Verwaltungsmodernisierung und EU-Dienstleistungsrichtlinie

Plattform für europaweiten Dienstleistungstransfer

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Die Plattform steuert den Gesamtablauf

Die Kooperationspartner haben auf Basis von cit intelliForm, einer universellen Plattform für Formular- und Prozess-Management, eine Lösung zur Umsetzung konzipiert und realisiert – vor der Herausforderung, eine sichere elektronische Zusammenarbeit aller am Prozess Beteiligten zu ermöglichen und die Prozess-Integration in einer uneinheitlichen IT-Landschaft zu realisieren. Um die einzelnen technischen Komponenten im Rahmen einer serviceorientierten Architektur (SOA) zu verbinden, hat die cit GmbH eine elektronische Kooperationsplattform entwickelt, die diese Anforderung mehr als erfüllt.

Durch eine „semantische Modellierung“ der Prozesse auf deren Basis die Anwendung automatisch generiert wird, stehen den Anwendern bei noch unklaren Rahmenbedingungen in einer heterogenen IT-Landschaft die Werkzeuge zur Verfügung, mit denen die Anforderungen der Richtlinie erfüllt werden.

Kernelement und Basistechnologie für die elektronische Kooperationsplattform ist cit intelliForm, die eine webbasierende Kollaboration zwischen den Beteiligten ermöglicht. Dies schließt den Antragsteller, den EAP und die zuständigen Stellen in der Verwaltung ein oder auf der Plattform zusammen und ermöglicht eine Steuerung und Unterstützung in der Kommunikation zwischen allen am Verfahren Beteiligten. Dabei zielt die Lösung nicht darauf ab, etablierte Fachverfahren abzulösen oder einzelne Prozesse zu ersetzen, sondern bindet diese organisatorisch mit in das System ein.

Es besteht auch keine Pflicht für die Anbieter solcher Verfahren, ihre Lösungen direkt elektronisch in die Kooperationsplattform einzubinden. Die Plattform steuert vielmehr den Gesamtablauf bis zur abschließenden Genehmigung, überwacht Fristen und sorgt für die zeitgerechte Information aller Beteiligten.

Arbeit in virtuellen Bereichen

Die wichtigste Besonderheit dieser Lösung ist ihre grafische, semantische Modellierung des Informationsflusses. Dadurch orientiert sich dieser Ansatz – im Gegensatz zu anderen – wesentlich stärker am späteren Nutzer der Anwendung. Den Kern der Umsetzung bildet die Web-basierende Kollaboration zwischen den Beteiligten: Dienstleister (Antragsteller), Einheitlicher Ansprechpartner und zuständige Stellen der Verwaltung.

Um allen Beteiligten den Zugang zu den Funktionen und Aufgaben übersichtlich darzustellen, gibt es für jede Beteiligungsart virtuelle Bereiche. In diesen werden alle für den jeweiligen Fall notwendigen Statusinformationen, Aktionen, Beschreibungen, Formulare und Bescheide übersichtlich dargestellt.

Der Dienstleister registriert sich an der Plattform, initiiert sein Vorhaben und wickelt zunächst die Antragsformalitäten ab. Die aufgabenorientierte Benutzerführung hilft dabei, die erforderlichen Unterlagen anhand von komfortablen Formular-Assistenten schrittweise zusammenzustellen.

Die Antragsunterlagen werden dem zuständigen Einheitlichen Ansprechpartner als Vorgang zugestellt und von diesem geprüft. Der EAP kann fehlende oder falsche Unterlagen mit direkter Unterstützung des Systems nachfordern. Auch hier greift die Aufgabenorientierung.

Nach Freigabe durch den EAP werden die zuständigen Stellen der Verwaltung in den Genehmigungsprozess einbezogen. Dies erfolgt schrittweise und optimiert, sodass möglichst viele Aktivitäten gleichzeitig ablaufen. Die einzelne zuständige Stelle erhält je nach Konfiguration die Antragsunterlagen über verschiedene Kanäle.

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