Das „Project Management Office“ in der Verwaltung

Ressourcenallokation zwischen strategischem und operativem Management

| Autor / Redakteur: Kay-Eric Hirschbiegel / Susanne Ehneß

Anforderungen des Ressourcenmanagements

Der Autor: Kay-Eric Hirschbiegel, Geschäftsführer der Sciforma GmbH
Der Autor: Kay-Eric Hirschbiegel, Geschäftsführer der Sciforma GmbH (Bild: Sciforma)

Für die reguläre Ressourcenplanung ist es zunächst essentiell, historische Daten zur Verfügung zu haben: Wie viel Zeit wurde in der Vergangenheit für die Projekt- und die Tagesaufgaben investiert? Nur auf der Basis dieser Informationen ist es möglich, zu beurteilen, welche Kapazitäten für zukünftige Projekte realistischerweise zur Verfügung stehen.

Eine dafür aussagekräftige Datenbasis liefert eine Projekt-und-Portfoliomanagement-Software: Der Ressourcenmanager kann damit Attribute wie Kapazitäten, Kosten, Qualifikationen oder Verfügbarkeit erfassen und verwalten. Wichtig für das PMO sind auch Auswertungen, um die Stellen- und Qualifikationsprofile der Abteilungen zu analysieren; erst so wird eine langfristige Personalplanung möglich.

Bei der Ressourcenplanung für ein einzelnes Projekt steht der Ressourcenmanager in engem Dialog mit dem Projektmanager. Um die Ressourcen optimal zu verteilen, orientieren sie sich an Prognosen, die die Software anhand von qualifizierten Spezifikationen und Anforderungen errechnet. Folgende Funktionen einer Software sind für die Ressourcenallokation relevant:

  • zentrale Verwaltung von Ressourcen innerhalb der Organisationsstruktur,
  • Reorganisation künftiger Organisationsstrukturen per Stichtag,
  • Ressourcenanfragen mittels Stellen-, Qualifikations- und Organisationsprofilen (generische Ressourcen),
  • zeitlich variable Verfügbarkeits- und Kostenprofile,
  • automatischer Vorschlag verfügbarer Ressourcen für generisch eingeplante Stellen, Qualifikationen oder Organisationen,
  • Anzeige der Ressourcenverfügbarkeit in Echtzeit unter Berücksichtigung von Abwesenheiten,
  • kurz-, mittel- und langfristiger Ressourcenbedarf,
  • Ressourcenkontrakte zwischen Projekt- und Ressourcenmanagern,
  • genehmigtes Einsatzvolumen pro Projekt,
  • Kapazitätsabgleich auf Basis von vereinbarten Verfügbarkeiten.

Wenn in einer Organisation die Gratwanderung im Spannungsfeld von strategischem und operativem Management gelingt, ist das ein Qualitätsmerkmal einer professionell geführten Verwaltung.

Der Reifegrad einer Verwaltungsorganisation hängt wesentlich von klaren, explizit beschriebenen und entsprechend gelebten Prozessen ab. Nur auf dieser Grundlage ist es auf lange Sicht möglich, Projekte qualitativ hochwertig und termingerecht abzuschließen und den Anforderungen von Bürgern und Politik zu entsprechen.

Vergangene Erfahrungen in künftige Aufgabenstellungen umzuwandeln und so den Wirkungsgrad der Verwaltung zu optimieren, ist dann die Königsdisziplin.

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