Ausgezeichnete Lösung Schleswig-Holstein und Hamburg gehen gemeinsame Wege

Redakteur: Manfred Klein

Eine Anlaufstelle für Bürger und Unternehmen. Bislang meist nur ein Wunschtraum. Hamburg und Schleswig-Holstein zeigen nun, dass Länder und Kommunen durchaus gemeinsame IT-Infrastrukturen nutzen können. Den Teilnehmern und Besuchern der Abschlussveranstaltung des eGovernment-Wettbewerbs war das den Publikumspreis wert.

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Ulf Owesen, Bernt Wollesen (Schleswig-Holstein), Dr. Ursula Dankert und Jörn Riedel (Hamburg) sowie Jon Abele (BearingPoint)
Ulf Owesen, Bernt Wollesen (Schleswig-Holstein), Dr. Ursula Dankert und Jörn Riedel (Hamburg) sowie Jon Abele (BearingPoint)
( Archiv: Vogel Business Media )

Schleswig-Holstein und Hamburg haben seit geraumer Zeit bewiesen, wie gut Verwaltungszusammenarbeit zwischen zwei Ländern funktionieren kann. Mit ihrem gemeinsamen Konzept „eGovernment Infrastruktur 2.0“ gehen das Flächenland und der Stadtstaat nun noch einen Schritt weiter: Die kommunale Ebene – also die Städte, Gemeinden, Ämter und Landkreise Schleswig-Holsteins – wird in die Zusammenarbeit der Länder eingebunden. Damit wollen die Nordlichter erreichen, dass Bürger und Unternehmen nur noch eine Stelle anlaufen müssen, um Verwaltungsverfahren anzustoßen – egal auf welcher Ebene. Mit diesem One-Stop-Government können die Verwaltungen von Ländern, Kommunen und Wirtschaftskammern schneller, einfacher und effizienter arbeiten.

Wenn einer zur Verwaltung muss, dann hat er viele Wege. Das war einmal. Schon lange gibt es in den meisten Rathäusern die sogenannten Bürgerbüros. Sie arbeiten aufgabenübergreifend. So kann sich hier zum Beispiel ein neu Hinzugezogener – ohne ein weiteres Büro aufsuchen zu müssen – mit erstem Wohnsitz anmelden, eine Hundesteuermarke für „Bello“ abholen und ein Gewerbe anmelden.

Doch wenn derselbe Bürger nun auch noch einen Zweitwohnsitz in seinem Ferienhaus an der Küste anmelden möchte, dann muss er immer noch im dortigen Rathaus vorsprechen. Wenn er gar einen Betrieb mit drei Niederlassungen in verschiedenen Orten gründen will, muss er viele Wege zurücklegen und etliche zusätzliche Anträge bei verschiedenen Behörden ausfüllen.

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EU-Dienstleistungsrichtlinie als Initialzündung

Damit sollte Schluss sein, als am 28. Dezember 2009 die Dienstleistungsrichtlinie der Europäischen Union in Kraft getreten ist. Denn dann sollten alle nötigen Verwaltungsdienstleistungen online abgebildet sein und auch via Internet in Anspruch genommen werden können. Der Einheitliche Ansprechpartner soll die einzige Anlaufsteller für Dienstleister sein und sich um die weiteren Verfahrensfragen bei An-, Um- und Abmeldung sowie Erweiterung von Betrieb oder Angebot kümmern.

Bei der Konzeption für die Einrichtung des Einheitlichen Ansprechpartners fragte man sich in Schleswig-Holstein und Hamburg: Wieso soll das eigentlich nur für Dienstleister gelten? Warum sollen nicht Bürger einen ähnlichen Service in Anspruch nehmen können? Für ein solches Vorhaben, das Behörden unterschiedlicher Verwaltungsebenen miteinander verbindet, gab es bisher keine eGovernment-Infrastruktur. Die beiden Länder analysierten, was dafür nötig wäre, überarbeiteten bestehende Ansätze und Konzepte und entwickelten so die „eGovernment Infrastruktur 2.0“.

Sie soll Bürgern und Verwaltungen gleichermaßen das Leben erleichtern sowie Aufwand und Kosten senken. Das Publikum des neunten eGovernment-Wettbewerbs, den die Management- und Technologieberatung BearingPoint und der Technologieanbieter Cisco ausgerichtet haben, war von der Idee begeistert. Dieses Projekt zähle „zu den Vorreitern der Verwaltungsmodernisierung in Deutschland und zu den Impulsgebern im eGovernment“ lautete das einhellige Urteil. Dafür gab es den Publikumspreis für die „beste eGovernment-Lösung für die Bürger“.

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Verringerte Kosten – gesteigerter Service

One-Stop-Government heißt das Zauberwort dafür. Der Antragsteller, egal ob Bürger oder Unternehmen, soll nur noch eine Verwaltungsstelle aufsuchen müssen, um so viele Verfahren wie möglich abwickeln zu können. Das „Aufsuchen“ der Behörde kann dabei auch virtuell, also über das Internet erfolgen.

