Interview

Scanner für die eAkte

| Redakteur: Manfred Klein

(Bild: © www.photofarm.de)

Die PDV-Systeme GmbH tritt auf der CeBIT 2017 mit einer ganzen Reihe spannender Neuentwicklungen an. So erweitert das Unternehmen seine Produktfamilie VIS-Suite unter anderem um eine Scan-Lösung

eGovernment Computing sprach mit Geschäftsführer Dirk Nerling über die technischen Neuerungen und die Lage der Verwaltung bei der Einführung der eAkte.

Herr Nerling, vor 20 Jahren präsentierte die PDV-Systeme mit „VISkompakt 1.0“ als einer der ersten Anbieter ein Standardprodukt zur elektronischen ­Aktenführung. Was gibt es Neues aus Ihrer Entwicklungsabteilung zu berichten?

PDV-Geschäftsführer Dirk Nerling setzt auf die Zusammenarbeit mit den Kunden in den Öffentlichen Verwaltungen
PDV-Geschäftsführer Dirk Nerling setzt auf die Zusammenarbeit mit den Kunden in den Öffentlichen Verwaltungen (Bild: © www.photofarm.de)

Nerling: Eine ganze Menge. Unser Marktsegment bietet noch viel Potenzial für Wachstum, zumal die Digitalisierung der Öffentlichen Verwaltung Fahrt aufgenommen hat. Als Softwarehersteller investieren wir deshalb umso mehr in unsere Produktentwicklung. Wir wollen mit unseren Kunden und Partnern gemeinsam die elektronische Aktenführung als anerkannte und akzeptierte Arbeitsweise flächendeckend in den Behörden verwirklichen.

Dabei bildet die eAkte das Fundament einer digital arbeitenden Verwaltung und den Schlüssel zum Erfolg. Ohne eAkte gibt es keine durchgängig digitalisierten Verwaltungsprozesse. Und ohne medienbruchfreie Prozesse keine positiven Effekte bei der Modernisierung. Die VIS-Akte wurde vor einigen Monaten von den Lesern ihrer Zeitschrift wegen seines Funktionsumfangs und seiner Nutzerfreundlichkeit mit dem eGovernment-Award in Platin gewürdigt. Unsere Produktfamilie VIS-Suite deckt mittlerweile alle Bereiche der elektronischen Verwaltungsarbeit ab. Wir bieten Branchenlösungen, vervollständigen unsere Produktfamilie und arbeiten an der Weiterentwicklung der Schnittstellen.

Was sind aus Ihrer Sicht die kleinen und großen Highlights des Jahres 2017?

Nerling: Auch kleinere Innovationen erzielen manchmal große Wirkungen. Für Kooperation und Austausch benötigen die Behörden heute interoperable Lösungen. Zur CeBIT stellen wir für die VIS-­Suite neben den schon bestehenden Schnittstellen eine SAP-ArchiveLink-ContentServer-Schnittstelle vor. Außerdem unterstützt die VIS-Suite vollständig den CMIS-Standard 1.0.

Das eigentliche Highlight auf der CeBIT 2017 wird aber VIS-Scan sein, das neueste Produkt unserer VIS-Suite-Familie. Ausgerüstet mit künstlicher Intelligenz, beschleunigt VIS-Scan nicht nur die herkömmliche Posteingangsbearbeitung, sondern auch die nachfolgenden Prozesse der elektronischen Aktenführung.

Wie sieht das konkret aus?

Nerling: Mit VIS-Scan lassen sich Papierdokumente mit einem hohen Automatisierungsgrad über ein Texterkennungsmodul digitalisieren. Die vorklassifizierten elektronischen Dokumente werden an die VIS-Akte übergeben. Dabei werden die Metadaten automatisiert ausgelesen und in die Akte übernommen.

Klingt interessant. Gibt es dafür einen Bedarf?

