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eVergabe in der Praxis Schmerzlos sparen

| Autor / Redakteur: Jörg Hattwig / Gerald Viola

Der Landschaftsverband Westfalen Lippe ist eine der wenigen Großbehörden, die Waren und Dienstleistungen zentral einkaufen – um Geld zu sparen und Geschäftsprozesse zu straffen.

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Landeshaus Westfalen-Lippe in Münster (Fotos: LWL)
Landeshaus Westfalen-Lippe in Münster (Fotos: LWL)
( Archiv: Vogel Business Media )

Als Schnittstelle zwischen Verband und Markt fungiert seit 2003 die Zentrale Einkaufskoordination (ZEK), ein Kompetenz- und Dienstleistungszentrum des Landschaftsverbandes Westfalen Lippe (LWL). Zu ihren Kernaufgaben gehört, Rahmen- und Laufzeitverträge zu schließen sowie den Bedarf der Dienststellen zu bündeln. Ihre Bilanz kann sich sehen lassen: Dreizehn Prozent des Einkaufsvolumens, das heute rund 100 Millionen Euro jährlich beträgt, hat der Verband eingespart.

Eine Säule des Erfolgs der ZEK ist ihr behutsames, aber beharrliches Vorgehen. Anfangs stießen ihre Mitarbeiter auf Ängste der internen Kunden, ein zentraler Einkauf beschaffe womöglich Produkte, mit denen sich die Aufgaben des LWL nicht vernünftig erledigen ließen. Doch derlei Vorbehalte hat das Team um Referatsleiter Jörg Meyer abgebaut: „Wir kümmern uns nur um die strategischen Aspekte, schließen Rahmenverträge und sammeln Anforderungen. Was gekauft wird, entscheiden die Verwender. Sogenannte Produktgruppenarbeitskreise legen die Auswahlkriterien für Waren und Dienstleistungen fest.“

Nach wie vor bestellen die Dienststellen in eigener Verantwortung – nachdem die ZEK den Einkauf im Vorfeld so koordiniert hat, dass Konditionen und Prozesse stimmen.

„Koordination und Optimierung funktionieren freilich nur mit informationstechnischer Unterstützung“, weiß ZEK-Mitarbeiter Daniel Brinkmann. Deshalb arbeitet der Landschaftsverband mit „Vergabe@Work“, einem elektronischen Auftragsvergabesystem des SAP-Partners Administration Intelligence. Die Lösung bildet die Vergabeprozesse vollständig und rechtssicher ab. Nach der Zuschlagserteilung werden die entsprechenden Vertragsdaten in SAP ERP eingepflegt und den Dienststellen und Einrichtungen des LWL zur Verfügung gestellt.

„Diese zentrale Datenhaltung sorgt für Transparenz. Die Software bietet einen hohen Grad an Standardisierung und hilft uns, möglichst viele Abläufe zu automatisieren“, erläutert Brinkmann.

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