Großformatige und gebundene Dokumente integriert

Posteingang ganzheitlich­ digitalisiert

| Autor / Redakteur: Advertorial / Susanne Ehneß

Posteingang: Eine Lösung für alle Dokumentenformate
Posteingang: Eine Lösung für alle Dokumentenformate (Bild: Zeutschel)

Zeutschel präsentiert zusammen mit Janich und Klass eine Digitalisierungslösung für stark heterogenes Beleggut. So können in ­einem Arbeitsgang sowohl Einzelseiten in der Stapelverarbeitung als auch großformatige und gebundene Dokumente – wie technische Zeichnungen oder geöste Verträge – digital erfasst werden.

Die Digitalisierung des Posteingangs sorgt für große Kosten­einsparungen und Optimierungspotenziale. Für die produktive ­Erfassung von Einzelblättern sind Dokumentenscanner die erste Wahl. Doch was, wenn im Posteingang wichtige Vorlagen in größeren Formaten vorliegen oder Dokumente geheftet, geöst oder gesiegelt sind? Dann müssen diese separat erfasst werden, was eine durchgängige und ganzheitliche Posteingangs-Digitalisierung verhindert.

Zwei Scanner von einem Profil aus ansteuern

Genau an diesem Punkt setzt die neue Lösung von Zeutschel und Janich & Klass an. Sie besteht aus zwei Scansystemen, dem Zeutschel Overhead-Scanner ‚zeta Office’ und einem Modell der XINO Dokumentenscanner-Familie sowie der Scansoftware DpuScan.

Die Scansoftware enthält alle Funktionen zur Scanner-Steuerung, Imagebearbeitung und Speicherung der gescannten Bilder. Die Software ist sowohl für zentrale Scanlösungen mit großem Belegvolumen als auch für dezentrales, abteilungsbezogenes Arbeiten konzipiert.

Die neue Version 6.01 ermöglicht es, zwei unterschiedliche Scansysteme aus einem Scanprofil heraus anzusteuern. Der Anwender wechselt einfach per Tastendruck im gewählten Profil zwischen den beiden Scannern. So können zunächst die Einzelblätter stapel­weise bis zum Sonderformat eingescannt werden. Per Klick kommt man dann einfach zum Overhead-Scanner, digitalisiert das Sonderformat und wechselt danach per Tastendruck zurück zum Dokumentenscanner, um den Rest des Stapels zu verarbeiten.

Auf diese Weise liegen alle Unterlagen eines Vorgangs fortlaufend in einem Verzeichnis in digitaler Form vor. Ein aufwändiges Nachbearbeiten des Belegstapels an ­einem anderen Scan-Arbeitsplatz inklusive Umsortieren der Reihenfolge oder das Einfügen und Ersetzen eines Platzhalter-Papiers entfallen komplett.

Leistungsstarke ­Scansysteme

Die zum Einsatz kommenden Scansysteme von Zeutschel und Janich & Klass sind auf Effektivität und Produktivität ausgelegt. So verfügen XINO Scanner über zahlreiche effizienzsteigernde Funktionali­täten. Dazu gehört das einzigartige materialschonende Papiertransportsystem genauso wie das ­Wechselfedersystem für wahlweise Papieranlage linksseitig oder mittig.

Zusätzlich verfügen die ­Geräte über ein dynamisch variables Geschwindigkeitskonzept sowie über zwei getrennte Belegausgabefächer mit Sortierfunktion.

Der Zeutschel zeta Office bietet ein innovatives Scanprinzip für mehr Arbeits- und Kosteneffizienz bei der Digitalisierung gebundener ­Dokumente. Diese verbleiben aufgeschlagen auf der Vorlagenfläche liegen, der Scan erfolgt von oben. Für den nächsten Scan lässt sich bequem umblättern.

Die intelligente Betriebssoftware liefert ein optimales Ergebnis gleich beim ersten Scan. Störende Elemente wie aufgeklebte Post-its oder Heftklammern werden automatisch aus dem Bild retouchiert und schief angelegte Seiten gerade gerückt. Über integrierte Ausgabe- und Import-Funktionen können Dokumente auch ­direkt vom zeta automatisiert in die e-Akte oder das elektronische Archiv importiert werden.

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