Wirtschaftliche Vorteile der E-Rechnnung - Ein Interview mit dem BVMW und Daniela Riegler

05.08.2019

„So wird aus der Pflicht zur E-Rechnung ein wirtschaftlicher Vorteil!“ Unsere E-Rechnungsexpertin Daniela Riegler erklärt im Interview mit dem Unternehmermagazin „Der Mittelstand“ des BVMW, was sich hinter der elektronischen Rechnung verbirgt.

Ab dem 27. November 2020 sind Lieferanten, die als Auftragnehmer für den Bund und seine Behörden tätig sind, bis auf wenige Ausnahmen zum Versand elektronischer Rechnungen (E-Rechnung) verpflichtet. Das Magazin "Der Mittelstand" des Bundesverbandes mittelständische Wirtschaft hat dazu mit der E-Rechnungsexpertin Daniela Riegler (Schütze AG) gesprochen.

Frau Riegler, worauf geht diese gesetzliche Verpflichtung zurück?

Durch eine EU-Richtlinie und deren nationale Umsetzung in der E-Rechnungsverordnung des Bundes werden öffentliche Auftraggeber seit November 2018 Stück für Stück verpflichtet, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Ab dem 27. November 2020 gilt es auch für Lieferanten.

Wer ist betroffen?

Grundsätzlich müssen bis auf wenige Ausnahmen alle Lieferanten der öffentlichen Verwaltung in Zukunft ihre Rechnungen als E-Rechnungen stellen.

Was genau verbirgt sich hinter der E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist erst einmal nicht mehr als ein nach genauen Vorgaben strukturierter Datensatz, der in einem elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. Darüber hinaus muss eine automatische Weiterverarbeitung des Datensatzes möglich sein. Der dafür in Deutschland von der Verwaltung vorgesehene Standard heißt XRechnung. Es handelt sich um einen offenen, unentgeltlichen und zukunftssicheren Datenstandard, der den den Vorgaben des europäischen Komitees für Normung (CEN) entspricht. Anders gesagt: Eine gescannte oder im PDF-Format erstellte und per E-Mail versendete Rechnung ist noch keine E-Rechnung.

Wie werden E-Rechnungen versendet und empfangen?

Der Bund empfängt E-Rechnungen über die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE). Um direkt aus dem IT-System der Rechnungsstellers an die ZRE zu senden, stehen Lieferanten verschiedene Übertragungskanäle zur Verfügung. Daneben können sich Lieferanten entscheiden, eine XRechnung direkt auf der Webseite der ZRE hochzuladen. Oder falls keine Software zur Erstellung von XRechnungen vorhanden ist, können die Daten direkt in der ZRE im Internet eingegeben werden.

Was müssen Lieferanten nun tun?

Zunächst sollten Lieferanten prüfen, ob sie von der E-Rechnungsverordnung betroffen sind. Wenn dies der Fall ist, muss sichergestellt werden, dass E-Rechnungen erstellt und an die ZRE übermittelt werden können.

Welche Vorteile ergeben sich aus Ihrer Sicht durch die E-Rechnung?
Die Vorteile der E-Rechnungen liegen für Lieferanten auf der Hand: Nach einmaliger Registrierung können Rechnungen an die Bundesverwaltung elektronisch übermittelt werden, so dass Einsparungen durch den Entfall von Druck und postalischem Versand einer Rechnung erzielt werden können.
Zudem ist mit Blick auf die Rechnungsbearbeitung zu erwarten, dass durch die Minimierung der Transportzeiten sowie den Wegfall ganzer Arbeitsschritte eine Verkürzung der Durchlaufzeit einer Rechnung erreicht wird. So wird aus der der Pflicht zur E-Rechnung ein wirtschaftlicher Vorteil.

Weitere Informationen und Ansprechpartner finden Sie hier in der neuen Ausgabe das Magazins.