IDC-Studie Print und Document Management: IT-Sicherheit hat höchste Priorität

Autor / Redakteur: Heidi Schuster / Heidi Schuster

Bei der von IDC durchgeführten Studie „Print und Document Management in Deutschland 2014“ kam heraus, dass deutsche Unternehmen eine bessere Unterstützung ihrer dokumentenintensiven Geschäftsprozesse sowie ein Höchstmaß an Sicherheit für geschäftskritische Informationen fordern.

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IDC vermutet, dass die IT-Sicherheit beim Print und Document Management wegen der NSA-Affäre für deutsche Unternehmen immer wichtiger wird.
IDC vermutet, dass die IT-Sicherheit beim Print und Document Management wegen der NSA-Affäre für deutsche Unternehmen immer wichtiger wird.
(© Helder Almeida - Fotolia.com)

Das Marktforschungsunternehmen IDC hat im November 2013 eine Befragung für die Studie „Print und Document Management in Deutschland 2014“ durchgeführt. Dabei wurden sowohl IT- als auch Business-Entscheider von 220 Unternehmen mit mindestens 200 Mitarbeitern zu aktuellen Trends und Plänen bei Maßnahmen zur Optimierung von dokumentenintensiven Geschäftsprozessen mittels Print und Document Management befragt.

Sicherheit an erster Stelle

Bereits vor zwei Jahren führte IDC eine Studie zum gleichen Thema durch. Damals landete das Thema IT-Sicherheit noch auf Platz zwei bei den Anforderungen an die IT. In der aktuellen Befragung kam heraus, dass die Gewährleistung der Sicherheit vor allem für die IT-Entscheider (69 Prozent) die höchste Priorität hat. Aber auch für 47 Prozent der Befragten aus den Fachbereichen steht die IT-Sicherheit an erster Stelle. Den Marktforschern zufolge hängt dieses Ergebnis mit der NSA-Affäre zusammen. Auf Platz zwei liegt bei den befragten IT-Entscheidern die Senkung der IT-Kosten (47 Prozent), während die Fachbereiche vor allem die bessere Unterstützung der Geschäftsprozesse (45 Prozent) und die schnellere Erfüllung neuer Anforderungen (40 Prozent) umgesetzt sehen wollen.

Mehr als ein Viertel der befragten deutschen Organisationen, vor allem aber öffentliche Behörden, haben bereits zusätzliche Maßnahmen zur Dokumentensicherheit ergriffen. Aus Branchensicht ist hier auch überdurchschnittlich häufig sicheres Drucken nach erfolgter Authentifizierung am Ausgabegerät wichtig, da die Option, in einem externen Online-Druck-Center Dokumente zu drucken eben aus Sicherheitsgründen nur sehr selten in Frage kommt.

Neben der IT-Sicherheit sind für die IT die wichtigsten Anforderungen beim Print und Document Management, dass die Geschäftsprozesse besser unterstützt werden.
Neben der IT-Sicherheit sind für die IT die wichtigsten Anforderungen beim Print und Document Management, dass die Geschäftsprozesse besser unterstützt werden.
(Quelle: IDC, Print und Document Management in Deutschland, 2014)

IDC zufolge kann mit Print und Document Management das breite Spektrum an Anforderungen in einem mehrstufigen Prozess erfüllt werden. Im ersten Schritt könnten die Druckkosten mittels Print Management reduziert werden. Im nächsten Schritt sollen mit Hilfe von Document Management zunächst Teilbereiche von dokumentenbasierten Abläufen verbessert, bevor im letzten Schritt die Geschäftsprozesse umfassend optimiert und automatisiert werden. Und genau hier liege nach Überzeugung von IDC immenses Potenzial, da ein Großteil der Geschäftsprozesse – von der Bestellung über die Rechnungslegung bis hin zum Personalwesen – dokumentenbasiert sei.

Wie viele der befragten Unternehmen ihre Druckerumgebung mittels Print Management betreiben, lesen Sie auf der nächsten Seite.

Einsatz von Print Management

Aktuell betreiben 37 Prozent der befragten deutschen Unternehmen ihre Druckerumgebung mittels Print Management. Knapp ein Drittel plant die Einführung von Print Management innerhalb der kommenden ein bis zwei Jahre und weitere 25 Prozent beschäftigen sich intensiv mit der Thematik. Aus diesem Umfrageergebnis geht laut IDC hervor, dass der Mittelstand das Potenzial offenbar nun erkannt hätte und sich intensiv damit auseinandersetze. Demnach würden sich die meisten Unternehmen noch auf Stufe zwei und auf dem Weg zu Stufe drei des skizzierten Modells befinden.

Aktuell betreiben 37 Prozent der befragten deutschen Unternehmen ihre Druckerumgebung mittels Print Management. Knapp ein Drittel plant die Einführung von Print Management innerhalb der kommenden ein bis zwei Jahre und weitere 25 Prozent beschäftigen sich intensiv mit der Thematik.
Aktuell betreiben 37 Prozent der befragten deutschen Unternehmen ihre Druckerumgebung mittels Print Management. Knapp ein Drittel plant die Einführung von Print Management innerhalb der kommenden ein bis zwei Jahre und weitere 25 Prozent beschäftigen sich intensiv mit der Thematik.
(Quelle: IDC, Print und Document Management in Deutschland, 2014)

IDC beobachtet zudem, dass sich die Anforderungen an Managed Print Services (MPS) im Vergleich zur Studie aus dem Jahr 2012 verändert haben. Nach wie vor wollen IT-Entscheider zwar vor allem die direkten Druck- (57 Prozent) und Betriebskosten (54 Prozent) senken. Allerdings ist aber sowohl bei den IT- (41 Prozent) als auch bei den Fachabteilungs-Verantwortlichen (42 Prozent) die Optimierung dokumentenintensiver Prozesse auf der Prioritätenliste nach oben gerückt.

