So finden Sie einen seriösen und erfahrenen Anbieter

Ratgeber Gebrauchtsoftware

| Autor / Redakteur: Andreas E. Thyen* / Julia Mutzbauer

Beim Einkauf Geld sparen – auch wenn es um Software geht
Beim Einkauf Geld sparen – auch wenn es um Software geht (© Andrey Popov - stock.adobe.com)

Gebrauchte Lizenzen sind für Behörden eine exzellente Möglichkeit, um sich trotz knappem IT-Budget bedarfsgerecht und wirtschaftlich mit Software einzudecken. Gesetzlich sind sie sogar dazu verpflichtet, Gebrauchtsoftware bei Ausschreibungen zu berücksichtigen. Dabei empfiehlt es sich, mit einem erfahrenen Händler zusammenzuarbeiten. Denn der An- und Verkauf gebrauchter Lizenzen ist oftmals nicht trivial. Ein Ratgeber von Andreas E. Thyen von Lizenzdirekt.

Bei der Anschaffung von Software lohnt es sich gerade für Behörden, auch gebrauchte Lizenzen in Erwägung zu ziehen. Denn oft haben öffentliche Verwaltungen ältere, spezialisierte Fachanwendungen in Betrieb, die nur mit bestimmten Programmversionen von Microsoft zusammenarbeiten. Deshalb benötigen sie vielleicht gezielt ein Office 2016, weil das neue ­Office 2019 mit der bestehenden IT-Landschaft nicht kompatibel ist oder sich nur schwer integrieren lässt.

Das Problem: Microsoft bietet immer nur die aktuelle Programmversion an. Behörden müssten also das teurere Office 2019 kaufen, nur um ein Downgrade auf Office 2016 durchzuführen. Damit geben sie Geld für eine Version aus, die sie eigentlich gar nicht brauchen und nicht nutzen. Auf dem Gebraucht-Markt sind dagegen sowohl aktuelle als auch Vorgängerversionen erhältlich. Behörden können dort also genau die Ver­sion kaufen, die sie benötigen.

Das entspricht auch dem Vergaberecht, demzufolge die Anschaffung von Software bedarfsgerecht und wirtschaftlich sein muss. Zumal gebrauchte Lizenzen im Vergleich zu aktuellen Versionen vom Hersteller deutlich günstiger sind: In der Regel können Behörden zwischen 20 bis 50 Prozent sparen – bei einer älteren Version sogar noch mehr. Der Handel mit Gebrauchtsoftware ist bereits seit Jahren völlig legal, sofern man ein paar wichtige Aspekte beachtet.

Rechtlich auf festen Füßen

Rechtliche Grundlage ist der sogenannte Erschöpfungsgrundsatz des Urheberrechtsgesetzes. Er besagt: Wurde die Software bereits einmal mit Zustimmung des Herstellers im Gebiet der EU oder eines anderen Vertragsstaates des europäischen Wirtschaftsraums in den Handel gebracht, hat sich sein ursprüngliches, alleiniges Verbreitungsrecht erschöpft. Auf die weiteren Besitzverhältnisse darf und soll der Hersteller keinen Einfluss mehr nehmen.

Damit der Erschöpfungsgrundsatz greift, muss der Erst-Käufer für die Lizenz ein Entgelt gezahlt haben, das es dem Rechteinhaber ermöglichen soll, eine angemessene Vergütung zu erzielen. Außerdem muss der Erstkäufer berechtigt gewesen sein, die Software unbefristet zu nutzen, ebenso wie etwaige Verbesserungen und Aktualisierungen. Verkauft er die Software, darf er sie anschließend nicht weiter einsetzen und muss eventuelle Kopien unbrauchbar machen.

Komplex

Rechtlich sind die Rahmenbedingungen für den Handel mit Gebrauchtsoftware also klar definiert. Die dafür erforderlichen Dokumente zusammenzutragen und auf Rechtmäßigkeit zu prüfen, kann sogar für Lizenzexperten eine Herausforderung sein. Umfangreiche und genaue Arbeit bedarf es in jedem Fall.

