Digitale Verwaltungsarbeit in Mecklenburg-Vorpommern[Gesponsert]

Pilotbehörde wird zum Vorreiter

Am Ende einer erfolgreichen Digitalisierung steht der medienbruchfreie Verwaltungsprozess
Am Ende einer erfolgreichen Digitalisierung steht der medienbruchfreie Verwaltungsprozess (© DVZ)

Bereitgestellt von

Das Konzept „Digitale Verwaltung 2020“ sieht vor, dass Bürger und Wirtschaft bis 2020 mit Behörden elektronisch kommunizieren können. Großer Nachholbedarf besteht vor allem bei der Digitalisierung von Verwaltungsprozessen und Workflows für die E-Akte.

Am Ende einer erfolgreichen Transformation steht der medienbruchfreie Geschäfts- bzw. Ver­waltungsprozess. Gelingt es, ihn wirksam mit IT zu unterstützen, effizient und kostenwirksam zu ­organisieren und der Nachvollziehbarkeit des Verwaltungshandelns gerecht zu werden, dann ist die ­Digitalisierung der Verwaltungsarbeit gelungen.

Ziel ist es, Medienbrüche nach Möglichkeit gänzlich zu vermeiden und einen digitalen Prozess von der Entstehung bis zur Archivierung zu etablieren. Richtig leistungsfähig wird eine E-Akte damit erst durch die Integration von IT-gestützten Fachverfahren.

Das Landesbesoldungsamt als Vorreiter in M-V

Wie dieser Prozess in der Praxis funktionieren kann, zeigt das Projekt­ „BEATA“ („Bezügedaten elektronisch anweisen, transportieren und aufbewahren“). In dessen Rahmen führte die DVZ M-V GmbH gemeinsam mit dem Landesbesoldungsamt M-V im Jahr 2014 die elektronische Zahlfall­akte in der Behörde ein. Dazu musste die bisherige Papier-Zahlfallakte mithilfe eines Dokumentenmanagementsystems in eine elektronische Form überführt werden. Dieses ergänzte der IT-Dienstleister des Landes Mecklenburg-Vorpommern um eine beweissichere Langzeitspeicherung nach TR-ESOR ­sowie um eine Scan-Lösung zur Digitalisierung von Posteingängen und Bestandsakten.

Dienststellen- und Mitarbeiterportal

Die Konformität der ScanLösung nach TR-03138 (RESISCAN) bestätigte das BSI mit einem Zertifikat. 2014 erfolgte die Anbindung des Fachverfahrens „Besoldung, Vergütung, Löhne“ (BVL) an die elektronische Zahlfallakte. In einem weiteren Schritt wurde die ­papierorientierte Antragstellung und -bearbeitung durch dialog­orientierte Verfahren ersetzt und damit die Volldigitalisierung des Landesbesoldungsamtes M-V auf den Weg gebracht. Im „Dienststellenportal“ haben rund 170 personalführende Dienststellen des Landes die Möglichkeit, die bezügerelevanten Anordnungen für die Bediensteten elektronisch an das Landesbesoldungsamt M-V zu übermitteln. Diese Informationen werden zum Teil in Form von ­Listen- und Sammeldateien aggregiert und über das „Dienststellenportal“ direkt an das Fachverfahren BVL zur Berechnung weitergeleitet.

Alle übrigen Anordnungen stehen sofort in der elektronischen Zahlfallakte zur weiteren Bearbeitung durch das Landesbesoldungsamt M-V zur Verfügung.

Mitte dieses Jahres konnte auch das „Mitarbeiterportal“ erfolgreich eingeführt werden. Schritt für Schritt können hier alle Bediensteten der Landesverwaltung ihre Anträge (z. B. Beihilfeanträge) direkt vom heimischen PC via Internet einreichen. Das gesicherte „Mitarbeiterportal“ stellt die Kommunikationsverbindung zum Fachverfahren BVL und zur elektronischen Akte her. Darüber hinaus können Bescheide, Bescheinigungen und Abrechnungsinformationen elektronisch an den Nutzer übergeben werden.

Mit BEATA ist es erstmalig gelungen, die E-Akte ganzheitlich abzubilden. Das Pilotprojekt ist beispielgebend und dient aufgrund seiner modularen Architektur ­späteren Umsetzungsszenarien als Vorlage.

copyright

Dieser Beitrag ist urheberrechtlich geschützt. Sie wollen ihn für Ihre Zwecke verwenden? Infos finden Sie unter www.mycontentfactory.de (ID: 44930248 / Fachanwendungen)