Digitaler Austausch von Dokumenten [Gesponsert]

Prozesse beschleunigen, Papierflut eindämmen

| Autor: Stephan Leschke*

Dokumentenaustauschverfahren helfen, die Papierflut zu stoppen
Dokumentenaustauschverfahren helfen, die Papierflut zu stoppen (© Ferrari electronic)

Deutschland nimmt bei digitalen Behördengängen in der EU nur Platz 261 ein. Das muss sich schnell ändern. Denn das Onlinezugangsgesetz, OZG, verlangt bis 2022 eine vollständig digitale Abwicklung von Behördendiensten für Bürger und Unternehmen.

Verwaltungsleistungen müssen dann flächendeckend über Online-Verwaltungsportale angeboten werden. Im Idealfall werden diese anschließend digital und möglichst medienbruchfrei innerhalb der Verwaltung weiterverarbeitet.

Dazu ist ein durchgängiges Dokumentenmanagement erforderlich, das Bund, Länder und Kommunen umfasst. Einen wichtigen Beitrag können moderne Dokumentenaustauschverfahren dazu leisten. Mit Next Generation Document Exchange (NGDX) hat der Berliner UC-Hersteller Ferrari electronic einen neuen Standard für den schnellen und rechtssicheren ­Dokumentenaustausch in der IP-Welt geschaffen. Dieser ist als ­interoperabel und rechtssicher ­anerkannt und überträgt hybride Dokumente, die in Business-­Process-Management-Systeme integriert und automatisiert weiterverarbeitet werden können.

Moderner Dokumentenaustausch in der IP-Welt

Lange Zeit war die Faxtechnologie die einzige interdisziplinäre ­Methode zur Übermittlung von Dokumenten. Mit dem Wechsel von ISDN zu IP-basierten Systemen wird sie nun von NGDX abgelöst.

Der erste Schritt ist dabei die einfache, schnelle und rechtssichere Übertragung von Dokumenten in IP-Umgebungen. Die nächsten Schritte sind die Beibehaltung der einfachen Bedienung und die gleichzeitige Tiefenintegration in bestehende Unternehmensprozesse sowie die automatische Maschinenlesbarkeit durch Textextraktion auf Basis etablierter Standards. Formate wie ZUGFeRD 2.0 oder PDF/A, aber auch umfangreiche Dokumente können dann ohne Qualitätsverlust übermittelt werden. Auch eine geringe Schwarz-Weiß-Auflösung oder langsame Übertragung, wie sie beim Fax ­üblich waren, werden überwunden.

Automatisierte Dokumentenablage statt Archiv

Alle Dokumente, die nach modernem Standard übertragen werden, sind maschinenlesbar. Die im ­Dokument enthaltenen Informationen stehen digital zur Verfügung und können zur Weiterbearbeitung herangezogen werden. Bescheide oder Akten, die über NGDX versandt wurden, lassen sich schnell sortieren; Dokumente, auf denen eine Nummer steht, wandern ­automatisch in den richtigen digitalen Ordner des im Einsatz ­befindlichen Dokumentenmanagementsystems. Den zukünftigen über NGDX empfangenen Schriftwechsel archiviert das System ­automatisch in der entsprechenden Akte. Liegen alle Dokumente digital vor, führt das zu einheitlichen und vollständigen eAkten, die lückenlos alle relevanten Informationen enthalten.

Sichere Kommunikation

Sicherheit ist eine große Herausforderung bei der Digitalisierung von Verwaltungsprozessen. NGDX setzt hier auf End-to-End-Übertragung, die zusätzlich verschlüsselt oder digital signiert werden kann. Es ist keine zentrale Instanz wie etwa bei Cloud-Diensten ­involviert, die Daten abgreifen oder diese manipulieren könnte.

Besonders sensible Dokumente können optional über die Blockchain abgesichert werden. Der Weg der Daten ist dann lückenlos nachweisbar, Manipulationen von ­Dokumenten nicht mehr möglich. Ob Rechnungen, Bescheide oder ­Akten, Transaktionen können ­ohne letzten Zweifel bewiesen oder nachweisbar archiviert werden.

Fazit

Verwaltung attraktiv gestalten, Mitarbeiter entlasten – jetzt ist es Zeit, die Weichen für eine zukunftsfähige digitale Verwaltung zu ­stellen.

Moderne Dokumentenaustauschverfahren wie NGDX bilden die ­Basis für die Automatisierung von Verwaltungsprozessen. Diese werden vereinfacht und gleichzeitig rechtssicher dokumentiert.

*Der Autor: Stephan Leschke, Vorstandsvorsitzender Ferrari electronic AG

1Digital Economy and Society Index (DESI) der EU 2019

Weitere Informationen

zu den Produkten der Ferrari electronic AG erhalten Sie unter www.ferrari-electronic.de.

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