Best Practice: Postverarbeitung

Posteingang mit hohem Verteilungspotenzial

| Autor / Redakteur: Andrea Bauer / Ann-Marie Struck

Mit Hilfe von image2date wird der Posteingang in Verwaltungen automatisiert
Mit Hilfe von image2date wird der Posteingang in Verwaltungen automatisiert (© tbcgfoto - stock.adobe.com)

Der Postumfang ist in vielen Verwaltungen immens und zeitintensiv. Das Oberverwaltungsgericht Berlin-Brandenburg automatisiert den Posteingang der Verwaltung mit „image2data“.

Das Oberverwaltungsgericht (OVG) in Berlin-Brandenburg ist in erster Instanz für die verschiedensten Sachbereiche zuständig. Als Rechtsmittelgericht für die Verwaltungsgerichte (VG) Berlin und Brandenburg entscheidet es über Berufungen, Beschwerden und Eilbeschlüsse der unterstellten Verwaltungsgerichte. Um den immensen Arbeitsaufwand zu bewältigen, ist ein einwandfrei funktionierendes, schnelles Postwesen unumgänglich. Die Briefpost muss mit möglichst geringem Aufwand sofort nach dem Eingang sortiert und verteilt werden. Dem OVG dient als Ablage- und Workflow-Lösung das Dokumentenmanagementsystem VISkompakt.

Digitalisierung der Postverarbeitung als besondere Herausforderung

Als zentraler Baustein für die digitalisierte Aktenführung dient das Dokumentenmanagementsystem VISkompakt. Um das System effektiv zu nutzen, ist eine strukturierte Verarbeitung der täglichen Eingangspost nötig. Zu den Hauptanforderungen gehört neben der Zuverlässigkeit und einer einfachen Handhabung, vor allem die Fähigkeit bis dato unbekannte Dokumente sinnvoll zuzuordnen. Die Eingangspost sollte bis 11 Uhr an die entsprechenden Stellen verteilt sein.

Claudia Radtke, die Projektleiterin der EDEV OVG, sagte dazu: „Wir haben einige Zeit recherchiert, um eine leistungsfähige, aber auch bezahlbare Data-Capture-Lösung zur Umsetzung unserer digitalen Poststelle zu finden. Die Flexibilität der Lösung und die angenehme Zusammenarbeit mit norpa haben uns bereits während einer Testphase überzeugt. Unsere Wünsche und Anforderungen wurden einfach verstanden und umgesetzt.“

Aus Sicht der Projektleitung ist der wichtigste Punkt ein zuverlässiger Umgang mit zuvor unbekannten Dokumenten. Laut Radtke lassen sich neue Formulare und Layouts in der Praxis nicht ohne Problem einführen. Bezüglich der Kosten sagte Radtke: „Das Lizenzmodell mit festen, planbaren Kosten hat überzeugt und die Entscheidung für image2data als flexible Lösung für das Document Input Management zusätzlich begünstigt.“

So simpel und doch so kompliziert

Die norpa GmbH wählte als Lösung für das OVG einen Scan-Arbeitsplatz zur Posteingangserfassung mit einem image2data Runtime-Modul und einem Server mit norpaOCR sowie image2data AddOns für PDF-Export, XMLExport und FileHandling. Die Trennung von Scanstapeln basiert auf Barcodes, aus den gescannten Dokumenten werden durchsuchbaren PDF-Dateien im Langzeitarchiv-Format PDF/A-1b. Das System erkennt Metadateien sowie das erstellt PDFs. Es importiert die Daten in das Dokumentenmanagementsystem VISkompakt. Auf den ersten Blick liegt der Hauptnutzen für das OVG in der zukunftsweisenden Standardlösung image2data für flexibles Data Capture sowie einer zuverlässigen Texterkennung.

Bei image2data geht es um den Erhalt der kompletten Updatefähigkeit trotz individueller Anpassung von spezifischen Prozessen. Dabei muss die integrierte Lösung die besonderen Anforderungen an die Poststelle erfüllen. Bei der Planung und Umsetzung arbeitet die Projektleitung des OVG eng mit dem Lösungsanbieter zusammen. Durch den Einsatz des speziellen Lizenzmodells sind die Lizenzkosten für das Gericht kalkulierbar.

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