IDC-Studie

Print und Document Management: IT-Sicherheit hat höchste Priorität

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Einsatz von Print Management

Aktuell betreiben 37 Prozent der befragten deutschen Unternehmen ihre Druckerumgebung mittels Print Management. Knapp ein Drittel plant die Einführung von Print Management innerhalb der kommenden ein bis zwei Jahre und weitere 25 Prozent beschäftigen sich intensiv mit der Thematik. Aus diesem Umfrageergebnis geht laut IDC hervor, dass der Mittelstand das Potenzial offenbar nun erkannt hätte und sich intensiv damit auseinandersetze. Demnach würden sich die meisten Unternehmen noch auf Stufe zwei und auf dem Weg zu Stufe drei des skizzierten Modells befinden.

Aktuell betreiben 37 Prozent der befragten deutschen Unternehmen ihre Druckerumgebung mittels Print Management. Knapp ein Drittel plant die Einführung von Print Management innerhalb der kommenden ein bis zwei Jahre und weitere 25 Prozent beschäftigen sich intensiv mit der Thematik.
Aktuell betreiben 37 Prozent der befragten deutschen Unternehmen ihre Druckerumgebung mittels Print Management. Knapp ein Drittel plant die Einführung von Print Management innerhalb der kommenden ein bis zwei Jahre und weitere 25 Prozent beschäftigen sich intensiv mit der Thematik.
(Quelle: IDC, Print und Document Management in Deutschland, 2014)

IDC beobachtet zudem, dass sich die Anforderungen an Managed Print Services (MPS) im Vergleich zur Studie aus dem Jahr 2012 verändert haben. Nach wie vor wollen IT-Entscheider zwar vor allem die direkten Druck- (57 Prozent) und Betriebskosten (54 Prozent) senken. Allerdings ist aber sowohl bei den IT- (41 Prozent) als auch bei den Fachabteilungs-Verantwortlichen (42 Prozent) die Optimierung dokumentenintensiver Prozesse auf der Prioritätenliste nach oben gerückt.

Optimierung von Prozessen

Vor allem die Öffentliche Verwaltung verarbeitet überdurchschnittlich viele eingehende Papierdokumente. Eine Verbesserung dieser dokumentenintensiven Geschäftsprozesse mittels Document Management scheint unumgänglich und wurde IDC zufolge bereits überdurchschnittlich häufig mittels Document Solutions optimiert.

41 Prozent aller Befragten erwarten dadurch schnellere Abläufe. 39 Prozent haben die Anforderung, dass Dokumente und Informationen schneller gefunden werden können.

Viele Unternehmen haben IDC zufolge damit begonnen, Teilbereiche von dokumentenintensiven Prozessen mit Software und Services zu optimieren. So sind Funktionen zum Scannen und zur manuellen Weiterleitung von Dokumenten (78 Prozent), elektronische Formulare (54 Prozent) und elektronische Archivierung (44 Prozent) oder Lösungen für sicheres Drucken und Authentifizierung (40 Prozent) am häufigsten im Einsatz.

Die Zukunftsplanungen gehen allerdings noch einen Schritt weiter, der manuelle Aufwand bei Eingang, Verarbeitung und Ausgabe von Dokumenten soll deutlich verringert werden. So wollen 49 Prozent der Studienteilnehmer ECM-Software zur Automatisierung von Dokumentenprozessen, 45 Prozent Lösungen zum Scannen, Indexieren und automatischen Weiterleiten von Papierdokumenten sowie 45 Prozent den elektronischen Eingang von Dokumenten inklusive der automatischen Weiterbearbeitung in den kommenden zwölf bis 24 Monaten umsetzen. Vor allem die Öffentliche Verwaltung plant in den kommenden ein bis zwei Jahren Optimierungsmaßnahmen im Bereich Bürokommunikation.

Warum die Umsetzung von dokumentenbasierten Geschäftsprozessen schwierig ist, lesen Sie auf der nächsten Seite.

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