Die Schweizer Gemeindeverwaltung Buchs hat die Gelegenheit beim Schopfe gepackt: Als die alte Telefonanlage in die Jahre gekommen war, wurde sie nicht nur durch moderne Hardware ersetzt. Die Gemeinde hat gleichzeitig eine Kommunikationslösung installiert.
Über 13 Jahre war die Telefonanlage der Gemeindeverwaltung Buchs im Einsatz – und damit nicht nur veraltet, sondern auch nicht mehr wartungsfähig. Für die Gemeindeverwaltung der Anlass, die bestehende Technik vollständig zu erneuern.
Im Rahmen der Ausschreibung bekam die Eastphone AG den Zuschlag. Der TK-Spezialist hatte bereits zwei Jahre zuvor eine TK-Anlage im Wasser- und Elektrizitätswerk eingerichtet und sich dabei als kompetenter Partner erwiesen. Bei der Auswahl der neuen Telefonanlage machte die „Unify OpenScape Business X8“ das Rennen. Einen entscheidenden Faktor bildeten dabei die verschiedenen Außenbetriebe, die es neben der Kernverwaltung gibt.
„Bislang waren zum Beispiel im Altersheim und im Wasser- und Elektrizitätswerk eigene Telefonanlagen im Einsatz“, erklärt Martin Hutter, Ratsschreiber und Projektleiter der Gemeindeverwaltung Buchs. „Der Anschluss der Außenbetriebe an eine zentrale TK-Anlage war deswegen eine unserer wichtigsten Anforderungen.“
Gesamtes Potenzial erschließen
Aber bei einem reinen Austausch der Telefonanlage wollte es die Gemeindeverwaltung nicht belassen. „Gemessen an aktuellen Maßstäben war unsere alte TK-Anlage hinsichtlich Ausstattung und Funktionen eher sehr einfach ausgerüstet“, erinnert sich Hutter. „Im Rahmen des Projektes war es deswegen unser Ziel, eine Lösung zu finden, die uns das gesamte Potenzial moderner Kommunikationssysteme erschließt.“
In der Kernverwaltung sind 70 Personen beschäftigt, weitere 300 Mitarbeiter sind in anderen Bereichen tätig. Ob Bauanträge, Meldeverfahren oder Einbürgerungen: Durch das breite Aufgabenspektrum ist eine effiziente Kommunikation eigentlich unverzichtbar, doch bislang wurden sämtliche Telefon- und Adressdaten in Excel-Listen gepflegt. Listen, die nicht nur umständlich zu pflegen, sondern deren Daten nicht selten auch veraltet waren.
Um die Kommunikationsprozesse zu vereinfachen, entschied sich die Gemeinde für den Einsatz der Kommunikationssoftware „XPhoneTM Unified Communications“ von der Firma C4B Com For Business aus dem bayerischen Germering. Die Installation gestaltete sich kurz und vor allem schmerzlos: „Der Rollout verlief absolut reibungslos“, bestätigt Hutter. Die Umstellung auf das neue System wurde an einem Wochenende bewerkstelligt. Die Techniker waren anschließend noch eine Woche vor Ort.
Wie sich die tägliche Arbeit durch die Umstellung verändert hat, lesen Sie auf der nächsten Seite.
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