Das „Project Management Office“ in der Verwaltung

Ressourcenallokation zwischen strategischem und operativem Management

| Autor / Redakteur: Kay-Eric Hirschbiegel / Susanne Ehneß

Ressourcenauslastung
Ressourcenauslastung (Bild: Sciforma)

Der Reifegrad einer Verwaltungsorganisation hängt wesentlich von klaren, explizit beschriebenen und entsprechend gelebten Prozessen ab. Kay-Eric Hirschbiegel erklärt, weshalb ein gutes Projektmanagement auch in öffentlichen Verwaltungen wichtig ist.

Projektportfoliomanager haben immer zwei anspruchsvolle Aufgaben, auch in der öffentlichen Verwaltung: Erstens müssen sie beurteilen, welche potenziellen Projekte zur Gesamtstrategie in ihrer Verwaltung passen. Zweitens müssen sie allen begonnenen und geplanten Projekten Prioritäten zuweisen, die dem jeweils erwarteten Nutzen für Verwaltung und Bürger entsprechen.

Die ermittelte Priorisierung ist wiederum der Ausgangspunkt für das operative Projektmanagement. Eine zentrale Rolle spielt dabei die richtige Ressourcenallokation: Ob die richtigen Ressourcen an der richtigen Stelle eingesetzt werden, entscheidet in den meisten Fällen über den Erfolg eines Projekts.

Die optimale Rangfolge lässt sich nur dann operativ umsetzen, wenn die Ressourcen auch tatsächlich gemäß den Projektprioritäten zugeteilt werden und die in der Planung identifizierten Engpässe bereits behoben wurden.

Umsetzung

So selbstverständlich dies in der Theorie klingen mag, so schwierig ist es oft in der Praxis. Projektmanager machen nämlich gerne den Fehler, die Ressourcenplanung nur am Rande zu betrachten und sich stattdessen mit wesentlich größerer Energie in die Terminplanung zu stürzen.

Im laufenden Tagesgeschäft verführt der Termindruck schnell dazu, die verfügbare Kapazität entgegen der ursprünglichen Ressourcenplanung auf Projekte umzuverteilen, bei denen der ursprünglich intendierte Abschlusstermin näher rückt – egal ob sie strategisch wichtig sind oder nicht.

Das ist umso häufiger der Fall, wenn kurzfristig Ressourcen fehlen; vorhersehbare Abwesenheitszeiten wegen Urlaub und Elternzeit von Verwaltungsmitarbeitern lassen sich frühzeitig in die Planung mit einbeziehen, nicht so unvorhersehbare Ausfälle durch Unfall und Krankheit.

Projektrisiken schlagen unmittelbar auf die Ressourcen durch

Neben dem Personal zählen zu den Ressourcen auch Ausrüstung, Dienstleistungen, Lieferungen, Güter, Material, Budgets und Finanzmittel. Die einzelnen Ressourcen miteinander in Einklang zu bringen, ist schon für sich genommen eine komplexe Aufgabe. Darüber hinaus muss eine realistische Projekt- und Ressourcenplanung immer auch die Projektrisiken berücksichtigen.

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Sobald ein Risikofall eintritt, wirkt sich das unmittelbar auf die Ressourcen in einem Projekt aus: wenn Kosten steigen und Bearbeitungszeiten sich verlängern, kann es im äußersten Fall zum Abbruch des Projekts kommen. Solche Risiken lassen sich zwar nicht eliminieren, aber es ist möglich, sich auf sie vorzubereiten.

Werden sie bereits im Vorfeld hinsichtlich Wahrscheinlichkeit, Auswirkungen und möglicher Gegenmaßnahmen bewertet, lässt sich auf der einen Seite schneller und effizienter reagieren, wenn der Fall eintritt.

Auf der anderen Seite reduziert eine proaktive Ressourcenplanung von vornherein die Wahrscheinlichkeit eines Risikofalls. Kommt es doch dazu, ist schnelles Reagieren angesagt, durch Umpriorisierung, Fehlerbehebung und Umsetzung der Gegenmaßnahmen.

Der Trend in den Project Management Offices (PMO), ob in der Wirtschaft oder in der öffentlichen Verwaltung, geht zu immer enger kalkulierten Projekten und eng geplanten Ressourcen. Eine belastbare Ressourcenplanung wird daher in Zukunft noch wichtiger sein als bisher. Der Einsatz unterschiedlicher Methoden (zum Beispiel Critical Chain) kann in der Umsetzung zusätzlichen Nutzen schaffen.

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