Gemeinde Elbtal nutzt elektronischen Rechnungsprüfungsworkflow in der Cloud

Saubere Rechnungsprüfung – auch für kleine Gemeinden

| Autor / Redakteur: Christian Koch / Gerald Viola

Die Berater von Lorenz Orga stellten die Lösung den Mitarbeitern im Rathaus innerhalb nur eines Vormittags vor und diese konnten anschließend sofort damit arbeiten. „Mit dem Programm kommt man problemlos zurecht, es ist nicht vernebelt und es gibt keine versteckten Schaltflächen, die man leicht übersieht“, so das Urteil von Kassenleiterin Ellen Fritz.

Das Problem mit den vier Augen gelöst

Buchhaltung und Kasse werden in Elbtal letztlich von ein und derselben Person erledigt. Ellen Fritz (oder ihre Kollegin Michaela Stein) kontiert die Eingangsrechnungen zunächst und macht sie zugleich zahlbar.

Gemäß Vorschrift getrennte Funktionen verbinden sich damit in einer Person, denn Hubert Lenz kann nicht für jeden Tätigkeitsbereich jemanden einstellen, nur weil vorgeschriebene Trennungen mit dem bestehenden Personal nicht zur realisieren sind.

Dies lässt sich weder bezahlen, noch gäbe es für die Mitarbeiter genug Arbeit. „Deswegen hat auch das Rechnungsprüfungssamt des Kreises ein besonderes Augenmerk auf uns“, berichtet der Bürgermeister.

Mit dem neu eingerichteten Rechnungsprüfungsworkflow lassen sich die Vorgänge der 4-Augen-Prüfung bei der Rechnungsbearbeitung nun deutlich auseinanderziehen und lückenlos nachvollziehen – eine zentrale Forderung des Rechnungsprüfungsamtes.

Denn es sind für die einzelnen Schritte der Rechnungsbearbeitung nun Rollen festgelegt, die eingehalten werden müssen. Damit ist sichergestellt, dass die Schritte Vorprüfung, Kontierung, sachliche Freigabe und Anordnung in genau der vorgeschriebenen Reihenfolge vom jeweils zuständigen Rolleninhaber ausgeführt werden.

Die Rechnungen werden jetzt im Rathaus gescannt und pro digitalisierter Rechnung startet anschließend ein Workflowprozess. Dieser übergibt die Rechnung zunächst an Hubert Lenz oder seinen Stellvertreter zur Vorprüfung, anschließend geht es zu Michaela Stein oder Ellen Fritz.

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