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Optimierung dokumentenbasierter Prozesse Rechnungsprozesse in Kommunen automatisieren

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Durch Initiativen auf Bundes- und EU-Ebene dürfte die u­mfassende E-Rechnungspflicht auch auf Versenderseite eher kommen als erwartet.

(© iStock, xSuite)

Wenn dann die angekündigte ­Welle elektronischer Rechnungen eintrifft, sind diejenigen Kommunen gut beraten, die sich IT-technisch darauf vorbereitet haben. Digitalisierung in der Rechnungsverarbeitung ist die Grundlage für noch mehr Automatisierung – und damit die Garantie, auch größer werdende Mengen an E-Rechnungen zügig bearbeiten zu können.

Bei der automatischen Annahme und Weiterverarbeitung elektronischer Rechnungen in einem ­maschinenlesbaren Format helfen Softwarelösungen wie die der ­xSuite Group.

Anzahl der Hintergrundverbuchungen steigern

Auf verschiedenen Wegen lässt sich das Rad der Automatisierung nun noch weiterdrehen. Im Grunde genommen geht es dabei immer um die Optimierung dokumenten­basierter Prozesse in Einkauf und Buchhaltung. Das Ziel: eine maximale Quote an Hintergrundver­buchungen bei eingehenden Rechnungen.

Zum einen sollten Kommunen verstärkt die der Rechnung vorgelagerten Beschaffungsprozesse digitalisieren und standardisieren. Die E-Rechnung wird damit weiter­gedacht in Richtung Procure-to-Pay (Bestellen und Bezahlen). Bei der KoSIT lautet der Arbeitstitel „XBestellung“, vom FeRD wurde „Order-X“ bereits veröffentlicht. Dies sind quasi die Pendants zur XRechnung am Beginn der Beschaffungskette. Ihr Einsatz erlaubt eine nochmals weitergehende Automatisierung bis zur schlussendlichen „Dunkelbuchung“ von Rechnungen.

E-Mail und Portale statt Papier, Einsatz von KI, Nutzung der Cloud

Durch den Einsatz Künstlicher Intelligenz (KI) bei der Verarbeitung von Eingangsrechnungen – insbesondere solchen ohne Bestellbezug – lassen sich noch einmal ganz neue Anwendungsgebiete für die Automatisierung erschließen. E-Mail oder Portale statt Papier als Übertragungsweg sowie das Auslagern bestimmter (Teil-) Prozesse­ in die Cloud sind weitere Faktoren auf dem Weg zu einem höheren Automatisierungsgrad bei der Rechnungsverarbeitung. Das Ergebnis: schnellere und effizientere­ interne Prozesse und damit ein bürgerfreundliches eGovernment.

Weitere Informationen

Mehr zum Thema auf dem kostenfreien „xSuite Public Sector Event“ (Präsenz) in Hamburg, 22.09.22

xSuite Public Sector Event

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