Das „Project Management Office“ in der Verwaltung

Ressourcenallokation zwischen strategischem und operativem Management

| Autor / Redakteur: Kay-Eric Hirschbiegel / Susanne Ehneß

Alltagsaufgaben versus Projekt – wer setzt sich durch?

Die richtige Allokation der Ressourcen ist jedoch nicht nur zwischen den einzelnen Projekten eine Herausforderung, sondern vor allem auch zwischen Projekt- und Alltagsaufgaben.

In den meisten Verwaltungen liegt es im Verantwortungsbereich der Abteilungsleiter, welchen Aufgaben die Mitarbeiter wie viel Zeit widmen. Ein Abteilungsleiter ist jedoch zunächst einmal daran interessiert, die Aufgaben und Ziele seiner Abteilung zu erfüllen. Erst wenn alle Aufgaben innerhalb der Abteilung bewältigt werden können, werden noch freie Kapazitäten an die Projekte gemeldet.

Dies steht im direkten Widerspruch zu der Anforderung des Portfoliomanagements, Projekte mit hoher Priorität vorrangig mit Ressourcen zu versorgen. Zusätzlich zu diesem Interessenskonflikt zwischen Linien- und Projektorganisation ergeben sich jeweils entgegengesetzte Strategien aus der Bottom-up- und der Top-down-Perspektive auf die Verwaltungsorganisation.

Während aus Top-down-Sicht die Devise lautet, mit den zur Verfügung stehenden Ressourcen den größtmöglichen Nutzen zu erzielen (zum Beispiel ein Bauprojekt jedenfalls rechtzeitig fertigzustellen, etwa zum großen Stadtjubiläum), geht es bottom-up betrachtet darum, innerhalb eines Projekts das vorgegebene Ziel mit dem kleinstmöglichen Aufwand an Ressourcen zu erreichen – einer Maximierungsstrategie steht eine Minimierungsstrategie gegenüber.

Im Rahmen der Maximierungsstrategie schießt die Leitungsebene der Verwaltung, die auf eine optimale Auslastung der Ressource Personal bedacht ist, mitunter über das Ziel hinaus: Um Leerlaufzeiten zu vermeiden, werden dann Projekte gestartet, für die letztendlich doch nicht genügend Zeit zur Verfügung steht – zum Beispiel, weil andere Aufgaben mehr Zeit beanspruchen als geplant oder weil Mitarbeiter krankheitsbedingt ausfallen.

Anstelle einer optimalen Auslastung entstehen auf diese Weise Engpässe, unter denen alle beteiligten Projekte und auch die alltäglichen Verwaltungsaufgaben leiden. Solch ein Konkurrenzkampf um knappe Ressourcen wird auf Leitungsebene oft erst in einem späten Stadium erkannt.

Nicht selten verschärft sich dieses Problem noch, wenn die Projekte beispielsweise amts-, kommunen- oder länderübergreifend sind. Die Lösung eines solchen Konkurrenzkonflikts um die Ressource Personal kommt in den wenigsten Fällen ohne drastische Schritte und strategische Entscheidungen aus, von den Beeinträchtigungen der Projekte und den Einbußen beim Nutzen ganz zu schweigen.

Ergänzendes zum Thema
 
Ressourcen-Management in 7 Schritten

Primat der zentralen Ressourcenplanung – Erfolgsmodell PMO

Damit sowohl die einzelnen Projekte erfolgreich abgeschlossen werden als auch das gesamte Projektportfolio dazu beitragen kann, die übergreifende Strategie in der Verwaltung umzusetzen, müssen die richtigen Ressourcen zum richtigen Zeitpunkt im richtigen Projekt eingesetzt werden.

Es ist grundsätzlich sinnvoll, diese Aufgabe an eine zentrale Stelle zu delegieren: Ein eigenes Project Management Office oder eine entsprechende Stelle im Portfoliomanagement der Organisation hat den Überblick über alle Projektprioritäten und Kapazitäten. Kurzfristige Änderungen in der Projektplanung werden direkt mit den jeweiligen Projektleitern abgestimmt, wobei die zentrale Stelle stets darauf achtet, dass die Umplanung der Ressourcen mit der Projektpriorisierung in Einklang steht.

In kleineren Verwaltungen sind die Projektleiter selbst für die Ressourcenallokation verantwortlich. Konkurrieren mehrere Projekte um knappe Ressourcen, besteht eine beliebte Methode in Projektmeetings. In solchen Foren wird darüber verhandelt wird, wo die Ressourcen am besten eingesetzt werden sollten. Hier ist wiederum die Gefahr groß, dass diejenigen Projekte mit dem höchsten Termindruck bevorzugt werden. Ein solches Vorgehen kann daher nur eine Lösung sein, um mit kurzfristigen Ausfällen umzugehen.

Inhalt des Artikels:

Kommentar zu diesem Artikel abgeben

Schreiben Sie uns hier Ihre Meinung ...
(nicht registrierter User)

Zur Wahrung unserer Interessen speichern wir zusätzlich zu den o.g. Informationen die IP-Adresse. Dies dient ausschließlich dem Zweck, dass Sie als Urheber des Kommentars identifiziert werden können. Rechtliche Grundlage ist die Wahrung berechtigter Interessen gem. Art 6 Abs 1 lit. f) DSGVO.
Kommentar abschicken
copyright

Dieser Beitrag ist urheberrechtlich geschützt. Sie wollen ihn für Ihre Zwecke verwenden? Kontaktieren Sie uns über: support.vogel.de/ (ID: 43303702 / Fachanwendungen)