Gemeinde Elbtal nutzt elektronischen Rechnungsprüfungsworkflow in der Cloud

Saubere Rechnungsprüfung – auch für kleine Gemeinden

| Autor / Redakteur: Christian Koch / Gerald Viola

Die Buchhalterinnen erfassen die Rechnungsdaten im Workflow-Formular, kontieren sie und geben sie zur sachlichen Richtigzeichnung an den zuständigen Kollegen weiter.

Am Ende steht die Anordnung mittels qualifizierter digitaler Signatur. Der Workflowprozess ist damit automatisch beendet und die erfassten Buchungsdaten werden an die variable Belegschnittstelle von NSK zwecks dortiger Buchung übergeben.

Workflowablauf ist im DMS nachvollziehbar

An das 2Charta-DMS übergibt der Workflow automatisch alle erfassten Daten, die gescannte Rechnung mit beigefügten Dokumenten und Kommentaren, die Anordnung sowie die qualifizierte Signatur.

Auch ein PDF-Formular mit dem gesamten Verlauf der Workflowbearbeitung ist im DMS abgelegt. Durch diese Dokumentation der Vorgänge schafft die Gemeinde Elbtal zusätzliche Kassensicherheit.

Michaela Stein: „Wir haben durch die Digitalisierung des Rechnungsprüfungsprozesses nun wirklich alle Unterlagen zu einer Rechnung gebündelt zusammengefasst und können durch die Aufbewahrung im Dokumentenmanagementsystem auch Jahre später jeden einzelnen Vorgang lückenlos nachvollziehen.“

Zu Zeiten der Papierbearbeitung war dies anders: Rechnung, Anordnung und dazugehörige Dokumente wie Lieferschein oder Bestellung wurden zusammengeheftet und nach Haushaltsplan in Ordnern abgelegt. Änderte sich der Haushaltsplan, war eine neue Gliederung nötig.

Ein recht hoher Aufwand und teilweise wurden auch bestimmte begleitenden Unterlagen dem Vorgang gar nicht mehr beigefügt – was später stets Informationslücken aufdeckte, wenn man einen Beleg nach Jahren in die Hand nehmen und den Vorgang rekonstruieren wollte.

Seit die Gemeinde die Softwarelösung nutzt, registrieren alle Beteiligten eine große Zeitersparnis bei der Rechnungsbearbeitung. Die Zahlungsvorgänge lassen sich wesentlich stressfreier abwickeln, nichts liegt mehr unerledigt auf einem Schreibtisch und muss gesucht werden – was gerade bei kleinen Gemeinden oft der Fall ist, wenn ein Kollege mehrere Sachgebiete bearbeitet und der eine Vorgang den anderen überlagert.

Auch die Aufseher des Rechnungsprüfungsamtes sehen den Einsatz der neuen Technologie in Elbtal mit Wohlwollen. Die automatisierte Bearbeitung von Schriftstücken, mit der man nun so gute Erfahrungen gemacht hat, will Hubert Lenz in seiner Gemeinde demnächst auch auf andere Bereiche ausdehnen, bis hin zur papierlosen elektronischen Verteilung und Bearbeitung der gesamten Eingangspost und aller Vorgänge.

„So können wir in der gesamten Verwaltung Zeit-, Kosten- und Platzeinsparungen realisieren wie jetzt schon bei den Rechnungen“, freut sich der Bürgermeister.

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