Neues Intranet fördert den Wissenstransfer Schneller Wissensaustausch zwischen den Kliniken

Autor / Redakteur: Sven Lindenhahn / Susanne Ehneß

Die Vitos-Kliniken nutzen ein konzernübergreifendes Intranet. Hiermit lassen sich einzelne Bereiche miteinander vernetzen, Fachexperten leichter finden, und durch integrierte Kommentarfunktionen können sich Mitarbeiter untereinander austauschen. So findet echter Wissenstransfer statt – egal, an welchem Standort sich die einzelnen Kollegen gerade aufhalten.

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Gesprächstherapie ohne weiße Kittel
Gesprächstherapie ohne weiße Kittel
(Foto: Vitos)

Die Wurzeln der modernen medizinischen Betreuung psychisch Kranker reichen bis in das 16. Jahrhundert zurück. Bereits 1533 gründete Landgraf Philipp in Hessen die sogenannten Hohen Hospitäler. Nachfolger sind die Vitos-Kliniken, die heute als Vorreiter gelten, wenn es um den Einsatz neuer IT-Technologien geht.

Unter dem Dach der Vitos GmbH befinden sich seit 2008 zwölf gemeinnützige Unternehmen an 60 Standorten in Hessen. Zu ihren Kernaufgaben zählt die Behandlung von Erwachsenen, Kindern und Jugendlichen in psychiatrischen Kliniken. Insgesamt 9.000 Mitarbeiter betreuen hierbei jährlich 33.000 Patienten stationär und teilstationär sowie 170.000 Patienten ambulant.

Vor der Unternehmensgründung kamen bereits klassische Intranet-Lösungen zum Einsatz. Doch diese besaßen keinerlei Funktionen für einen konzernweiten Austausch und eine Kollaboration mit Kollegen. Dadurch wurde nicht nur die unternehmensweite Zusammenarbeit erschwert, sondern es entstand auch ein höherer Verwaltungs- und Kostenaufwand.

Neustart mit Open Source

Vitos wagte den Neubeginn und begab sich 2012 auf die Suche nach einem IT-Spezialisten, der das Intranet von Grund auf anders gestalten sollte. Angesichts der hohen Mitarbeiterzahl ist das Thema Lizenzen dabei kein unerheblicher Kostenfaktor. Aus diesem Grund war es dem Unternehmen wichtig, dass die Lösung auf einer Open-Source-Technologie basiert, durch die keine Ausgaben für Lizenzen anfallen.

Darüber hinaus sollte sie von der internen IT-Abteilung selbst administriert und weiterentwickelt werden können und auf verschiedenen Systemen mit unterschiedlichen Office-Versionen laufen.

Der Dresdner IT-Dienstleister T-Systems Multimedia Solutions GmbH (kurz T-Systems MMS) konnte Vitos schließlich mit seinem Intranet-Konzept überzeugen. Bei der Implementierung setzte T-Systems MMS auf die Open-Source-Technologie „Drupal“. Als Schnittstelle zwischen Web-Content-Management und Collaboration-Funktionalität bildet das Framework Drupal die Basis für eine umfassende Social-Intranet-Lösung. Dabei werden Elemente des klassischen Intranets mit Enterprise-2.0-Funktionen wie Blogs, Gruppen- und Projekträumen, Kommentarfunktionen, Netzwerken, Profile sowie Lesezeichen verknüpft.

Eine besondere Herausforderung bei der Einführung des Intranets war die Tatsache, dass 60 Prozent der Vitos-Mitarbeiter über keine eigene firmeninterne eMail-Adresse verfügen. Ein Login zum Intranet konnte ihnen letztlich über die Personalnummer, die im konzernübergreifenden HR-System enthalten war, ermöglicht werden.

Auf Herz und Nieren geprüft

(Bild: Vitos)
Sobald die Implementierung abgeschlossen war, wählte man aus dem Kreis der Mitarbeiter sogenannte Gesellschaftsadministratoren und Key User. In einer Schulung wurde ihnen das System erläutert. Anschließend prüfte eine Gruppe von ausgewählten Vitos-Mitarbeitern im Rahmen von „Closed-Beta-Tests“ das neue Intranet „Vitos Net“ auf Herz und Nieren. Auf diesem Weg entstanden auch Vorschläge zur Verbesserung von einzelnen Funktionalitäten.

Nach dem Go-Live informierte Vitos schließlich alle Angestellten über offene Infoveranstaltungen und interne Kommunikationsplattformen wie Newsletter und Mitarbeiterzeitschriften über das neue konzernweite Intranet. Eine gezielte Kommunikation in den Konzern erfolgte auch bereits während der Projektphase.

Umfangreiche Schulungen waren für das leicht zu bedienende Intranet nicht nötig. „Vitos Net ist sehr intuitiv zu bedienen. Immer häufiger greifen Angestellte darauf zu, um Informationen abzurufen und zu kommentieren“, sagt Martina Garg, Leitung Konzernkommunikation und Marketing bei der Vitos GmbH. „Besonders die konzernübergreifend agierenden Projektgruppen profitieren von dieser Vernetzung.“

Vor der Einführung von Vitos Net nutzten die einzelnen Projektgruppen die kostenintensive Cloud-Lösung „Projectplace“. Doch die darin enthaltenen Funktionen kamen nur beschränkt zum Einsatz. Vielmehr diente die Software als gemeinsame Ablage für Dateien konzernweiter Projekte. Heute nutzen die Teams „Filedepot“, den modularen Dokumentenmanagement-Bestandteil von Drupal.

Unbeschränkte Lizenzen

Die Projektgruppen profitieren hier von der Tatsache, dass die Daten ab sofort direkt auf dem Vitos-Server liegen und es keine Begrenzung aufgrund von Lizenzen in der Anzahl der User gibt. Über Steckbriefe lassen sich die wichtigsten Informationen zum Projekt übersichtlich und für alle einsehbar zusammenfassen. Die einzelnen Daten sind im Anschluss jedoch nur für die Mitglieder einer Gruppe oder Projektteams sichtbar. Über diese Semitransparenz bleiben alle Mitarbeiter auf dem aktuellen Stand, ohne das Risiko, dass sensible Daten versehentlich in falsche Hände geraten.

„Die Plattform lässt das Unternehmen spürbar näher zusammenrücken“, meint Martina Garg. „Über eine personalisierte Startseite stehen jedem Mitarbeiter auf einen Blick alle relevanten Informationen zur Verfügung.“ Die Beiträge und Kommentarfunktionen förderten einen wesentlich intensiveren Meinungs- und Wissensaustausch.

„Nicht authentifizierten Nutzern wird eine andere Startseite angeboten, um den schnellen Zugang zu Informationen an nicht personenbezogenen Stationsrechnern im Konzern zu ermöglichen. Durch detaillierte Mitarbeiterprofile können relevante Fachexperten rasch identifiziert und kontaktiert werden.“

In einer zweiten Phase wird das Intranet nun weiterhin zügig ausgebaut: In Kürze sollen den Mitarbeitern bei Vitos aktuell neben Foren, Blogs und Bildergalerien auch ein digitales Schwarzes Brett zur Verfügung stehen.

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