Wenn die notwendigen Daten einmal eingegeben sind, wird damit ein Vorgang angeschoben, der für den Antragsteller unsichtbar ist. Denn ihn interessieren ja letztlich nur das Resultat sowie die Ersparnis von Aufwand und Zeit. Während sich der Antragsteller mit anderen Dingen beschäftigen kann, werden automatisch Anträge generiert und an die dafür zuständigen Stellen weitergeleitet beziehungsweise auf einer gemeinsamen Bearbeitungsplattform der beteiligten Verwaltungen die notwendigen Schritte zur Bearbeitung angestoßen.

Praxisbeispiel

Um beim Beispiel des neu Hinzugezogenen zu bleiben: Von der Infrastruktur-Plattform aus geht ein Signal an das Einwohnermeldeamt (Anmeldung Erstwohnsitz), an das Steueramt (Anmeldung Hundesteuer), an das Gewerbeamt (Anmeldung Gewerbetrieb).

Was bisher meist in Papierform erledigt wurde, geschieht nun digital. Bei dieser besonderen Plattform erfolgt nun zusätzlich auch eine Meldung an die Gemeindeverwaltung, in der sein Ferienhaus steht (Anmeldung Zweitwohnsitz).

In den drei Orten, an denen der Antragsteller sein neues Unternehmen betreiben will, gehen bei zahlreichen Institutionen – von der Industrie- und Handelskammer über die Gewerbeämter bis zum Finanzamt – ebenfalls Meldungen ein (neuer Gewerbetreibender, Zuweisung Steuernummer etc.). Die Bezahlung der nötigen Gebühren ist übrigens ebenfalls Bestandteil des Verfahrens. Natürlich sind Datenschutz und Datensicherheit gewährleistet.

Alle beteiligten Verwaltungen bearbeiten die automatisch generierten Anträge in ihrer örtlichen und fachlichen Zuständigkeit und geben anschließend eine Rückmeldung an die gemeinsame Plattform. Im besten Fall erhält der Antragsteller dann alle nötigen Dokumente aus einer Hand.

Wenn er sich später entschließt, seine Lebensgefährtin heiraten zu wollen, ein weiteres Unternehmen zu gründen oder seinen Wohnsitz zu verlegen, braucht er sich nur noch unter seiner bestehenden Zugangskennung anzumelden, um erneut und ebenso unkompliziert auch diese Verfahren anzustoßen.

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Vorteile auf einen Blick

Mit der „eGovernment Infrastruktur 2.0“ gibt es – zumindest in der Theorie – keine Wege- und Wartezeiten mehr, die beteiligten Verwaltungen sind rund um die Uhr an 365 Tagen im Jahr erreichbar. Der Bürger muss nicht wissen, wer für was zuständig ist, denn er hat nur noch einen Ansprechpartner statt vieler Stellen auf unterschiedlichen Ebenen. Deshalb muss er auch nicht diverse Anträge mit denselben Daten ausfüllen, sondern gibt diese nur einmal ein. Durch den Wegfall von Medienbrüchen werden Bearbeitungszeiten kürzer. Die Verwaltungen sparen so Zeit und Kosten sowie langfristig auch Personal.

Die Qualität der Daten steigt, da Doppelerfassungen und dadurch möglicherweise ausgelöste Fehler vermieden werden. Einzelne Behörden können Fachaufgaben für andere übernehmen (Shared Service Center), was zu einer Verringerung von Qualifizierungs-, Personal- und Raumkosten führt.

Durch die gemeinsame Infrastruktur fallen in Schleswig-Holstein und Hamburg geringere Investitionskosten an, als wenn diese jedes Land für sich allein schaffen müsste. Nach höheren „Startgebühren“ wegen der Bestandsanalyse in beiden Ländern sind später die laufenden Kosten geringer, weshalb jedes Land mit rund 60 Prozent des Aufwandes 100 Prozent der angestrebten Lösung erreicht. Die Zusammenarbeit der beiden Länder wird einfacher und gleichzeitig intensiver. Außerdem schafft die gemeinsame Plattform auch die Basis für weitergehende Angebote in der Zukunft.

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Standards verhindern Medienbrüche

Denn das Zusammenführen von Daten und Technik wird schon aus Kostengründen Schule machen. So haben Schleswig-Holstein und Hamburg zum Beispiel bereits seit mehreren Jahren diverse eGovernment-Komponenten im Einsatz, um die Ziele der eGovernment-Strategien der Länder und die gesetzlichen Anforderungen (etwa aus dem Melderecht) zu erfüllen. Teilweise werden sogar die gleichen Komponenten eingesetzt. Also wurde letztlich zweimal Geld für die gleiche Sache ausgeben, statt eine gemeinsame Struktur aufzubauen.

Damit sollte Schluss sein. Bei der Analyse in den beiden Ländern, die im Vorfeld vorgenommen wurde, stellte sich heraus, dass viele technische Komponenten für mehr als ein Projekt genutzt werden können. So zum Beispiel für die Umsetzung der Dienstleistungsrichtlinie der Europäischen Union, für zentrale Registerauskünfte, für die Clearingstelle für Meldedatenaustausch oder das Projekt D115.

