Regulierung & Richtlinien

Rechnungen gemäß Compliance-Standards verarbeiten

| Autor / Redakteur: Marcus Laube / Susanne Ehneß

Die elektronische Signatur kann die revisionssichere Archivierung unterstützen
Die elektronische Signatur kann die revisionssichere Archivierung unterstützen ( © momius - Fotolia)

Die Anforderungen an elektronische Rechnungen haben sich in den letzten Jahren erheblich verändert. Marcus Laube von Crossinx erklärt die Hintergründe und Anforderungen der elektronischen Rechnungsstellung.

Nach wie vor bleibt die Überführung papierbasierter Rechnungsströme in digitale Kanäle ein möglicher Weg, um Kosten einzusparen und die Integration der Lieferkette zu verbessern.

Die Anforderungen an elektronische Rechnungen haben sich in den letzten Jahren erheblich verändert. In den meisten Ländern müssen Rechnungen gemäß regulatorischer Standards verarbeitet werden, damit die Steuerverwaltung sicherstellen kann, dass die Mehrwertsteuer richtig erhoben wird. Weltweit gibt es unterschiedliche Vorgaben für elektronische Rechnungsstellung.

Formalitäten einhalten

Die Einhaltung der verschiedenen gesetzlichen Vorschriften in allen Ländern, die von den internationalen Transaktionsabläufen betroffen sind, stellt eine besondere Herausforderung dar. Da sich jedes Land dem Thema anders nähert, ist es unwahrscheinlich, dass es irgendwann eine einheitliche Regelung geben wird.

Die zwei momentan meist genutzten Regulierungsmodelle sind Ex-Post- und Clearance-Systeme. Ex-Post-Systeme werden zum Beispiel in der EU genutzt. Sie verfügen im Allgemeinen über wenige oder gar keine spezifischen Anforderungen für den Austausch von elektronischen Rechnungen. Steuerpflichtige müssen jedoch in der Lage sein, für durchschnittlich sieben Jahre nach Rechnungsstellung oder -Verbuchung deren Vollständigkeit und Echtheit nachzuweisen.

Eine Rechnung ist für Unternehmen oftmals der einzige Nachweis, dass eine Transaktion stattgefunden hat. Entsprechend sind die jeweiligen Formalitäten einzuhalten – unabhängig, ob die Möglichkeiten, wie dies geschehen kann, von der Regierung vorgegeben werden oder im Ermessen des Steuerpflichtigen liegen.

Clearance-Systeme unterscheiden sich signifikant von Ex-Post-Systemen und werden unter anderem in Lateinamerika, der Türkei, Taiwan und Russland genutzt. Hier ist der Lebenszyklus einer elektronischen Rechnung typischerweise umfassend reguliert. Die Steuerverwaltung greift direkt in den Prozess ein, indem sie Daten, die die elektronische Rechnung betreffen, anfordert. Die zu beachtenden Regularien werden in den meisten Fällen von der Steuerverwaltung transparent dargestellt.

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