Workflow-Optimierung im Öffentlichen Sektor

Prozessmanagement. Einfach. Machen.

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Durchwachsene Gesamtsituation

So kommen die Verfasser zu dem Schluss: „Die Ergebnisse zeigen, dass der Entwicklungsstand des Öffentlichen Sektors in Bezug auf das Prozessmanagement erst in der Anfangsphase ist. Die Schwachstellen sind meistens die Bereiche Organisation und Personalwesen, Prozessoptimierung und Dokumentation und Standardisierung.“

Bei diesen Bereichen liege der Reifegrad der untersuchten Verwaltungen noch überwiegend auf dem niedrigsten Level. Lediglich in jeder dritten Verwaltung sei Prozessmanagement ein Teil der Gesamtstrategie und auch entsprechend abgestimmt.

Auch sonst fällt die Einschätzung kritisch aus: „Des Weiteren ist, was die Entwicklung konsistenter, organisationsweiter Prozessdefinitionen angeht, die Prozessstandardisierung und -anpassung im Gesamtbild eher ernüchternd. 40 Prozent der befragten Verwaltungen haben noch nie ihre Prozesse beschrieben. In den übrigen Verwaltungen wurden in 60 Prozent der Fälle nur punktuell Prozesse in einzelnen Organisationseinheiten erfasst. Bis heute hat jede sechste Verwaltung ihre Prozessabläufe nicht dokumentiert.“

Hinzu komme, die Verantwortlichkeiten im Rahmen des Prozessmanagements seien zumeist nicht oder nur in Teilen der Organisationseinheiten geklärt. Wenn man also über die aktuelle Situation in den Öffentlichen Verwaltungen spreche, sei festzuhalten, dass kaum wirkliche Fortschritte in der Prozessoptimierung erzielt worden seien und es nur in Ausnahmen organisationsweite Aktionspläne oder Richtlinien für solche Bemühungen gebe, fassen die Verfasser den aktuellen Entwicklungsstand zusammen.

Zudem habe jede dritte Verwaltung angegeben, keine Pläne für prozessmanagementbezogene Projekte zu haben.

Und in den Bereichen „Strategie und Ziele“, „IKT“, „Methoden und Werkzeuge“ sowie „Controlling und Leistungsmessung“ sieht die Situation nach Ansicht der Verfasser nicht sehr viel besser aus. Hier hätten die Verwaltungen im Durchschnitt die Reifegradstufe 2 erreicht. Im Klartext bedeute dies, dass jede zehnte Verwaltung über keine spezielle Software zur Abbildung von Prozessmodellen verfüge. Über die Hälfte der Verwaltungen setze für diese zentrale Aufgabe vor allem Büroprogramme wie Word oder Excel ein.

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