Zwischen Kostendruck und Qualitätsdiskussion Public Shared Service Center: Langer Weg zu kürzeren Prozessen

Autor / Redakteur: Michael Schuster / Gerald Viola

Wenn zwei das Gleiche tun, sehen sie es nicht immer als dasselbe an: Betreibt eine Organisation beispielsweise parallel mehrere Rechenzentren, spricht die Wirtschaft von Redundanz; die Öffentliche Hand hingegen redet von Ressortautonomie. Was Verwaltungen aber seit wenigen Monaten über Art. 91d GG mit der Wirtschaft verbindet, ist das Prinzip des vergleichenden Wettbewerbs. Der neue Artikel mag als Empfehlung formuliert sein, früher oder später wird er aber faktisch zur Pflicht.

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( Foto: Ioannis Kounadeas/Fotolia.com )

Denn die Frage aller Fragen lautet, welche Verwaltung als erste ihre Karten auf den Tisch legt und sich als Leistungsprimus feiern lässt. Was der Marktwirtschaft also immanent ist, wird im öffentlichen Bereich zum Novum. Vor diesem Hintergrund rücken Public Shared Service Center (PSSC) in den Mittelpunkt der Diskussion, also Rechenzentren beziehungsweise Service-Plattformen zur Unterstützung der Verwaltungen und deren Vergleichbarkeit. Stolpersteine auf dem Weg dahin sind vorhanden, aber überwindbar.

Public Shared Service Centers ist ein stark strapazierter Begriff, unter dem sehr unterschiedliche Dienste zusammengefasst und auf den sehr unterschiedliche Erwartungen projiziert werden. Und mit der Verankerung des Artikels 91d in das Grundgesetz haben die PSSC weiter an Bedeutung gewonnen. Voll akzeptiert sind die Center bislang leider aber nur, wenn es um direkte Dienstleistungen für den Bürger geht; länderübergreifende und bundesweite Projekte dieser Art wie etwa „Elster“ haben sich bewährt und gelten als alternativlos.

Ganz anders sieht es aus, wenn es um die Zusammenarbeit verschiedener Behörden und Verwaltungseinheiten auf Fachebene geht – sowohl kommunen- als auch länderübergreifend oder zwischen Bund und Ländern. Was das Ausland vereinzelt schon seit Jahren vormacht – etwa die italienische Region Piemont, die ein zentrales Softwaresystem einsetzt, um die Datenanalyse für verschiedene Fachgebiete der Verwaltung zu übernehmen – prallt in Deutschland noch immer allzu oft an regulatorischen oder politischen Hürden ab. Hinzu kommt das im internationalen Vergleich sehr engmaschige und inzwischen teilweise unzeitgemäße deutsche Datenschutzgesetz, das den Datenaustausch erschwert.

Dennoch: Es existieren Einrichtungen wie etwa ITNRW in Nordrhein-Westfalen oder Dataport in Norddeutschland, die dem Konzept eines Public Shared Service Centers nahekommen. Als (stark vereinfacht gesprochen) zentralisierte Rechenzentren bedienen diese Organisationen in erster Linie den finanziellen Aspekt, also Kosteneinsparungen durch die Zusammenlegung diverser Einrichtungen. Damit einher gehen Redundanzvermeidung und Steigerung der Servicequalität.

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Qualitätssteigerung durch Leistungsvergleiche

Über PSSC lässt sich also die Qualität der Öffentlichen Verwaltungen steigern, indem letztendlich Redundanzen aufgelöst werden, man sich auf singuläre Prozessketten konzentrieren kann, und die Netzinfrastruktur durch standardisierte Abläufe verschlankt wird. Das bedeutet, dass einzelne Verwaltungseinheiten von fachfremden Aufgaben entlastet werden, dass der Wissensaustausch und der Know-how-Transfer zwischen den Verwaltungen gefördert werden.

Unterm Strich aber bleiben die Vergleichbarkeit der Leistungen (Benchmarking), die Schaffung von mehr Transparenz und Kostenreduktion die interessantesten Argumente für den Aufbau von PSSC in Deutschland. Mit dem Art. 91d GG ist also eine gewollte Wettbewerbssituation im öffentlichen Bereich geschaffen worden.

Erfolgsdruck – vom Gesetzgeber verordnet

Spätestens jetzt ist klar, warum der Gesetzgeber auch die Informationstechnologie ins Grundgesetz aufgenommen hat, denn ohne innovative Technologien lassen sich solche Vorhaben nicht realisieren – Stichwort Transparenz. Um diese zu schaffen, müssen die Daten, die in den Verwaltungen liegen, zugänglich gemacht werden, sind sie doch pures Wissen, das nur mit der richtigen Technologie abgeschöpft werden kann.

