IDC-Studie

Print und Document Management: IT-Sicherheit hat höchste Priorität

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Schwierige Umsetzung

Diese geplanten Maßnahmen und Pläne klingen zunächst einmal vielversprechend. Allerdings hatten sich bereits in der IDC-Befragung im Jahr 2012 die damals befragten Firmen vorgenommen, den Automatisierungsgrad von Geschäftsprozessen binnen einer Zweijahresfrist zu erhöhen. Die Realität zeigt allerdings, dass viele Unternehmen in ihren Bemühungen noch nicht wesentlich weiter gekommen sind.

„Die Optimierung von dokumentenbasierten Geschäftsprozessen ist ein langwieriger Prozess. Hierbei müssen zahlreiche nicht-technische Hürden überwunden werden, deren Komplexität wurde offenbar in der Vergangenheit von vielen Stakeholdern unterschätzt“, erklärt Matthias Kraus, Analyst und Projektleiter bei IDC in Frankfurt. „Die IT-Abteilung ist daher gezwungen umzudenken und sich weiterzuentwickeln. Diese Erkenntnis ist nicht neu, dennoch erstaunt es, dass trotz dieses Wissens selbst in Zeiten des harten Wettbewerbs immer noch viel brachliegendes Potenzial zu identifizieren ist.“

Die vorliegenden Ergebnisse untermauern laut IDC diese Einschätzung, denn technische Barrieren wie etwa die aufwändige Implementierung von Document Solutions Software (23 Prozent) oder die Integration dieser Software-Tools mit Unternehmensapplikationen und Datenbanken (20 Prozent) im Rahmen der Prozessautomatisierung stellen nicht die einzigen Hürden dar.

Besonders die Zusammenarbeit von der IT und den Fachbereichen muss in deutschen Unternehmen optimiert werden.
Besonders die Zusammenarbeit von der IT und den Fachbereichen muss in deutschen Unternehmen optimiert werden.
(Quelle: IDC, Print und Document Management in Deutschland, 2014)

Zusätzlich müssen sich die Unternehmen auf prozessbezogene Maßnahmen wie die fehlende Transparenz der Abläufe (25 Prozent) konzentrieren. Komplexe IT-Systeme und Abläufe seien zunächst professionell zu analysieren und transparent darzustellen, um die Auswirkungen auf den Geschäftserfolg bewerten zu können. Erst nach dieser Analyse könne die Auswahl der passenden Optimierungsmaßnahmen und -Tools erfolgen. Die Anpassung und Konsolidierung der eigentlichen Prozesse auf organisatorischer Ebene ist nach Überzeugung von IDC ebenfalls ein entscheidender Hebel, um das Optimierungspotential auszuschöpfen.

Ernüchternd sei, dass lediglich 19 Prozent der Befragungsteilnehmer dies erkennen. Lösungsanbieter müssten sich entsprechend positionieren, um die internen IT-Abteilungen in diesem Punkt kompetent zu unterstützen. Die IT wiederum müsse endlich ihr angestammtes Rollenverständnis hinter sich lassen und sich neu aufstellen, so die Marktforscher.

Die größte Barriere

Eine enge Kooperation von IT und Geschäftsbereichen ist unumgänglich, erklärt IDC. Doch genau diese enge Zusammenarbeit stelle für 31 Prozent die größte Barriere dar. Die Fachbereiche würden der IT-Abteilung die Prozessoptimierung nicht immer zutrauen. Umgekehrt monieren die IT-Entscheider die fehlende Unterstützung des Managements und tun sich mit einer Vielzahl unterschiedlicher Ansprechpartner in den verschiedenen Unternehmensbereichen und der daraus resultierenden Komplexität schwer. □

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