Einfacher elektronischer Austausch

Schnittstelle zum DMS

| Autor / Redakteur: Kommunix / Susanne Ehneß

Dokumentenmanagement spart Zeit und Papier
Dokumentenmanagement spart Zeit und Papier (Bild: thingamajiggs-Fotolia.com)

Das Unternehmen Kommunix prescht mit einer Entwicklung nach vorne, die die Arbeit von Anwendern seiner Ausländerdaten-Verwaltungssoftware ADVIS® auf eine ganz andere Ebene hebt.

Den Unnaer Softwareentwicklern ist es gelungen, über eine Schnittstelle ADVIS® mit fünf verschiedenen Dokumentenmanagementsystemen zu verbinden. Im Einzelnen verknüpft die Schnittstelle ADVIS® derzeit zu den Systemen „nscale“ des Anbieters Ceyoniq, zur „eGov-Suite“ von Fabasoft, „ECM-System“ von Optimal Systems, „d.3“ von der d.velop AG sowie zu „komXwork“ der LivingData GmbH. Schnittstellen zu weiteren Dokumentenmanagementsystemen sind möglich.

Komfortabel

Wie komfortabel die Zusammenarbeit von ADVIS® mit einem DMS-System funktioniert, zeigt ein Blick in den Arbeitsablauf im Landratsamt München. Im Fachbereich Ausländerrecht hatten sich im Laufe der Jahre 150 000 Akten von Kunden angehäuft, und damit waren die Kanäle schneller Kommunikationen verstopft. „Wir mussten Papier loswerden“, schildert der für den Fachbereich zuständige EDV-Betreuer, die Situation. Man entschied sich für die Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems. Am 23. Oktober 2012 war es so weit, die ersten Akten wurden eingescannt. Das Unnaer Unternehmen Kommunix sorgte für eine Schnittstelle zwischen der bereits seit 2007 angewendeten Ausländerdatensoftware ADVIS® und dem neuen DMS-System.

Seitdem arbeiten nicht nur die beiden Softwaresysteme zusammen, sondern auch alle Sachbearbeiter, die mit einem Fall befasst sind. Auf den Bildschirmen stellen sich sämtliche Daten beispielsweise eines Antragstellers dar: ein Blick, eine Entscheidungsgrundlage. Sofort, ohne Zeitverzug. In diesen Genuss kommen nun auch die Nutzer der anderen DMS-Systeme.

Einfacher Zugriff

ADVIS®-Kunden können zudem untereinander die komplette eAkte einschließlich aller Dokumente im DMS elektronisch untereinander austauschen, unabhängig davon welches DMS-System eingesetzt wird. Der Zugriff auf Daten für Bescheinigungen, Dokumente, auf den Schriftverkehr wird vereinfacht. Der Mitarbeiter hat über einfache Suchfunktionen einen schnellen Überblick, und der Gang zur Papierakte wird in vielen Fällen überflüssig.

Jeder Brief, jede Stellungnahme, jeder Kommentar, also jede Abwicklung über ADVIS® findet automatisch auch in der elektronischen Datenablage seinen Platz. Die Antworten auf Sicherheitsanfragen, Verfügungen für Aufenthaltstitel, Duldungen und Gestattungen können automatisiert in der eAkte abgelegt werden. Das gelte auch für Antragskopien des eAT sowie Lichtbilder und Signaturen. Posteingänge würden zentral und schnell dem entsprechenden Datensatz zugeordnet – worüber der zuständige Sachbearbeiter informiert würde.

Hinzu käme die Möglichkeit des blitzschnellen Austauschs von Datensätzen für die ADVIS®-Nutzer, die nun über die von Kommunix geschaffenen Schnittstellen mit den verschiedenen Dokumentenmanagementsystemen verbunden sind.

Fazit

Gefragt nach dem erstaunlichsten Vorteil des neuen Verfahrens antwortet der EDV-Spezialist: „Es ist unglaublich, welche Menge an Papier gespart wird - und dazu kommt noch der enorme zeitliche Gewinn.“

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