten, ehe sie ihn verabschieden. Dabei handelt es sich meist um ein sehr umfangreiches und differenziertes Zahlenwerk, das für eine Stadt mittlerer Größe leicht mehrere hundert Seiten umfassen kann. Hier den Überblick zu behalten, fällt nicht immer leicht.

Die Datenzentrale Baden-Württemberg (DZBW) liefert hunderten von Kunden im gesamten Bundesgebiet mit „KM-Doppik“ die Software für die doppelte Buchführung. Zu den Anwendern zählen unter anderem die Landeshauptstädte Stuttgart, Dresden, Mainz und Saarbrücken, außerdem Leipzig, Mannheim, Wuppertal, Osnabrück und Bielefeld. Die zu erstellenden Haushaltspläne unterscheiden sich dabei individuell in Layout und Optik und variieren im Umfang von etwa 350 Seiten bis zu 3500 Seiten. So werden bei einem gemittelten Wert jährlich rund 520.000 Druckvorlageseiten für den Haushaltsplan, die Haushaltsrechnung sowie gegebenenfalls Haushaltsnachträge, Berichte für Eigenbetriebe und unterjährige Berichte erstellt.

Zur sicheren und effizienten Generierung derartig hoher Volumina suchte die DZBW nach einer skalierbaren Softwarekomponente für die Erzeugung von Druckvorlagen, die sich leicht in die bereits bestehende Infrastruktur integrieren lässt und zugleich auch für weitere Anwendungsgebiete eingesetzt werden kann.

Anforderungen

Dabei standen zwei Anforderungen im Vordergrund:

  • Erstens musste die Software die Möglichkeit bieten, übersichtliche Haushaltspläne mit Tabellen und Grafiken auf der Grundlage strukturierter Daten – beispielsweise im XML-Format – erstellen zu können. Um eine hohe Aktualität der Daten zu gewährleisten, sollten die Daten zur Erstellung des Druckwerks direkt aus den Informationen in der Datenbank generiert werden.
  • Als zweite wesentliche Herausforderung formulierte die DZBW den Wunsch, dass die Kommunen Layout und Umsetzung einfach verändern können.

Mit dem Modul „Pages“ aus der Produktfamilie intelliForm der Firma cit fiel die Wahl schließlich auf ein universelles Produkt für die Erzeugung von Dokumenten. Neben der Erstellung von Haushaltsplänen können mit Pages auch Belege jeglicher Form oder beispielsweise auch E-Rechnungen erstellt werden – eine Funktion, die in den nächsten Jahren auch in der Verwaltung gefordert sein wird.

Die DZBW setzt die Software für ihre Komponente „KM-Doppik.FormatiertesReporting“ ein und stellt ihren Kunden damit eine Anwendung zur Verfügung, mit der sie optisch ansprechende Haushaltspläne, Jahresrechnungen und Nachträge erstellen können. Diese lassen sich inklusive kundenindividueller Texte wie Produktbeschreibungen oder Erläuterungen als Gesamtwerke ausdrucken oder auch als einzelne Berichte.

So lässt sich rasch erkennen, an welchen Stellen die Kommunen Gelder verplant haben und an welchen Stellen eventuell noch Mittel zur Verfügung stehen.

Bitte lesen Sie auf der nächsten Seite weiter.

Vorlagen

Das Layout der Dokumente wird durch Vorlagen definiert, die mit dem cit intelliForm Pages Creator individuell entworfen werden können. Als Zielformate stehen PDF, Open Office und Microsoft-Word-Dokumente zur Auswahl. Auf diese Weise kann flexibel festgelegt werden, ob eine manuelle Nachbearbeitung möglich ist, oder ob das Dokument lediglich zur Anzeige, für eine Langzeitspeicherung oder den Druck bestimmt ist.

Derzeit ist die Anwendung nach Angaben der DZBW bei rund 230 Kommunen im gesamten Bundesgebiet im Einsatz, 2016 wird die Zahl auf etwa 285 Kommunen steigen.

„Die Lösung der Firma cit ist für die Endanwender in vielerlei Hinsicht ein Gewinn“, sagt Alf Heisig, SAP-Berater bei der DZBW. „Wir haben mit unserem Produkt ‚KM-Doppik.FormatiertesReporting‘ in Verbindung mit der cit-Lösung Möglichkeiten in der Druckwerkerstellung geschaffen, die kaum Wünsche offen lassen. So lässt sich nach dem Abschluss der Planung mit nur wenigen Selektionsparametereingaben der gesamte Haushaltsplan aus dem System ausgeben, ohne weitere Arbeiten daran durchführen zu müssen. Die Anwendung läuft äußerst stabil und führt bei den Endanwendern nie zu nennenswerten Problemen.“

Heisig überzeugt besonders die Einfachheit der Vorlagenerstellung: „Damit kann eine Kommune mit nur wenig Aufwand ihr Erscheinungsbild in ansprechend gestalteten Druckwerken widerspiegeln und ist nicht gezwungen, sich mit einem Standardwerk zufrieden zu geben.“

Durch die Verwendung verschiedener Vorlagen und Druckoptionen kann das Druckwerk speziell auf den jeweiligen Leserkreis abgestimmt werden. Dabei lassen sich die Texte in einer gewohnten Textverarbeitungsumgebung individuell nach eigenen Wünschen und Anforderungen selbstständig anpassen.

Die Anpassung erfolgt meist intuitiv oder mithilfe der ausführlichen Dokumentation, so dass eine Schulung für den Endanwender in der Regel nicht notwendig ist. Durch die Anpassungen erhalten alle Betroffenen und Interessierten diejenigen Informationen, die sie benötigen.

Jetzt Newsletter abonnieren

Wöchentlich die wichtigsten Infos zur Digitalisierung der Verwaltung und Öffentlichen Sicherheit.

Mit Klick auf „Newsletter abonnieren“ erkläre ich mich mit der Verarbeitung und Nutzung meiner Daten gemäß Einwilligungserklärung (bitte aufklappen für Details) einverstanden und akzeptiere die Nutzungsbedingungen. Weitere Informationen finde ich in unserer Datenschutzerklärung.

Aufklappen für Details zu Ihrer Einwilligung

Neben der komfortablen Erstellung von Haushaltsplänen gibt es eine Vielzahl weiterer Anwendungsmöglichkeiten für cit intelliForm Pages. So lassen sich mit der Software beispielsweise Bescheide, Bestätigungen oder Nachweise auf Grundlage von Antragsdaten erzeugen oder Listen und Berichte auf Basis elektronisch ausgefüllter Formulare generieren. Einem besonderen Lasttest ist die Anwendung derzeit im Einsatz für das Asylverfahren des Landes Baden-Württemberg ausgesetzt.

(ID:43787648)