Mithilfe gemeinsamer Standards sollte die Zusammenarbeit vereinfacht, ohne Medienbrüche ermöglicht und grundsätzlich verbessert werden. Als Basis für die weitere Kooperation wurde festgelegt, dass alle Komponenten in den Rechenzentren des gemeinsamen IT-Dienstleister Dataport auf gemeinsam genutzter Hardware betrieben werden. Jede Komponente wird generell nicht doppelt, also für jedes Land getrennt, sondern nur einmal in der gemeinsamen Verantwortung beider Länder betrieben.

Ziel dieses Konzeptes ist es, die bestehende Infrastruktur zu einer universell nutzbaren umfassenden eGovernment-Infrastruktur auszubauen, deren zentrale Funktionalitäten sowohl für die Umsetzung der EU-Dienstleistungsrichtlinie als auch für alle weiteren eGovernment-Anwendungen genutzt werden können. In der Konzeptionsphase sind die Anforderungen an eine solche Infrastruktur erhoben und nach klar definierten Kriterien, den sogenannten Funktionsblöcken, gegliedert worden: Statt dass der Nutzer aus der Verwaltung immer wieder neu in zahlreiche Fachverfahren eintragen werden muss, soll es eine zentrale Arbeitsplattform geben. Dafür muss eine sichere Identitäts- und Zugangsverwaltung gewährleistet sein, damit nachvollziehbar ist, welche Verfahren er nutzen und auf welche Daten er zugreifen darf. Da hier mit personenbezogenen Daten umgegangen wird, sind höchste Sicherheitsansprüche beim Datenaustausch und bei der Verschlüsselung zu gewährleisten.

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Auf dem Weg zum (weitgehend) papierlosen Büro

Damit die Anträge von den richtigen Stellen bearbeitet werden können, muss klar sein, wer wann was in welcher Verwaltung macht. Diese Kernfrage soll in elektronischen Abläufen durch ein modernes Prozessmanagement gesteuert werden. Die Daten erreichen zur richtigen Zeit den richtigen Empfänger und können durch standardisierte Formate in den Verwaltungen ohne Medienbruch weiterverarbeitet werden. Das Transportmanagement sorgt dafür, dass die Daten verwaltungsübergreifend, sicher, nachvollziehbar und ohne Verzögerungen von einem Verfahren an ein anderes übergeben werden können. Denn die Daten bewegen sich sowohl in internen als auch in öffentlichen Netzwerken.

Viele Verwaltungsleistungen sind gebührenpflichtig, deshalb ist es notwendig, eine einfache, aber zugleich sichere Bezahlfunktion zu integrieren. Was hilft ein schnelles und kostengünstiges Verfahren, wenn anschließend einzelne beteiligte Behörden Rechnungen schreiben oder gar noch Mahnverfahren betreiben müssen? Deshalb können die nötigen Zahlungen online erfolgen, wobei die Verteilung der Einzelbeträge ebenfalls mithilfe der Infrastruktur gesteuert wird.

Das weitgehend „papierlose Büro“, das durch die „eGovernment Infrastruktur 2.0“ entsteht, muss selbstverständlich sämtliche Schritte des Verwaltungshandelns sicher dokumentieren und archivieren. Die elektronische Abwicklung muss rechtssicher sein und darf nicht zu Intransparenz führen. Dafür ist die Einrichtung verwaltungsübergreifender Register erforderlich und wirtschaftlich sinnvoll, teilweise auch bereits gesetzlich vorgeschrieben. Diese Register sollten aufgrund der hohen Anforderungen an Verfügbarkeit und Datenschutz zentral und fachübergreifend organisiert werden.

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So sieht die Zukunft der Verwaltung aus

In der Vergangenheit haben sich die IT-Struktur und die IT-Prozesse bei den verschiedenen Trägern der Öffentlichen Verwaltung heterogen entwickelt. Diese Entwicklung hat immense Kosten bei den einzelnen Beteiligten zur Folge und erschwert es den Verwaltungen, ihre Prozesse flexibel an die Erfordernisse der Bürger, Unternehmen und anderer Verwaltungen anzupassen. Aus diesem Umstand ergibt sich der Bedarf einer verwaltungsträgerübergreifenden Steuerung. Die „eGovernment Infrastruktur 2.0“ bietet genau diese Möglichkeit.

Sie verknüpft nicht nur die für Länder geltenden Prozesse, sondern auch die der kommunalen Ebene und weiterer Verwaltungen (zum Beispiel der Wirtschaftskammern). Die Infrastruktur kann daher später auch von anderen Ländern – vor allem, aber nicht nur weiteren Gesellschaftern des IT-Dienstleisters Dataport – genutzt werden. Somit haben Schleswig-Holstein und Hamburg zu Recht den Publikumspreis des eGovernment-Wettbewerbs erhalten, denn die beiden Länder sind mit ihrem Konzept in der Tat ein „Impulsgeber im eGovernment“.

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