Anwenderbericht DRK-Kinderklinik Siegen

Reporting auf Knopfdruck

| Redakteur: Ira Zahorsky

DRK-Kinderklinik Siegen hat ihre Rechnungswesen-Software erneuert
DRK-Kinderklinik Siegen hat ihre Rechnungswesen-Software erneuert (Bild: DRK-Kinderklinik Siegen)

Das bisherige Rechnungswesen-System der DRK-Kinderklinik Siegen war den gestiegenen Anforderungen nicht mehr gewachsen. Die neue Software soll Prozesse kosteneffizient optimieren und ein effektives Berichtswesen ermöglichen.

Die DRK-Kinderklinik Siegen benötigt nicht nur medizinische Experten. Da insgesamt acht Mandanten, fünf Tochterfirmen und zwei kleinere Vereine buchgeführt werden, sind auch Spezialisten im Rechnungswesen und Controlling nötig. „Wir müssen die Kontrolle über die Liquidität bewahren und vorausschauend planen können“, weiß Antonio Monte, seit 2011 Leiter des 16-köpfigen Finanz- und Rechnungswesen-Teams. „Dafür benötigen wir bereichsübergreifende Transparenz, ein effektives Berichtswesen sowie ein sicheres, automatisiertes Tagesgeschäft.“

Neue Software

Mitte 2015 löste deshalb die Rechnungswesensoftware des Bielefelder Herstellers Diamant Software „Diamant/3“ die vorherige Finanzbuchhaltungssoftware ab. „Die alte Lösung war mehr auf Industrie- und Handelsunternehmen und eher unzureichend auf die spezifischen Bedingungen von Krankenhäusern ausgelegt“, erinnert sich Antonio Monte. Viele Abläufe mussten manuell vor- oder nachbereitet werden. „Dadurch verloren wir wertvolle Zeit und im Zusammenspiel mit anderen Programmen kam es häufig zu Übertragungsfehlern.“ Diese sollen nun durch die Integration der Software in vor- und nachgelagerte Programme vermieden werden.

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Durchgängig, papierlos

Im Tagesgeschäft profitiert die ­Klinik jetzt von einem durchgängigen Rechnungseingangs-Workflow. Dazu werden vorab sämtliche eingehenden Rechnungen von der Poststelle gescannt. Mit dem in Diamant/3 integrierten Rechnungseingangsmanagement lässt sich dann der Weg einer Rechnung zur Prüfung, Freigabe und Buchung ganz genau festlegen. Die Software soll die Workflow-Funktionen eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) ersetzen und einen vollkommen papierlosen Rechnungsumlauf ermöglichen.

Informationen von Rechnungen fließen direkt in Berichte zur Liquiditätsplanung und Budgetkontrolle ein. Per Benachrichtigungs- und Erinnerungsfunktion haben die Beteiligten zudem Skonto- und Zahlungsfristen im Blick. Darüber hinaus ist die Buchhaltung nun in der Lage, die Rechnungen schon im Rechnungseingangsbuch komplett vorzukontieren. Bei häufig vorkommenden Buchungen erkennt das System schon während des Scans automatisch wesentliche Informationen wie Kreditor, Kostenstelle und Kostenart. Das steigert die Transparenz. Die gesamte Buchhaltung ist effizienter geworden.

Früher sei eine Buchhalterin acht Stunden damit beschäftigt gewesen, eine Rechnung von 150 Seiten ins System zu übertragen. Durch den Diamant Business Connector können diese nun als Datensatz direkt in das Rechnungswesen eingelesen werden. „Das funktioniert reibungslos und dauert heute nur noch 15 Minuten“, so Monte.

Jahresabschluss

Jahresabschlüsse für das Krankenhaus gemäß KHBV und für die fünf Tochterfirmen und zwei Vereine nach Datev-Kontenrahmen können mit den mitgelieferten Standardberichten erstellt werden. Dank der Datev-Schnittstelle wird zudem ein konformer Datentransfer zum Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer gewährleistet. „Wir konnten den gesamten Jahresabschluss 2014 bereits komplett in Diamant/3 bewerkstelligen und das bei einer Zeiteinsparung von mindestens zwei Monaten“, erklärt Antonio Monte zufrieden.

Die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft KPMG hat zudem die Sicherheit des Systems bestätigt. Buchungsläufe können beispielsweise nach der finalen Bearbeitung gesperrt werden und Zugriffsrechte lassen sich gezielt für bestimmte Nutzergruppen einrichten. Für Lohn- oder Betriebssteuerprüfer müsse jetzt nur noch die GDPdU-Schnittstelle ausgewertet werden. Der Prüfer bekommt Leserechte, liest dann die Daten in seine Finanzamt-Software ein, prüft bestimmte Konten ab und schaut sich eingescannte Belege aus dem Diamant/3 Rechnungswesen an. iz

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