Die Umsetzung der elektronischen Rechnungsstellung im Bund - Ein Artikel aus dem E-Book Vergaberecht 2018

29.11.2017

Dr. Stefan Werres (BMI) und Martin Rebs (Schütze Consulting AG) haben in dem Artikel "Die Umsetzung der elektronischen Rechnungsstellung im Bund" im aktuellen E-Book "Vergaberecht 2018" das Wichtigste für Sie verständlich zusammengefasst.

Das aktuelle E-Book "Vergaberecht 2018" beinhaltet 12 brandneue Artikel zu den derzeit relevanten Themen in der Vergabepraxis. Dr. Stefan Werres (Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat) und Martin Rebs (Schütze Consulting AG) haben in dem Artikel "Die Umsetzung der elektronischen Rechnungsstellung im Bund"  das Wichtigste für Sie verständlich zusammengefasst.

Die dem Vergaberecht unterliegenden öffentlichen Auftraggeber und sonstigen Auftraggeber in Deutschland sind durch die EU-Richtlinie 2014/55/EU und die ausführenden nationalen Gesetze verpflichtet, ab dem 27. November 2018 elektronische Rechnungen, sog. eRechnungen, zu empfangen und zu verarbeiten. Für subzentrale öffentliche Auftraggeber sowie für Sektorenauftraggeber und für Konzessionsgeber gilt der 27. November 2019 als Stichtag.

Als zentralen Schritt zur Umsetzung der EU-Richtlinie hat das Bundeskabinett am 6. September 2017 die neue E-Rechnungs-Verordnung des Bundes beschlossen. Diese sieht einschneidende Regelungen für den elektronischen Rechnungsaustausch mit den Auftraggebern des Bundes vor, die teilweise über die Vorgaben der EU-Richtlinie hinausgehen:

  • So werden ab dem 27.11.2020 alle privaten Unternehmen verpflichtet, nur noch eRechnungen auf der Basis von öffentlichen Aufträgen zu senden.
  • Des Weiteren müssen diese eRechnungen unter Nutzung einer zentralen E-Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE; siehe hierzu nachfolgend) übermittelt werden.
  • Schließlich ist die Vorgabe, dass die eRechnungen grundsätzlich in dem Format XRechnung ausgestellt werden; ausnahmsweise können auch andere europarechtlich zulässige eRechnungen geschickt werden, wenn diese über eine Leitweg-Identifikationsnummer verfügen, die eine bundesinterne Zuordnung zulässt. Andere Rechnungen werden abgelehnt.

Die Bundesverwaltung hat frühzeitig begonnen, technische und organisatorische Grundlagen zur Einführung der eRechnung zu schaffen, um die öffentlichen Auftraggeber bei dieser enormen Aufgabe zu unterstützen. Im Jahre 2015 erstellte das Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat (BMI) mit einem auf E-Government spezialisierten Beratungshaus ein Implementierungskonzept für die eRechnung, das Lösungen zur Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen aufzeigt. In einem nächsten Schritt erarbeiteten das BMI gemeinsam mit dem Bundesministerium der Finanzen sowie dem Land Bremen und demselben Beratungshaus ein Architekturkonzept, das die föderale Umsetzung des einheitlichen Standards XRechnung in Deutschland entwirft und die technische Umsetzung einer zentralen Rechnungseingangsplattform beschreibt. Der einheitliche Standard XRechnung legt das semantische Datenmodell und die Syntaxen für eRechnungen fest.

Aufbauend auf diesen Konzepten entsteht derzeit eine Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) für alle Bundesbehörden zur zentralen Abwicklung des Empfangs und der Prüfung eingehender eRechnungen. Für alle weiteren Einrichtungen der öffentlichen Verwaltung besteht das Angebot, die ZRE ebenfalls zu nutzen. Mit der ZRE werden wiederkehrende Prozesse des Rechnungsempfangs aufseiten der Verwaltung an zentraler Stelle gebündelt und technisch gelöst. Durch das Bereitstellen einer zentralen Lösung werden Doppelentwicklungen vermieden und Kosten gespart. Der Wirtschaft wird ein kostenfreier und praktikabler Zugangsweg für die Einreichung von eRechnungen zur Verfügung gestellt.

Im Wesentlichen umfasst die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) fünf Funktionalitäten:

  1. Authentifizierung
    Rechnungssender aus der Wirtschaft können sich an der ZRE registrieren und authentifizieren. Diese Funktionalität wird über Servicekonten (Nutzerkonten) bereitgestellt.
  2. Weberfassung/Upload
    Kleine und mittelständische Unternehmen erhalten die einfache Möglichkeit, Rechnungen inkl. der Anlagen über ein Webformular zu erfassen, ggf. hochzuladen und abzuschicken.
  3. Empfang/Übertragungskanäle
    Darüber hinaus werden Rechnungssendern unterschiedliche Einlieferungsmöglichkeiten, u. a. eine Maschine-zu-Maschine-Übertragung über einen Webservice für eine schnelle und medienbruchfreie Kommunikation, angeboten.
  4. Validierung
    Rechnungen werden durch die ZRE anhand eines konkreten Schemas und anhand von Geschäftsregeln überprüft, um die Anzahl der beim Sachbearbeiter eingelieferten fehlerhaften Rechnungen signifikant zu mindern.
  5. Adressierung/Weiterleitung
    Die zentral eingelieferten und geprüften Rechnungen werden an die korrekte rechnungsempfangende Behörde weitergeleitet. Die Behörden werden anhand einer sog. Leitweg-Identifikationsnummer eindeutig identifiziert.

Die ZRE wird für eine fristgerechte Nutzung ab dem 27. November 2018 umgesetzt sein. Parallel zur Umsetzung der ZRE wird der rechtliche Rahmen für den Einsatz der eRechnung in der Bundesrepublik geregelt.

Das gesamte E-Book "Vergaberecht 2018" könnten Sie hier abrufen.