Denn die Lizenzbestimmungen der Hersteller sind äußerst komplex. So entstehen durch langjährige Lizenzhistorien oftmals sehr verschachtelte Lizenzketten. Welche Verträge und Lizenzen einmal zugrunde lagen, lässt sich oft nur mit einer Kombination aus Erfahrung, Expertise und den richtigen Tools eindeutig bestimmen. Deshalb empfiehlt es sich, mit einem erfahrenen und fachkundigen Händler zusammenzuarbeiten. Er prüft die Lizenzkette der gehandelten Lizenzen akribisch und liefert alle benötigen Unterlagen beim Kauf mit und gewährleistet, dass die Lizenzen, die er verkauft, rechtlich einwandfrei sind. Ein Lizenzkey alleine hat übrigens keine Nachweiskraft. Er dient lediglich als technische Hürde, um die Aktivierung einer Lizenz durchzuführen, ist aber an sich keine Lizenzierung. Vorsicht also vor Händlern, die lediglich Keys verkaufen.

Darauf sollten Behörden achten

Bei der Wahl des Gebrauchtsoftware-Händlers sollten Behörden darauf achten, dass dieser über langjährige Erfahrung und tiefgehendes Know-how im Lizenzgeschäft verfügt. Ein fachkundiger Händler wird zum Beispiel alle Fragen des Kunden rund um den Lizenzhandel und den gesamten Prozess direkt und verlässlich beantworten. Er kann seine Kunden umfangreich beraten und arbeitet beispielsweise kontinuierlich mit etablierten Wirtschaftsprüfern und Fachanwälten zusammen. Als Sicherheit bieten besonders kundenorientierte Händler zudem eine Haftungsfreistellung sowie eine Vermögensschadenhaftpflicht und hinterlegen Originalunterlagen zur Rechtekette manipulationssicher und insolvenzfest beim Wirtschaftsprüfer. Gute Indikatoren sind außerdem, wenn der Anbieter etwa Großunternehmen und Behörden beliefert und über Kooperationen mit Software-Herstellern verfügt.

Andreas E. Thyen
Andreas E. Thyen (© Lizenzdirekt)

Sparen

Gebrauchte Lizenzen bieten für Behörden viele Vorteile. Sie können damit ihren Softwarebedarf passgenau decken und müssen nicht die Version kaufen, die ihnen der Hersteller vorschreibt. Außerdem können sie mit Gebrauchtsoftware bis zu 50 Prozent oder mehr im Vergleich zum Neukauf sparen. Um die Anschaffung rechtssicher, schnell und einfach abzuwickeln, empfiehlt es sich, den Vorgang gemeinsam mit einem erfahrenen Händler durchzuführen. Denn so können Behörden besser von den Vorteilen gebrauchter Software profitieren, ohne der Komplexität alleine begegnen zu müssen und ohne dafür mitunter sogar zu haften. Zudem kann es sich auch lohnen, den eigenen Softwarebestand auf überschüssige Lizenzen zu überprüfen. Denn durch den Verkauf dieser bessern IT-Verantwortliche ihren Etat zusätzlich auf.

*Der Autor Andreas E. Thyen ist Präsident des Verwaltungsrats der LizenzDirekt AG.

Gebraucht-Software: ja oder nein?

Software-Lizenzen

Gebraucht-Software: ja oder nein?

27.11.18 - Das Für und Wider für Unternehmen und Behörden eine gebrauchte Firmen-Software zu kaufen, ist groß. Aktualität erhält die Problematik aufgrund des erst vor kurzem vorgestelltem Office 2019 von Microsoft – eine On-Premises-Alternative zum Cloud-basierten Office 365. Denn bereits Anfang 2019 werden die ersten gebrauchten Office-2019-Lizenzen erwartet. lesen

Die Krux mit der Gebraucht-Software

Lizenzübertragung oder illegaler Key-Verkauf?

Die Krux mit der Gebraucht-Software

06.12.17 - Am Thema Gebraucht-Software scheiden sich die Geister. Die einen beharren auf der gültigen Rechtsprechung und finden gut, dass Software nicht verschleißt; die anderen fassen das Thema nicht mal mit der Zange an. Sven Langenfeld, Gründer des „Windows Server Kompetenz Clubs“, legt dar, warum der Teufel im Detail steckt. lesen

Kommentar zu diesem Artikel abgeben

Schreiben Sie uns hier Ihre Meinung ...
(nicht registrierter User)

Zur Wahrung unserer Interessen speichern wir zusätzlich zu den o.g. Informationen die IP-Adresse. Dies dient ausschließlich dem Zweck, dass Sie als Urheber des Kommentars identifiziert werden können. Rechtliche Grundlage ist die Wahrung berechtigter Interessen gem. Art 6 Abs 1 lit. f) DSGVO.
Kommentar abschicken
copyright

Dieser Beitrag ist urheberrechtlich geschützt. Sie wollen ihn für Ihre Zwecke verwenden? Kontaktieren Sie uns über: support.vogel.de/ (ID: 46281585 / Commerce & Procurement)