E-Rechnung wird für Lieferanten und Dienstleister der Bundesverwaltung Pflicht

09.05.2018

Ab dem 27.11.2020 müssen Unternehmen ihre Rechnungen an die öffentliche Verwaltung des Bundes in Form einer E-Rechnung stellen. Bei vielen Lieferanten und Dienstleistern bestehen derzeit noch Unklarheiten über die Pflichten und die technische Umsetzung der E-Rechnung.

Ab dem 27.11.2020 müssen Unternehmen ihre Rechnungen an die öffentliche Verwaltung des Bundes in Form einer E-Rechnung stellen. Bei vielen Lieferanten und Dienstleistern bestehen derzeit noch Unklarheiten über die Pflichten und die technische Umsetzung im Rahmen der Einführung der E-Rechnung. Ab dem Stichtag können öffentliche Auftraggeber des Bundes allerdings jede Rechnung ablehnen, die z. B. im Papierformat oder lediglich als PDF per E-Mail verschickt wird. Damit Rechnungen ab dann weiterhin akzeptiert und beglichen werden können, muss die Umstellung zur E-Rechnung jetzt beherzt angegangen werden.

Warum überhaupt eine E-Rechnung?

Die Verordnungen zu den elektronischen Beschaffungsprozessen durch den Gesetzgeber tragen dazu bei, dass die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung voranschreitet und nicht nur eine leere Phrase bleibt.

Mit der E-Rechnung wird die Schaffung eines technologieneutralen und inhaltlich standardisierten elektronischen Rechnungsverfahrens umgesetzt. Die E-Rechnung sorgt für einen einfachen, sicheren, schnellen und ressourcenschonenden nationalen sowie internationalen Austausch von Rechnungen.

Die Einführung der E-Rechnung läuft in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen ab: Auf Seiten der öffentlichen Verwaltung wird die E-Rechnung ab November 2018 zunächst in allen obersten Bundesbehörden und Verfassungsorganen des Bundes eingeführt. Ein Jahr später folgen alle weiteren Bundesbehörden und anschließend die Länder und Kommunen. Spätestens ab November 2020 werden dann alle Lieferanten und Dienstleister, die Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes schicken, verpflichtet dies in Form einer E-Rechnung zu tun.

Welche Pflichten müssen Lieferanten erfüllen?

Die Auftragnehmer haben also noch gut zweieinhalb Jahre Zeit, die Umstellung der Rechnungsstellung anzugehen. Auf den ersten Blick ein ausreichend langer Zeitraum. Tatsächlich greift diese Umstellung, mal mehr und mal weniger tief, in die bestehenden Prozesse der Rechnungssteller ein.

Spätestens ab November 2020 müssen Lieferanten also E-Rechnungen nach den Vorgaben der E-Rechnungsverordnung des Bundes verschicken. Der IT-Planungsrat beauftragte den Bund und die Bundesländer einen einheitlichen Standard, die sog. XRechnung, auf Basis der EU-Vorgaben aus Richtlinie 2014/55/EU und des damit beauftragten europäischen Standardisierungsgremiums CEN zu erarbeiten. Der Standard XRechnung, der die CEN-Vorgaben abbildet, gibt vor, wie der elektronische Rechnungsdatensatz strukturiert ist. Die XRechnung selbst wird dann als XML-Dokument übermittelt. Dieses einheitliche elektronische Format gewährleistet die automatische Weiterverarbeitung beim Rechnungsempfänger und minimiert Fehlerquellen bereits im Ursprung.

Und der Status Quo?

Etwa 2/3 aller Unternehmen senden ihre Rechnungen derzeit noch als Anhang (z. B. im PDF-Format) per E-Mail. Aktuelle Umfragen zeigen, dass die Finanzverantwortlichen annehmen, mit diesem Vorgehen bereits elektronische Rechnungen zu verschicken und damit die E-Rechnungsverordnung des Bundes zu erfüllen (Billentis, Marktstudie E-Rechnung, 2017). Tatsächlich sind so verschickte Rechnungen keine „E-Rechnungen“ im Sinne der Vorgaben und nur unwesentlich „digitaler“ als Papier-Rechnungen, denn als Scan oder PDF-Abbild können sie nicht automatisch eingelesen und weiterverarbeitet werden – es fehlen die strukturierten Datensätze als XML. Damit wird ein zentraler Bestandteil der E-Rechnungs-Verordnung des Bundes von vielen Unternehmen bisher noch nicht erfüllt. Unternehmen, die nach November 2020 an die Bundesverwaltungen Rechnungen senden wollen, müssen bis dahin eine auf den Vorgaben basierende Lösung schaffen.

Quo Vadis?

Obgleich für Lieferanten noch genügend Zeit besteht, sich auf das Senden von E-Rechnungen einzustellen, sollte das Vorhaben nicht auf die lange Bank geschoben werden. Je nach Ressourcenlage und den technischen Vorrausetzungen bieten sich verschiedene Vorgehensweisen an. Als Möglichkeiten kommen zunächst die selbstständige interne Umsetzung oder die Nutzung der vom Bund bereitgestellten Weboberfläche zur Übermittlung von E-Rechnungen in Frage. Darüber hinaus stellen die meisten ERP-Anbieter Anwendungen bereit, die die Übermittlung einer E-Rechnung im Standard XRechnung übernehmen. Die Schütze Consulting AG bietet allen Interessenten neben der Beratung zur Einführung der E-Rechnung  kostenfrei einen XRechnungs-Generator an, mit dem testweise Rechnungen im Standard XRechnung generiert werden können.

Eine Zusammenstellung der wichtigsten Informationen, einen Blick hinter die (nicht nur technischen) Kulissen der E-Rechnung sowie die aktuellsten Entwicklungen finden Sie hier. Für Rückfragen zum Thema E-Rechnung stehen Ihnen die Fachexperten der Schütze Consulting AG unter erechnung@schuetze-consulting.ag mit Rat und Tat zur Seite.