Kommunaler Gesamtabschluss

Projekterfahrungen anderer Kommunen nutzen

| Autor / Redakteur: Harald Frühwacht / Susanne Ehneß

Der Kommunale Gesamtabschluss ist mehr als die Summe der Einzelabschlüsse
Der Kommunale Gesamtabschluss ist mehr als die Summe der Einzelabschlüsse (Bild: IDL)

Der Kommunale Gesamtabschluss ist Neuland für viele Städte und Gemeinden. Durch die unterschiedlichen Terminvorgaben in den Ländern liegen inzwischen allerdings Erfahrungen mit der Umsetzung vor, von denen später startende Kommunen durchaus auch profitieren können.

Die Kommunen in Nordrhein-Westfalen haben beispielsweise ihren ersten Gesamtabschluss zum Stichtag 31.12.2010 erstellt und können daher sogar bereits über Folgeabschlüsse berichten.

Diese Erfahrungen bestätigen: Der Kommunale Gesamtabschluss ist ein fachlich anspruchsvolles Thema, und die erste Aufstellung kann entsprechend aufwändig werden. Besonders große Städte, bei denen umfassende Gesamtabschlüsse zu erwarten sind, sollten daher frühzeitig mit der Projektierung starten.

Die sorgfältige Planung lohnt sich aber, denn ein durchdachter Gesamtabschluss lässt sich in den Folgejahren mit wenig Aufwand fortführen, vor allem wenn eine passende Software die Konsolidierung durch automatisierte Routinen unterstützt. Auch erläuternde Dokumente wie der Konsolidierungs- oder Gesamtlagebericht können in Folgejahren als Vorlage verwendet werden; ihre Aktualisierung ist wesentlich einfacher als die Ersterstellung.

Einige Aspekte haben sich in den Einführungsprojekten als zentrale Erfolgsfaktoren herauskristallisiert:

  • Revisionssicherheit durch Profi-Software: Ein vermeintlich „sanfter Einstieg“ in die Konsolidierung mit einer Eigenentwicklung in vertrauter Excel-Umgebung kann sich schnell als Bumerang erweisen. Schon allein die Anforderungen des Rechnungsprüfungsamtes hinsichtlich Dokumentation und Nachvollziehbarkeit des rechtssicheren Abschlusses sowie die Kontinuität der Folgeabschlüsse können Excel-Lösungen kaum erfüllen. Es ist daher effektiver, von Anfang an in die Einführung einer zukunftsorientierten IT-Lösung statt in die Entwicklung pflegeintensiver Excel-Modelle zu investieren. Wie Anwender unserer Konsolidierungssoftware „IDLKONSIS“ berichten, sorgen auch in der Software enthaltene fachliche Parameter, die prozessorientierte Führung des Nutzers und die Plausibilitätsprüfungen bereits im ersten Jahr für effizientes Arbeiten und korrekte Ergebnisse, und in den Folgejahren sichern vorgegebene Automatismen die Kontinuität der Konzernrechnungslegung.
  • Fachwissen aufbauen: Der Kommunale Gesamtabschluss ist mehr als die bloße Addition der Einzelabschlüsse. Diese scheinbare Binsenweisheit kann sich im Projekt zur echten Herausforderung entwickeln: Je nach Größe und Komplexität der Kommune und der einbezogenen Betriebe kann sich ein heterogener Konsolidierungskreis ergeben, was bei der ersten Aufstellung des Gesamtabschlusses ein breites Fachwissen erfordert. Neben der Kernverwaltung sind Beteiligungen öffentlich-rechtlicher und privatrechtlicher Rechtsformen einzubeziehen, verschiedenste Informationstechnologien bei den Organisationseinheiten zu berücksichtigen sowie Unterschiede in der Rechnungslegung mit abweichenden Kontenplänen oder unterschiedlichen Bewertungsvorschriften zu beachten. Es ist daher sinnvoll, bei der Erstaufstellung erfahrene Konsolidierungsexperten hinzuzuziehen und „das Rad nicht neu zu erfinden“. Zugleich sollte jedoch intern Fachwissen aufgebaut und in entsprechenden organisatorischen Strukturen verankert werden. Außerdem sollte die gewählte Softwarelösung so konzipiert sein, dass sie einfach erlernbar ist und von der verantwortlichen Fachabteilung eigenständig gepflegt werden kann. Die Kombination aus kompetenter fachlicher Hilfe zur Aufstellung des Erst-Abschlusses und einer anwenderfreundlichen Software, die in den Folgejahren die eigenständige Durchführung der Konsolidierung ermöglicht, hat sich hinsichtlich nachhaltiger Qualität und Kosteneffizienz als vorteilhafte Lösung erwiesen.

    Harald Frühwacht, Geschäftsführer der IDL GmbH Mitte
    Harald Frühwacht, Geschäftsführer der IDL GmbH Mitte (Bild: IDL)

  • Alle Beteiligten ins Boot holen: Grundsätzlich ist es wichtig, möglichst früh mit der Projekteinrichtung zu starten, um die relevanten Fragen mit allen Beteiligten zu klären. Auch das Rechnungsprüfungsamt sollte frühzeitig einbezogen werden. Ein wichtiger Punkt zu Beginn ist die Abgrenzung des Konsolidierungskreises, damit die Betriebe informiert und die Ausgangslage analysiert werden können. Dabei geht es zum Beispiel um die Ermittlung der internen Lieferungs- und Leistungsbeziehungen als Vorbereitung zur Eliminierung von Forderungen und Verbindlichkeiten sowie Aufwendungen und Erträgen. Erfahrungsgemäß sind die Qualität der Intercompany-Salden und die damit einhergehende Abstimmung von Differenzen oder Fragestellungen bezüglich der Neubewertung von Gegenständen des Anlage- und Sachvermögens zeitaufwändig. Auch die Sensibilisierung der Beteiligungen im Hinblick auf die Qualität der Meldedaten und Termintreue ist immer wieder ein Thema. Die bisweilen schwierigen Verhandlungen in diesem Kontext sollten mit Rückendeckung geführt werden. Eine für alle Beteiligten verbindliche Gesamtabschlussrichtlinie ist dabei hilfreich.
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