Nerling: Ja, für ein solches Produkt gibt es einen enormen Bedarf. Die Behörden stehen mit dem Inkrafttreten des eGovernment-Gesetzes des Bundes und dem Gesetz zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs vor der Aufgabe, die elektronische Wiedergabe dieser Dokumente in der elektronischen Akte aufzubewahren. Um medienbruchfreie Verwaltungsverfahren zu gewährleisten, ist nach dem Stand der Technik die Umwandlung der Papierdokumente in adäquate digitale Dokumente zu sichern und deren Weiterverarbeitung zu garantieren. Mit dem ersetzenden Scannen soll es zum Regelfall werden, die Papierdokumente nach dem Scannen zu vernichten. Das Problem für die Behörden: Der Scan-Prozess ist zeit- und kostenintensiv.

Wozu das Fahrrad noch einmal erfinden? Ist das Risiko für PDV-Systeme nicht zu groß, mit im Markt etablierten Unternehmen in den Wettbewerb zu treten?

Nerling: Wir haben uns diesen Schritt reiflich überlegt. Ein wesentlicher Grund für unsere Entscheidung war: Unser Kunden im Bund, in den Ländern und auch Kommunen drängen uns förmlich dazu. Als einer der führenden eAkte-Anbieter verfügen wir über Markterfahrungen und kennen die Herausforderungen, vor denen die Öffentliche Verwaltung bei der Digitalisierung von Papierdokumenten steht. Um den Scan-Prozess beim Kunden effizient zu gestalten und eine passgerechte Weiterverarbeitung innerhalb der elektronischen Aktenführung zu gewährleisten, wurde in unserem Unternehmen die Entscheidung zugunsten einer eigenen Produktentwicklung getroffen. In Kombination mit weiteren Produkten der VIS-Suite bildet VIS-Scan eine hervorragende technische Grundlage zur Umsetzung des ersetzenden Scannens. Das Produkt soll kurzfristig zu einem selbst­lernenden System weiterentwickelt werden. VIS-Scan wird zu einem enormen Effizienzgewinn führen und die Mitarbeiter in den Behörden von monotonen Tätigkeiten entlasten. Der Wettbewerb ist übrigens überschaubar, und wir stellen uns ihm gern. Es könnte dabei durchaus von Vorteil sein, dass wir als deutscher Hersteller dieses intelligente Produkt für den deutschen Markt bereitstellen.

Dennoch, der Public Sector ist nicht gerade für seinen Mut zu innovativen Lösungen be​kannt.

Nerling: Die Behörden haben verständlicherweise einen anderen Blick auf die Digitalisierung. Zum Teil müssen bestehende Gesetze und Regelungen noch ergänzt oder neue auf den Weg gebracht werden. Jede Behörde hat auch ihre Besonderheiten. Wir haben gute Erfahrungen damit gemacht, unsere Kunden umfassend zu beraten und in jeder Phase der Projektumsetzung und auch danach zu betreuen. Diese intensive Zusammenarbeit führt zu einer hohen Akzeptanz der elektronischen Aktenführung bei den Endanwendern in der Öffentlichen Verwaltung. Außerdem ist zu spüren, dass die zunehmende Digitalisierung in der Gesellschaft auch den Erwartungsdruck auf die digitale Arbeit in den Behörden erhöht.

Woran denken Sie dabei?

Nerling: Nehmen Sie die Entwicklungen auf dem Gebiet Mobile Business. Für die meisten Menschen ist heute im privaten Bereich die Präsenz mobiler Dienste eine Selbstverständlichkeit, und so möchten auch die Verwaltungsmitarbeiter diese modernen Möglichkeiten im Arbeitsumfeld nicht mehr missen. Wir haben deshalb viel Kraft in die Entwicklung unseres neuen MobileClients gesteckt, um Behörden die eAkte für unterwegs anbieten zu können. Wir zeigen die weiterentwickelte mobile Anwendung auf der CeBIT in Hannover und dabei ist egal, ob Sie ein Windows-Tablet, iPad oder Android-Gerät für Ihre mobile Arbeit nutzen. Unser MobilClient steht Ihnen auf allen drei Plattformen zur Verfügung.

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