Vergaberecht kontra Beschaffungssituation Schulungsbedarf für Ausschreiber wächst

Autor / Redakteur: Jens Gieseler / Susanne Ehneß

Ausschreibungen werden zunehmend komplexer. Das bestätigt auch Claudia Dolmetsch, Juristin und Leiterin der Stabsstelle der Datenzentrale Baden-Württemberg: „Als Praktikerin finde ich, dass Ausschreibungen zunehmend formaler werden.“ Auch inhaltliche Anforderungen nehmen stetig zu.

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Das deutsche und europäische Vergaberecht unterliegt ständigen Veränderungen
Das deutsche und europäische Vergaberecht unterliegt ständigen Veränderungen
(Bild: © krimar - Fotolia.com)

Viel Zeit hat auch Horst Ernstberger, IT-Einkäufer der Kassenärztlichen Vereinigung Bayern, in den vergangenen sechs Monaten in eine Ausschreibung und deren Auswertung gesteckt – immerhin ging es um rund zwölf Millionen Euro in den kommenden vier Jahren.Der Diplom-Verwaltungswirt mit juristischer Affinität hat sich regelrecht durchgebissen: „Der Formalismus ist eine große Herausforderung, wenn die IT-Abteilung flexibel und schnell auf alltägliche Probleme reagieren muss.“ Das Leistungsverzeichnis festzulegen erscheint Ernstberger banal, wenn es um unterschiedliche Fähigkeiten, T­echnologie-Stacks oder verschiedene Teilprofile geht.

Verhandlungsverbot

Doch mit den Eignungskriterien punktgenau künftige Entwicklungen zu treffen, dafür gebe es kein Kochrezept. Ausschreibungen legten zwar Eckpunkte und Rahmen fest, aber dazwischen sei eben nicht alles vorhersehbar. So ähnlich sieht das auch die baden-württembergische Kollegin: „Die Vergabeunterlagen sind transparent, eindeutig und erschöpfend sowie diskriminierungsfrei zu erstellen.“ Im offenen und nicht offenen Verfahren bestehe Verhandlungsverbot, deshalb müssten viele Unwägbarkeiten vorweggedacht werden, wenn es nicht gerade nur um neue Stühle und Schreibtische gehe.

„Das Vergaberecht wird der Beschaffungssitua­tion manchmal nicht gerecht“, urteilt Claudia Dolmetsch deshalb. Die Komplexität des „Beschaffungsgegenstandes“ nehme zu und entsprechend die Zeit, die sie in die Entwicklung einer Ausschreibung investieren müsse.

Dabei geht es den Spezialisten nicht darum, lediglich schnell und einfach ihren Job zu erledigen. „Wie ein privates Unternehmen wollen wir öffentliche Gelder sinnvoll anlegen. Das bedeutet gute Angebote bekommen und den Passenden für die A­nforderungen finden“, erklärt Dolmetsch. Doch auch wenn sich manches in den vergangenen Jahren verbessert habe, sei das Instrument „Ausschreibung“ eher starr, schwerfällig und für öffentliche Auftraggeber und Bieter kostenintensiv.

Know-how

Hinzu kommen die ständigen Veränderungen im deutschen und europäischen Vergaberecht. Die Stuttgarter Juristin ist jährlich zwei, drei Tage auf Fortbildung. Ernstberger hat als Quereinsteiger verschiedene Informationsquellen wie den Vergabeblog genutzt, um sich einzuarbeiten. Die Begleitung durch spezielle Vergabejuristen war für ihn im gegenwärtigen Wissensstadium ein tragbarer Kompromiss. Aber man müsse aufpassen, dass externe Juristen den Prozess tatsächlich aktiv steuern und nicht abwarten bis Fehler passieren und dann beurteilen und „nachkarten“. Für ihn ist klar, dass er demnächst einen Kompaktlehrgang bei einem Privatanbieter absolvieren wird, der mit einem Zertifikat abschließt.

Ein Berufsbild „Ausschreiber“ existiert ebenso wenig wie eine gezielte Ausbildung. Obwohl Praktiker wie Klaus-Peter Tiedtke, Direktor des Beschaffungsamtes im Bundesinnenministerium, darauf drängen. Laut einer Studie des Personaldienstleisters Hays, der 328 Interviews mit Personen führte, die für Ausschreibungen im öffentlichen Bereich verantwortlich sind, sehen mehr als zwei Drittel einen erhöhten Schulungs- und Weiterbildungsbedarf in den Behörden und öffentlichen Einrichtungen.

Knapp ein Viertel will Ausschreibungen künftig verstärkt an spezialisierte Dienstleister oder Kanzleien auslagern. Während Behörden eher den internen Schulungsaufwand sehen (74 Prozent), können sich öffentliche Krankenhäuser deutlicher als die anderen Teilgruppen wie etwa Stadtwerke eine Auslagerung an spezialisierte Dienstleister vorstellen (32 Prozent). Grund für den hohen Bildungsbedarf sind neben den wachsenden Ausschreibungsanforderungen die steigende Digitalisierung und der Fachkräftemangel.

