Best Practice: eAkte

Projekt eBauakte der Stadt Heidelberg

| Autor: Ann-Marie Struck

Das Amt für Baurecht und Denkmalschutz der Stadt Heidelberg hat die eAkte eingeführt
Das Amt für Baurecht und Denkmalschutz der Stadt Heidelberg hat die eAkte eingeführt (© Thomas Reimer - stock.adobe.com)

Das Amt für Baurecht und Denkmalschutz der Stadt Heidelberg hat die medienbruchfreie, elektronische Akte eingeführt.

Neben der Neu-Einführung der eAkte mit elektronischer Signatur von secrypt wurde im Amt für Baurecht und Denkmalschutz in ­Heidelberg auch die digitale ­Migration von Altbeständen mit der Anwendungssoftware OTS ­umgesetzt. Die secrypt GmbH ­integriert zusammen mit OTS die Arbeitsplatzlösung „digiSeal®office“ für die personenbezogene elektronische Signatur in das Fachverfahren OK BAU. Baupläne, Gutachten von Sachverständigen und ­weitere Dokumente werden aus dem Fachverfahren OK BAU an „digiSeal®office“ übergeben und qualifiziert elektronisch signiert. Dabei entsteht ein PDF-Dokument für die eAkte. In diesem sind die Authentizität (Urhebernachweis) sowie die Integrität (Manipula­tionsnachweis) mit der digitalen ­Signatur gesichert.

Durch die Umstellung auf die ­digitale Akte kann die Dokumentation auf Papier gespart werden. Rainer Kern, zuständiger Projektleiter beim Amt für Baurecht und Denkmalschutz: „Die elektronische Akte ist in Heidelberg rechtlich maßgeblich. Bauakten auf Papier gehören bei der Stadt Heidelberg der Vergangenheit an.“

Je nach entsprechender Nutzerberechtigung sollen nun sämtliche Unterlagen und Bauanträge jederzeit elektronisch zur Einsicht zur Verfügung stehen. Aufgrund der qualifizierten elektronischen Signatur werde der höchstmögliche digitale Beweiswert umgesetzt. Damit würden alle Voraussetzungen an die Nachweisepflicht entsprechender Dokumente erfüllt. Durch die Digitalisierung werden darüber ­hinaus Freigabeprozesse beschleunigt, indem Dokumente nicht mehr per Postweg, sondern elektronisch ausgetauscht und versandt werden können.

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