Behördentauglicher Messenger

Reibungslose Kommunikation von Amts wegen

| Redakteur: Manfred Klein

Die unkomplizierte und vor allem sichere Kommunikation über geeignete Messenger-Systeme ermöglicht es Verwaltungen und Kommunen, auf Schadensfälle – wie zum Beispiel Schlaglöcher – schnell zu reagieren
Die unkomplizierte und vor allem sichere Kommunikation über geeignete Messenger-Systeme ermöglicht es Verwaltungen und Kommunen, auf Schadensfälle – wie zum Beispiel Schlaglöcher – schnell zu reagieren (Bild: © Jan Becke – Adobe.Stock.com)

Messenger haben für die Verwaltungsarbeit viele Vorteile: Prozesse laufen damit deutlich rascher und unkomplizierter ab. Dabei gilt es aber, den Datenschutz im Auge zu behalten und die richtige Anwendung zu wählen.

Stadt- und Gemeindeverwaltungen sind komplexe, weit verzweigte Organisationen. Damit alles funktioniert, müssen viele Akteure reibungslos zusammenarbeiten: Bürgermeister, Stadtrat, Behördenleitungen, Sachbearbeiter, Außendienstmitarbeiter, Sicherheitsbehörden und viele andere mehr. Eine gut funktionierende Kommunikation und die enge Abstimmung sämtlicher Beteiligten sind für eine effiziente Arbeit der Behörden notwendig. Die Verwendung von mobilen Endgeräten mit einem Messenger kann in der Verwaltung viel Zeit und Aufwand sparen.

Datenschutz ist essenziell

Gleichzeitig gilt es aber, den behördlichen Datenschutz nicht aus den Augen zu verlieren. Denn personenbezogene Daten von Unternehmen, Bürgern und Mitarbeitern dürfen für unberechtigte Dritte nicht zugänglich sein. Die Vorschriften der ab dem 25. Mai gültigen europäischen Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) legen sehr strenge Maßstäbe an, welche Datenübermittlung zulässig ist und welche Schutzmaßnahmen zu ergreifen sind.

Kein WhatsApp!

Verbreitete Messenger wie zum Beispiel WhatsApp erfüllen die für Verwaltungen geltenden strengen Vorschriften in der Regel nicht. Aber es gibt am Markt Alternativen, die den Datenschutzbestimmungen und den Richtlinien des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik voll entsprechen. Das trifft zum Beispiel auf SIMSme Business von der Deutschen Post zu. Der Messenger wird ausschließlich auf inländischen Servern betrieben und bietet zusätzlich Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, Selbstzerstörungsfunktionen für Nachrichten und einen Zero-Knowledge-Ansatz im Bereich Adress- und Metadaten, um nur einige Sicherheitsfeatures zu nennen. Mit einer solchen App sind Verwaltungen beim Datenschutz auf der sicheren Seite.

Alle sind informiert

Durch Messenger wird die eMail-Flut eingedämmt, der Arbeitsprozess wird nicht ständig durch Telefonate unterbrochen – denn der Empfänger einer Nachricht entscheidet selbst, wann er diese beantwortet. Gerade wenn Mitarbeiter an unterschiedlichen Standorten, in verschiedenen Behörden oder im Außendienst arbeiten, macht Echtzeitkommunikation Sinn. In den Chats können alle wichtigen Beteiligten mitlesen und, wenn nötig, sofort reagieren. Nachgelagerte Prozesse laufen so deutlich schneller ab. Zwei beispielhafte Szenarien verdeutlichen dies:

  • Verkehrssicherung: Der Verkehrsdienst ahndet Parksünder und kommt naturgemäß viel herum, dabei fallen auch immer wieder einmal bauliche Mängel an den Straßen und Wegen auf. Ernsthafte Schlaglöcher beispielsweise müssen aufgrund der dadurch bestehenden Unfallgefahr möglichst zügig beseitigt werden. Anstatt nun umständlich nach Rückkehr in die Behörde eine eMail oder eine formalisierte Meldung zu schreiben, kann der Außendienstler per SIMSme Business direkt das Tiefbauamt informieren und gleich ein Bild des Schadens mitschicken. Das Tiefbauamt kann die Informationen gleich an den nächsten Bautrupp weitersenden, der sich um die Angelegenheit kümmert. Das spart im Falle des Falles Tage in der Bearbeitung und vermeidet zudem Schadensersatzforderungen eventueller Geschädigter.
  • Jugendhilfe: Im Rahmen einer Ruhestörung stellt eine Streife des Ordnungsamtes fest, dass Kinder einer Familie in verwahrlosten Zuständen leben müssen. Sie informieren nicht nur per Messenger unverzüglich den Bereitschaftsdienst des Jugendamtes, sondern schicken zudem entsprechende Beweisfotos mit. Die Mitarbeiter der Jugendhilfe entscheiden auf dieser Grundlage, dass Gefahr im Verzug vorliegt und sorgen unmittelbar für eine vorläufige Unterbringung der Kinder. Auch hier heißt es: Zeit gespart, was vor allem für die Betroffenen positiv ist.

Prozessbeschleuniger mit vielen Möglichkeiten

Die Beispiele zeigen, dass sich mittels Messenger schnelle Prozesse und Lösungen realisieren lassen. Und SIMSme Business als sichere Alternative zum datenschutzrechtlich bedenklichen Marktführer bietet künftig noch ein weiteres Feature: Mit dem SIMSme Business Web Messenger lässt sich die Anwendung auch auf dem Computer am Arbeitsplatz nutzen. Längere Texte können bequem an der Tastatur getippt und Anhänge per Drag-and-Drop zwischen den stationären Systemen und den mobilen Geräten verschoben werden.

Weitere Informatione zu SIMSme.

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