Wenn man so will, muss erst einmal ein ganzes Stück Pionierarbeit geleistet werden. Controlling und Steuerung sind weitestgehend noch Fremdworte im Public Sektor. Es ist kein Geheimnis, dass sich nur mit den richtigen Kennzahlen strategisch steuern lässt. Ohne Kennzahlen also keine Vergleichbarkeit, keine Transparenz, keine Kostenreduktion, keine Strategie.

Auch wenn Art. 91d GG nur als Option zu verstehen ist, steckt in ihm ein erhebliches Maß an imperativem Charakter. Wer will schon schlechter dastehen als das Nachbarressort?

Was passieren wird, ist Folgendes: Die Öffentlichen Verwaltungen sehen sich nicht mehr nur in der Situation, über Potenziale und Möglichkeiten zu reden, sondern sie stehen unter massivem Druck, Instrumente zur Ausschöpfung ihrer Leistungsfähigkeit einzusetzen – und dabei kommen sie auch in Deutschland nicht an den PSSC vorbei. Die sehr bedenkliche Haushaltslage und die vereinbarte Schuldenbremse tun ein Übriges.

Von der Theorie in die Praxis

Eines ist aber auch klar: Die Verwaltungen können in Sachen Public Shared Service Centers nicht nahtlos von der Diskussions- in die Umsetzungsphase übergehen und so das Tempo der Bundesregierung aufnehmen. Um Transparenz über Verwaltungseinheiten hinaus zu schaffen, muss zunächst einmal der Status quo in der einzelnen Verwaltung definiert sein – oft genug ist das aber nicht der Fall.

Das bedeutet aber, dass Technologieanbieter die verschiedenen Rohdatenbestände analysieren und mit geeigneten Systemen integrieren müssen.

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Aber es reicht nicht, nur den technologischen Aspekt zu betrachten, sondern eine strukturelle beziehungsweise kulturelle Betrachtung ist ebenso nötig. Schließlich ist nicht die Reproduktion bestehender Verhältnisse gefragt, sondern eine Professionalisierung.

Fachabteilungen sollen effizienter, aber vor allem in ihrer Arbeit optimal durch IT unterstützt werden und damit auch bessere Qualität liefern. Deshalb sind grundsätzliche Konzepte gefordert, wie und wo Standardisierung und Automation effizient greifen können. Hier stehen auch Systeme Pate, wie sie in der Wirtschaft erfolgreich eingesetzt werden.

Ein solcher Prozess des Kulturwandels erfordert professionelle Beratung, denn Excel und Co. stoßen schnell an ihre Grenzen. Dabei muss die technologische mit der strategischen Unternehmensberatung natürlich Hand in Hand gehen. Die Technologen sprechen mit den Fachbereichen beziehungsweise mit den Betreibern der Rechenzentren, um sich von den vorhandenen Daten wie Quelldaten oder diversen anderen Formaten ein Bild zu verschaffen.

Es muss zunächst eruiert werden, wie man diese am besten einfassen kann, es muss definiert werden, welche Systeme steuerungsrelevant sind, welche Individualsysteme existieren, um schließlich Prioritäten zu setzen.

Damit wäre die Basis gelegt, um schließlich die unternehmensstrategische Vorgehensweise ganzheitlich zu unterstützen. Darauf aufbauend können steuerungsrelevante Kennzahlen erarbeitet werden, und am Ende steht ein umfassendes IT-Produkt mit Prognosefunktionen, das alle verwaltungskritischen Anwendungen stemmt.

Fazit

Insgesamt bewegen sich die Befürworter von Public Shared Service Centern in einem komplizierten Geflecht von bestehenden Strukturen, Erwartungshaltungen und operativen Anforderungen. Mit der neuen Gesetzgebung haben sie aber enormen Rückenwind bekommen. Das geforderte Tempo aufzunehmen, wird allerdings nur in Zusammenarbeit mit erfahrenen Industriepartnern gelingen, die dieses Geflecht entwirren und mit umfangreicher Methodenerfahrung in praktikable, gleichermaßen kosteneffiziente wie qualitätssteigernde Lösungen umsetzen können. Dass es funktioniert, beweisen Beispiele im Ausland und erste Projekte in den Bundesländern. Dass es notwendig ist, zeigen die strapazierten Haushalte und die Forderung der Bürger nach sparsamerer Mittelverwendung.

Die „lange Bank“ wird also kürzer, Ausreden zählen nicht mehr.

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