Rechnungen gemäß Compliance-Standards verarbeiten

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Alternative Verfahren zu digitalen Signaturen

Innerhalb der EU hat der Wegfall der vorgeschriebenen Nutzung elektronischer Signaturen beziehungsweise des EDI-Verfahrens (Electronic Data Interchange, elektronischer Datenaustausch) den Prozess erleichtert. Gleichzeitig rücken aber andere steuerrechtliche Anforderungen in den Fokus.

Bremen hat Vorreiterrolle

eRechnung: Stand der Einführung in den Bundesländern

Die Europäische Kommission hat im Juli 2010 eine Änderung der Mehrwertsteuersystemrichtlinie beschlossen (Richtlinie 2010/45/EU zur Änderung der Richtlinie 2006/112/EG), die den Austausch elektronischer Rechnungen vereinfachen soll. Mit der Neuregelung, die zum 1. Januar 2013 in Kraft getreten ist, entfällt beispielsweise die Pflicht zur elektronischen Signatur. Seitdem können Unternehmen mit Hilfe jedes geeigneten Kontrollmechanismus die Validität einer Rechnung gewähr­leisten.

Mit der rückwirkenden Verabschiedung des Steuervereinfachungsgesetzes zum 1. Juli 2011 wurde die Europäische Richtlinie in Deutschland umgesetzt. Damit wurden die Anforderungen an eine elektronische Rechnung deutlich reduziert. Beleghafte und elektronische Rechnungen sind seitdem gleichgestellt, es gibt keine zusätzlichen Anforderungen, die elektronische Rechnungen erfüllen müssen.

EU-Richtlinie

Am 3. April 2014 hat das EU-Parlament dem eIDAS-Vorschlag zugestimmt, der zukünftig die bestehende EU-Signaturrichtlinie durch eine europaweit gültige Verordnung ersetzen wird. Neben elek­tronischen Signaturen werden dabei auch andere wichtige Infrastrukturelemente wie eIDs oder elektronische Zustellung geregelt. Weiterhin beinhaltet die Richtlinie unter anderem elektronische „Siegel“, die Prozesse wie die elektronische Rechnungsstellung sicherer gestalten sollen.

Eine Umsetzung der eIDAS-Verordnung soll bis 2018 erfolgen; in Deutschland wird die Verordnung das deutsche Signaturgesetz bis Mitte 2016 ersetzen.

Elektronische Signatur, EDI, interne Kontrolle

Unternehmen können elektronische Rechnungen in beliebiger Form austauschen – vorausgesetzt, dass die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung nach wie vor gewährleistet sind. Wie dies geschieht, legt der Steuerpflichtige fest. Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) und andere technische Verfahren, wie beispielsweise EDI, sind selbstverständlich nach wie vor anerkannt, werden aber nicht mehr zwingend vorgeschrieben.

Die QES ist die Entsprechung zur herkömmlichen Unterschrift in der elektronischen Welt. Sie ermöglicht die langfristige Überprüfbarkeit der Urheberschaft einer Erklärung im elektronischen Datenverkehr.

Revisionssicher archiviert

Basierend auf den lokalen Anforderungen für elektronische Rechnungen wird ein Prozess für die Erstellung beziehungsweise die Prüfung der elektronischen Signatur definiert.

Marcus Laube, Gründer und Geschäftsführer der Crossinx GmbH

Nach wie vor müssen elektronische Rechnungen elektronisch archiviert werden. Die elektronische Signatur kann in diesem Fall die revisionssichere Archivierung unterstützen, da das entsprechende Dokument nicht mehr veränderbar ist. Crossinx, Anbieter für Cloud-basierte Services für die Financial Supply Chain, kann beispielsweise Compliance-Anforderungen in 50 Ländern weltweit abdecken.

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