Optimierung von Prozessen

Vor allem die Öffentliche Verwaltung verarbeitet überdurchschnittlich viele eingehende Papierdokumente. Eine Verbesserung dieser dokumentenintensiven Geschäftsprozesse mittels Document Management scheint unumgänglich und wurde IDC zufolge bereits überdurchschnittlich häufig mittels Document Solutions optimiert.

41 Prozent aller Befragten erwarten dadurch schnellere Abläufe. 39 Prozent haben die Anforderung, dass Dokumente und Informationen schneller gefunden werden können.

Viele Unternehmen haben IDC zufolge damit begonnen, Teilbereiche von dokumentenintensiven Prozessen mit Software und Services zu optimieren. So sind Funktionen zum Scannen und zur manuellen Weiterleitung von Dokumenten (78 Prozent), elektronische Formulare (54 Prozent) und elektronische Archivierung (44 Prozent) oder Lösungen für sicheres Drucken und Authentifizierung (40 Prozent) am häufigsten im Einsatz.

Die Zukunftsplanungen gehen allerdings noch einen Schritt weiter, der manuelle Aufwand bei Eingang, Verarbeitung und Ausgabe von Dokumenten soll deutlich verringert werden. So wollen 49 Prozent der Studienteilnehmer ECM-Software zur Automatisierung von Dokumentenprozessen, 45 Prozent Lösungen zum Scannen, Indexieren und automatischen Weiterleiten von Papierdokumenten sowie 45 Prozent den elektronischen Eingang von Dokumenten inklusive der automatischen Weiterbearbeitung in den kommenden zwölf bis 24 Monaten umsetzen. Vor allem die Öffentliche Verwaltung plant in den kommenden ein bis zwei Jahren Optimierungsmaßnahmen im Bereich Bürokommunikation.

Warum die Umsetzung von dokumentenbasierten Geschäftsprozessen schwierig ist, lesen Sie auf der nächsten Seite.

Schwierige Umsetzung

Diese geplanten Maßnahmen und Pläne klingen zunächst einmal vielversprechend. Allerdings hatten sich bereits in der IDC-Befragung im Jahr 2012 die damals befragten Firmen vorgenommen, den Automatisierungsgrad von Geschäftsprozessen binnen einer Zweijahresfrist zu erhöhen. Die Realität zeigt allerdings, dass viele Unternehmen in ihren Bemühungen noch nicht wesentlich weiter gekommen sind.

„Die Optimierung von dokumentenbasierten Geschäftsprozessen ist ein langwieriger Prozess. Hierbei müssen zahlreiche nicht-technische Hürden überwunden werden, deren Komplexität wurde offenbar in der Vergangenheit von vielen Stakeholdern unterschätzt“, erklärt Matthias Kraus, Analyst und Projektleiter bei IDC in Frankfurt. „Die IT-Abteilung ist daher gezwungen umzudenken und sich weiterzuentwickeln. Diese Erkenntnis ist nicht neu, dennoch erstaunt es, dass trotz dieses Wissens selbst in Zeiten des harten Wettbewerbs immer noch viel brachliegendes Potenzial zu identifizieren ist.“

Die vorliegenden Ergebnisse untermauern laut IDC diese Einschätzung, denn technische Barrieren wie etwa die aufwändige Implementierung von Document Solutions Software (23 Prozent) oder die Integration dieser Software-Tools mit Unternehmensapplikationen und Datenbanken (20 Prozent) im Rahmen der Prozessautomatisierung stellen nicht die einzigen Hürden dar.

Besonders die Zusammenarbeit von der IT und den Fachbereichen muss in deutschen Unternehmen optimiert werden.
Besonders die Zusammenarbeit von der IT und den Fachbereichen muss in deutschen Unternehmen optimiert werden.
(Quelle: IDC, Print und Document Management in Deutschland, 2014)

Zusätzlich müssen sich die Unternehmen auf prozessbezogene Maßnahmen wie die fehlende Transparenz der Abläufe (25 Prozent) konzentrieren. Komplexe IT-Systeme und Abläufe seien zunächst professionell zu analysieren und transparent darzustellen, um die Auswirkungen auf den Geschäftserfolg bewerten zu können. Erst nach dieser Analyse könne die Auswahl der passenden Optimierungsmaßnahmen und -Tools erfolgen. Die Anpassung und Konsolidierung der eigentlichen Prozesse auf organisatorischer Ebene ist nach Überzeugung von IDC ebenfalls ein entscheidender Hebel, um das Optimierungspotential auszuschöpfen.

Ernüchternd sei, dass lediglich 19 Prozent der Befragungsteilnehmer dies erkennen. Lösungsanbieter müssten sich entsprechend positionieren, um die internen IT-Abteilungen in diesem Punkt kompetent zu unterstützen. Die IT wiederum müsse endlich ihr angestammtes Rollenverständnis hinter sich lassen und sich neu aufstellen, so die Marktforscher.

Die größte Barriere

Eine enge Kooperation von IT und Geschäftsbereichen ist unumgänglich, erklärt IDC. Doch genau diese enge Zusammenarbeit stelle für 31 Prozent die größte Barriere dar. Die Fachbereiche würden der IT-Abteilung die Prozessoptimierung nicht immer zutrauen. Umgekehrt monieren die IT-Entscheider die fehlende Unterstützung des Managements und tun sich mit einer Vielzahl unterschiedlicher Ansprechpartner in den verschiedenen Unternehmensbereichen und der daraus resultierenden Komplexität schwer. □

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