Lesen Sie auf der nächsten Seite, wie sich die öffentlichen Einkaufer behelfen.

Nachwuchs selbst ziehen

Solange behelfen sich öffentliche Einkäufer wie Claudia Dolmetsch mit Nachwuchs, meist einem Verwaltungsfachwirt, der über ein theoretisches Fundament verfügt und dann die Praxis durch ein Training on the job lernt.

Neben den formal-juristischen Fallstricken spielt für Tiedtke inzwischen das Branchenwissen die größere Rolle. Wenn er für Polizei oder THW neue Uniformen einkauft, muss er die gesamte Produktionskette im Auge behalten. Eine deutsche Firma, die in Bangladesch produziert und eine Selbsterklärung zur Kinderarbeit vorlegt, bietet keine letzte Sicherheit. „Die Produktion in Asien überprüft niemand“, weiß der Chef des BMI-Beschaffungsamtes. Deshalb muss ein versierter Einkäufer die unterschiedlichen Qualitäts-Label genau kennen und sich von renommierten NGOs informieren lassen.

Ein anderes Beispiel: großflächige Bepflasterung eines Busbahnhofes. Der Einkäufer muss bereits unterschiedliche Lösungen kennen, um gezielt ausschreiben und einkaufen zu können. So wird in Detmold ein Betonwerkstoff mit einem Titandioxid-Zusatz verlegt, der Stickoxide zu Nitrat und Nitrit umwandelt. Die Hälfte der Schadstoffe soll dadurch reduziert werden.

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Darüber hinaus muss der Einkäufer noch über Kontakte in die Bauindustrie verfügen, um möglicherweise Fördermittel zu akquirieren. „Diese Einkäufer müssen wir selbst ziehen“, sagt der Bonner. So werden Fachingenieure, die in der Bieterlandschaft akzeptiert sind, gezielt weitergebildet. „Das ist ein hochinteressanter Beruf“, wirbt Tiedtke.

Anbieter scheuen den Aufwand

Viel größer ist allerdings das Problem auf der Anbieterseite, vermuten die Fachleute. Vor allem kleinere Firmen würden den Aufwand scheuen und erst gar kein Angebot abliefern. So agierte die Sotec als Subunternehmen erstmals für eine öffentliche Einrichtung. Das Berliner Unternehmen ist spezialisiert auf Paketierung – Softwareinstallationen oder Konfigurationsänderungen werden für alle Computer automatisch aufbereitet. Mit seinen 39 Mitarbeitern kann der IT-Dienstleister Schulungen, Umstellung und Support nicht für große Behörden anbieten. Die Hays AG fand Sotec als Partner für ein Projekt. „Als kleines Unternehmen hätten wir das nicht stemmen können“, sagt Geschäftsführer Hardy Jacobs, „allein die Teilnahme an der Ausschreibung hätte uns vermutlich zu viel Zeit gekostet.“

Zeit und Routine fehlen

Vor allem fehlt Unternehmen, die nicht regelmäßig an Ausschreibungen teilnehmen, das Wissen und die Routine. Dabei wurde vieles durch die eVergabe vereinfacht. Sie wird auch zunehmend genutzt, wie die Studie belegt: Elektronische Medien haben sich gegenüber Printmedien in den vergangenen Jahren bei der Veröffentlichung von Ausschreibungen durchgesetzt. Bezogen auf alle Befragten weist TED mit 49 Prozent den höchsten Wert aus, gefolgt von der eigenen Website der Einrichtungen mit 48 Prozent. Erst danach folgen mit 35 Prozent Printmedien wie regionale Tageszeitungen. Die Website Bund.de nutzt immerhin noch ein Drittel der Teilnehmer für Ausschreibungen.

Doch gerade in der Zersplitterung auf mehrere Portale sieht Carlos Frischmuth eine Schwierigkeit: „Weder können kleine und mittelständische Betriebe alle Plattformen regelmäßig beobachten noch wollen sie die Kosten dafür tragen.“ Frischmuth leitet bei Hays die Personalbeschaffung für die öffentliche Verwaltung und ist sich etwa mit Klaus-Peter Tiedtke einig, dass eine Bündelung des öffentlichen Einkaufs sinnvoll wäre. Ähnlich wie dies in Österreich seit 2001 die Beschaffungs GmbH für Bundesdienststellen macht.

Mehr Wettbewerb

Denn im Grunde sind die Beschaffer an mehr Wettbewerb interessiert. „Durch unsere Rahmenverträge mit den laufenden Miniwettbewerben haben wir für unser Unternehmen ein flexibles und wettbewerbsorientiertes Beschaffungsmodell gefunden“, so Claudia Dolmetsch. „Wir wollen gute Angebote, bei denen das Preis-Leistungs-Verhältnis stimmt.“

Das bestätigt auch Horst Ernstberger: „Ob die Referenz von einer Behörde stammt oder einem Unternehmen, ist mir egal.“ Entscheidend sei, dass der Anbieter mit brisanten Daten von Krankenversicherungen umgehen und ein entsprechendes Sicherheitsbewusstsein nachweisen kann.

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