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Transparenz in komplexen Prozessen Prozesskostenmanagement beim Europäischen Patentamt

| Autor / Redakteur: Patrick Wanner, freier Autor in Freising / Gerald Viola

Ideendiebe in Europa haben es schwer, denn schlaue Tüftler wenden sich an das Europäische Patentamt (EPA), die zentrale Anlaufstelle für Erfinder und Unternehmen in Europa. Hier können Forscher aus Deutschland ihre Ideen beispielsweise auch in Spanien, Frankreich oder in ganz Europa zum Patent anmelden. So sind neue Technologien vor Nachahmern in den Vertragsstaaten des Europäischen Patentübereinkommens (EPÜ) geschützt. Für die Gewährleistung einer schnelleren Patenterteilung und somit auch für die Kostenreduzierung ist beim EPA ein einheitliches Berichtssystem über alle Standorte erforderlich.

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Prozesskostenmanagement sorgt für Transparenz beim Europäischen Patentamt
Prozesskostenmanagement sorgt für Transparenz beim Europäischen Patentamt
( Archiv: Vogel Business Media )

Um die Qualität der Datenaggregation und -bereinigung zu optimieren, entschied sich das EPA für die Einrichtung eines zentralen Data Warehouse, das sämtliche Daten zu den Anmelde- und Prüfprozessen enthält.

Die komplexen Vorgänge auf dem Weg zur Erteilung eines Patents so im Griff zu haben, dass sich Zeit- und Kostenaufwand für den Kunden, also den Patentanmelder, möglichst gering halten, ist die große Herausforderung des EPA. Jede Prüfung beginnt mit der Recherche des veröffentlichten Standes der Technik zum Zeitpunkt der Patentanmeldung. Im zweiten Schritt folgt die sogenannte Sachprüfung, die den technischen Unterschied der Neuanmeldung im Vergleich zum ermittelten Stand der Technik eingehend untersucht.

War er beispielsweise durch die Koppelung von zwei existierenden Technologien naheliegend, so kann keine Patenterteilung erfolgen. Manche Recherchen und Sachprüfungen sind einfach, andere äußerst aufwendig. Damit variieren die tatsächlichen Kosten für das Patenterteilungsverfahren von Anmeldung zu Anmeldung und von Standort zu Standort – vor allem, weil der Personaleinsatz unterschiedlich hoch ist.

Prozesse und Ressourcen analysieren

Das EPA wollte diese Kostenstruktur so transparent wie möglich machen: Wie verteilen sich die Kosten, aufgeschlüsselt unter anderem nach Verfahrensschritten und Standorten? Damit dies gelingt, muss analysiert werden, welche Prozesse welche Ressourcen erfordern und welche Kosten damit verbunden sind. Eine Aufgabe, die das alte Kostenrechnungssystem nicht so genau meistern konnte. So sollte mit der neuen Lösung beispielsweise sichtbar werden, wie sich die Kosten verteilen und wo die Ursachen liegen. Das konnte das bisherige System nicht unmittelbar leisten. Damit waren auch Steuerung und Beeinflussung von Kosten relativ eingeschränkt.

Deshalb hat sich das EPA entschieden, ein neues System für das Prozesskostenmanagement zu implementieren, das alle Kosten untersucht, die nicht direkt für Umsatz sorgen – eine Voraussetzung, um die Ausgaben optimal zu steuern. Denn nur wenn das EPA sichtbar machen kann, welche Ausgaben wofür und für welche Standorte anfallen, kann es Einsparpotenziale erkennen. Zugleich ist die Institution so in der Lage, ihre Gebühren besser an die realen Ausgaben anzupassen. Deshalb hat es nicht lange bis zum Startschuss und somit zum Bau des Data Warehouse gedauert.

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