Business-Plan-System für Kliniken

Schnellere Entscheidungen des Managements dank solider Datenbasis

| Autor / Redakteur: Marc Hankmann / Ira Zahorsky

Die WolfartKlinik in Gräfelfing bei München setzt auf das Business-Plan-System BPS-ONE von Denzhorn
Die WolfartKlinik in Gräfelfing bei München setzt auf das Business-Plan-System BPS-ONE von Denzhorn (Bild: WolfartKlinik)

Das Management einer Klinik stellt besondere Anforderungen an die Verantwortlichen: Die Kosten müssen stets im Blick gehalten und genau kalkuliert werden. Hierzu ist es unerlässlich, dass die eingesetzte Business-Intelligence-Software mit den für den Gesundheitsbereich typischen Kennzahlen umgehen kann. Die WolfartKlinik in Gräfelfing bei München setzt auf das Business-Plan-System BPS-ONE von Denzhorn, das der Geschäftsführung weit mehr als exakte Planungsdaten liefert.

Die 1956 von Dr. med. Fritz Wolfart gegründete Klinik beschäftigt heute 260 Mitarbeiter und behandelt pro Jahr rund 7.300 stationäre Patienten. Die WolfartKlinik umfasst insgesamt sechs Abteilungen, zu denen unter anderem die Orthopädie mit den Schwerpunkten Sportmedizin und Endoprothetik sowie Frauenheilkunde und Geburtshilfe mit Konsiliarabteilung für Kinderheilkunde und Neonatologie gehören. Die Klinik wurde viermal in Folge als „Bester Arbeitgeber im Gesundheitswesen“ ausgezeichnet und zählt branchenübergreifend zu den „TOP 100“ unter Deutschlands Arbeitgebern.

Claudia Anetzberger, Finanzleiterin der WolfartKlinik
Claudia Anetzberger, Finanzleiterin der WolfartKlinik (Bild: WolfartKlinik)

Der Anspruch der Klinik als moderne medizinische Einrichtung spiegelt sich auch in ihrer Verwaltung durch den Einsatz eines Business-Plan-Systems wider, mit dem die Finanzabteilung schnell und übersichtlich alle wichtigen Informationen aus den Liquiditäts-, Bilanz- und Cash-Flow-Daten erhält. Derlei Informationen musste sich das Finanzteam zuvor aus dem ERP-System herausziehen, was mit erheblichem Aufwand verbunden war. So musste Finanzleiterin Claudia Anetzberger jeden einzelnen Report kontrollieren, ob zum Beispiel alle neu angelegten Konten mit berücksichtigt wurden. Gab es Differenzen zu den Zahlen der Finanzbuchhaltung, begann eine aufwändige Suche nach den Ursachen.

Professionelle Reports auf Knopfdruck

Diese Suche kann sich Anetzberger dank der modularen Lösung BPS-ONE von Denzhorn nun sparen. „Wird ein neues Konto eingebucht, erhalte ich von der Anwendung umgehend eine entsprechende Meldung“, erklärt Anetzberger. Die WolfartKlinik nutzt das Erfolgs- und Finanzsystem sowie das Investitions- und Vertragssystem von BPS-ONE. Heute muss Anetzberger nur eine CSV-Datei in die Denzhorn-Software importieren. „Anschließend stehen mir alle Informationen zur Verfügung, die ich benötige“, erklärt die Finanzleiterin.

Mit BPS-ONE bildet die WolfartKlinik zum Beispiel ihre Leasing- und Darlehensverträge ab. Die Software errechnet automatisch Tilgung und Zinsen, auch über einen Zeitraum von mehreren Jahren. Zudem erstellt Anetzberger mit BPS-ONE den vorläufigen Jahresabschluss der WolfartKlinik. Die Basis wurde hierfür bereits mit Einführung des Systems geschaffen. Für einen jahresübergreifenden Vergleich wurden die Geschäftszahlen rückwirkend bis 2009 eingepflegt.

Die Simulations- und Prognosefunktionen der Software ermöglichen darüber hinaus eine exakte Planung. „Diese Funktionen sind insbesondere für professionelle Reports wichtig, die immer häufiger von den Kreditinstituten verlangt werden“, erklärt Anetzberger. Hier bietet BPS-ONE eine Vielzahl an Reports an, die jedes Unternehmen individuell gestalten kann. „Solche Reports stehen auf Knopfdruck zur Verfügung“, sagt Anetzberger. „Damit sparen wir enorm viel Zeit.“

BPS-ONE berücksichtigt etliche für das Klinikmanagement typische Kennzahlen. So setzt die Software im Rahmen der Patientenabrechnung nach so genannten „Diagnosis Related Groups“ (DRG) automatisch die ermittelten DRG-Punkte in Bezug zum Materialaufwand, um etwa diese Kennzahl über mehrere Jahre vergleichen zu können. Ebenso lassen sich anhand der Software die Personalaufwandsquote sowie der Personalaufwand pro DRG-Punkt berechnen.

Hinzu kommt, dass Anetzberger vor BPS-ONE die drei Betriebsstätten der WolfartKlinik separat im Rahmen der Kosten- und Leistungsrechnung auswerten musste. Heute verfügt die WolfartKlinik über zwei Betriebsstätten, die in BPS-ONE zusammenführt werden, um beispielsweise die Monatsergebnisse in wenigen Schritten für die Geschäftsführung und den Klinikbeirat zu ermitteln. „Ein großer Vorteil ist die schnelle Informationsweitergabe an die Geschäftsleitung“, erklärt Anetzberger. Auf diese Weise bilden die Zahlen aus BPS-ONE die Grundlage für strategische Entscheidungen. Außerdem kann das Klinikmanagement nun schneller auf wirtschaftliche Änderungen reagieren. Im Gesundheitsbereich stellt zum Beispiel das Personal einen wesentlichen Kostenfaktor dar. Mit BPS-ONE kann Anetzberger die Entwicklung der Personalkosten nach einzelnen Dienstarten planen und kontrollieren, damit die Geschäftsführung zum Beispiel schneller auf zu stark steigende Kosten reagieren kann.

Nützliche Webinare

Denzhorn hat zusammen mit der WolfartKlinik BPS-ONE in das Krankenhausinformationssystem integriert. Anetzberger hebt insbesondere die einfache und intuitive Bedienung der Software hervor. „Sehr hilfreich sind auch die Webinare, die Denzhorn für BPS-ONE anbietet“, ergänzt die Finanzleiterin. Auch mit dem Support ist Anetzberger bestens zufrieden. Sie plant derzeit, neben den Leasing- und Darlehensverträgen weitere Vertragsarten in der Software abzubilden. „Wir nutzen sicherlich noch nicht das komplette Potenzial von BPS-ONE“, sagt Anetzberger, die sich eine Ausweitung des Business-Plan-Systems auf andere Bereiche der Klinikverwaltung gut vorstellen kann, denn für die WolfartKlinik hat sich der Wechsel auf BPS-ONE auf ganzer Linie gelohnt.

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