Neues Intranet fördert den Wissenstransfer

Schneller Wissensaustausch zwischen den Kliniken

| Autor / Redakteur: Sven Lindenhahn / Susanne Ehneß

Auf Herz und Nieren geprüft

Sobald die Implementierung abgeschlossen war, wählte man aus dem Kreis der Mitarbeiter sogenannte Gesellschaftsadministratoren und Key User. In einer Schulung wurde ihnen das System erläutert. Anschließend prüfte eine Gruppe von ausgewählten Vitos-Mitarbeitern im Rahmen von „Closed-Beta-Tests“ das neue Intranet „Vitos Net“ auf Herz und Nieren. Auf diesem Weg entstanden auch Vorschläge zur Verbesserung von einzelnen Funktionalitäten.

Nach dem Go-Live informierte Vitos schließlich alle Angestellten über offene Infoveranstaltungen und interne Kommunikationsplattformen wie Newsletter und Mitarbeiterzeitschriften über das neue konzernweite Intranet. Eine gezielte Kommunikation in den Konzern erfolgte auch bereits während der Projektphase.

Umfangreiche Schulungen waren für das leicht zu bedienende Intranet nicht nötig. „Vitos Net ist sehr intuitiv zu bedienen. Immer häufiger greifen Angestellte darauf zu, um Informationen abzurufen und zu kommentieren“, sagt Martina Garg, Leitung Konzernkommunikation und Marketing bei der Vitos GmbH. „Besonders die konzernübergreifend agierenden Projektgruppen profitieren von dieser Vernetzung.“

Vor der Einführung von Vitos Net nutzten die einzelnen Projektgruppen die kostenintensive Cloud-Lösung „Projectplace“. Doch die darin enthaltenen Funktionen kamen nur beschränkt zum Einsatz. Vielmehr diente die Software als gemeinsame Ablage für Dateien konzernweiter Projekte. Heute nutzen die Teams „Filedepot“, den modularen Dokumentenmanagement-Bestandteil von Drupal.

Unbeschränkte Lizenzen

Die Projektgruppen profitieren hier von der Tatsache, dass die Daten ab sofort direkt auf dem Vitos-Server liegen und es keine Begrenzung aufgrund von Lizenzen in der Anzahl der User gibt. Über Steckbriefe lassen sich die wichtigsten Informationen zum Projekt übersichtlich und für alle einsehbar zusammenfassen. Die einzelnen Daten sind im Anschluss jedoch nur für die Mitglieder einer Gruppe oder Projektteams sichtbar. Über diese Semitransparenz bleiben alle Mitarbeiter auf dem aktuellen Stand, ohne das Risiko, dass sensible Daten versehentlich in falsche Hände geraten.

„Die Plattform lässt das Unternehmen spürbar näher zusammenrücken“, meint Martina Garg. „Über eine personalisierte Startseite stehen jedem Mitarbeiter auf einen Blick alle relevanten Informationen zur Verfügung.“ Die Beiträge und Kommentarfunktionen förderten einen wesentlich intensiveren Meinungs- und Wissensaustausch.

„Nicht authentifizierten Nutzern wird eine andere Startseite angeboten, um den schnellen Zugang zu Informationen an nicht personenbezogenen Stationsrechnern im Konzern zu ermöglichen. Durch detaillierte Mitarbeiterprofile können relevante Fachexperten rasch identifiziert und kontaktiert werden.“

In einer zweiten Phase wird das Intranet nun weiterhin zügig ausgebaut: In Kürze sollen den Mitarbeitern bei Vitos aktuell neben Foren, Blogs und Bildergalerien auch ein digitales Schwarzes Brett zur Verfügung stehen.

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