Unified Communications Schneller ans Ziel

Redakteur: Susanne Ehneß

Die Schweizer Gemeindeverwaltung Buchs hat die Gelegenheit beim Schopfe gepackt: Als die alte Telefonanlage in die Jahre gekommen war, wurde sie nicht nur durch moderne Hardware ersetzt. Die Gemeinde hat gleichzeitig eine Kommunikationslösung installiert.

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Das Schulhaus Räfis der idyllischen Gemeinde Buchs
Das Schulhaus Räfis der idyllischen Gemeinde Buchs
(Bild: Gemeinde Buchs)

Über 13 Jahre war die Telefonanlage der Gemeindeverwaltung Buchs im Einsatz – und damit nicht nur veraltet, sondern auch nicht mehr wartungsfähig. Für die Gemeindeverwaltung der Anlass, die bestehende Technik vollständig zu erneuern.

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Im Rahmen der Ausschreibung bekam die Eastphone AG den Zuschlag. Der TK-Spezialist hatte bereits zwei Jahre zuvor eine TK-Anlage im Wasser- und Elektrizitätswerk eingerichtet und sich dabei als kompetenter Partner erwiesen. Bei der Auswahl der neuen Telefonanlage machte die „Unify OpenScape Business X8“ das Rennen. Einen entscheidenden Faktor bildeten dabei die verschiedenen Außenbetriebe, die es neben der Kernverwaltung gibt.

„Bislang waren zum Beispiel im Altersheim und im Wasser- und Elektrizitätswerk eigene Telefonanlagen im Einsatz“, erklärt Martin Hutter, Ratsschreiber und Projektleiter der Gemeindeverwaltung Buchs. „Der Anschluss der Außenbetriebe an eine zentrale TK-Anlage war deswegen eine unserer wichtigsten Anforderungen.“

Gesamtes Potenzial erschließen

Aber bei einem reinen Austausch der Telefonanlage wollte es die Gemeindeverwaltung nicht belassen. „Gemessen an aktuellen Maßstäben war unsere alte TK-Anlage hinsichtlich Ausstattung und Funktionen eher sehr einfach ausgerüstet“, erinnert sich Hutter. „Im Rahmen des Projektes war es deswegen unser Ziel, eine Lösung zu finden, die uns das gesamte Potenzial moderner Kommunikationssysteme erschließt.“

In der Kernverwaltung sind 70 Personen beschäftigt, weitere 300 Mitarbeiter sind in anderen Bereichen tätig. Ob Bauanträge, Meldeverfahren oder Einbürgerungen: Durch das breite Aufgabenspektrum ist eine effiziente Kommunikation eigentlich unverzichtbar, doch bislang wurden sämtliche Telefon- und Adressdaten in Excel-Listen gepflegt. Listen, die nicht nur umständlich zu pflegen, sondern deren Daten nicht selten auch veraltet waren.

Um die Kommunikationsprozesse zu vereinfachen, entschied sich die Gemeinde für den Einsatz der Kommunikationssoftware „XPhoneTM Unified Communications“ von der Firma C4B Com For Business aus dem bayerischen Germering. Die Installation gestaltete sich kurz und vor allem schmerzlos: „Der Rollout verlief absolut reibungslos“, bestätigt Hutter. Die Umstellung auf das neue System wurde an einem Wochenende bewerkstelligt. Die Techniker waren anschließend noch eine Woche vor Ort.

Wie sich die tägliche Arbeit durch die Umstellung verändert hat, lesen Sie auf der nächsten Seite.

Verbesserungen

Eine spürbare Arbeitserleichterung bietet nun insbesondere das Präsenzmanagement: Im Teampanel sehen die Mitarbeiter auf einen Blick, welcher ihrer Kollegen verfügbar, wer im Termin oder im Urlaub ist. Der Präsenzstatus gleicht sich dabei mit dem Outlook-Kalender ab. Ist hier ein Termin hinterlegt, wird die Abwesenheit automatisch angezeigt.

Ebenfalls angezeigt wird, ob die Kollegen telefonieren oder ob die Leitung frei ist. Zeitaufwendige Anrufversuche, die ins Leere laufen, gehören damit der Vergangenheit an. Gleiches gilt für das umständliche Abtippen von Telefonnummern: Heute können die Mitarbeiter Gespräche mit einem Klick annehmen, weiterleiten oder Telefonkonferenzen einrichten.

Eine weitere Zeitersparnis wurde durch die Anbindung der Kontaktdaten erzielt. Statt auf Excel-Listen greifen die Mitarbeiter heute auf eine einheitliche Datenbasis zu. Und: Anrufer, deren Adressdaten im Telefonbuch hinterlegt sind, werden schon beim ersten Klingeln identifiziert. Auf diese Weise weiß der Mitarbeiter, noch bevor er den Hörer abnimmt, wer ihn am anderen Ende der Leitung erwartet.

Auch die interne Kommunikation wurde spürbar erleichtert: Für den schnellen Informationsaustausch innerhalb der Verwaltung werden statt eMails Push-Nachrichten geschrieben, die direkt auf dem Bildschirm des Kollegen erscheinen.

Das Projekt überzeugte laut Hutter auch in finanzieller Hinsicht. Das angesetzte Budget wurde nicht nur gehalten, sondern sogar unterschritten. „Wir sind sowohl mit dem Projekt als auch mit dem Produkt rundum zufrieden“, so das klare Fazit des Projektleiters.

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