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KGSt Personaleinsatz im Krisenfall effektiv steuern

| Autor: Manfred Klein

Die Wichtigkeit der kommunalen Daseinsvorsorge wird gerade in Coronazeiten auch den Bürgerinnen und Bürgern deutlich bewusst. Doch diese Daseinsvorsorge auch in Krisenzeiten aufrecht zu erhalten, setzt voraus, dass in den Öffentlichen Verwaltungen auch genug Personal zur Verfügung steht – gerade in Zeiten einer Pandemie ein wichtiger Aspekt. Die KGSt hat daher in Zusammenarbeit mit dem Start-up Polyteia einen Werkstattbericht zu einem Datenmodell im Pandemiefall entwickelt.

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In Krisenzeiten ist es zwingend, genügend Personal vorhalten zu können – gerade für die Öffentliche Verwaltung. IT und vorausschauende Planung legen dafür den Grundstein
In Krisenzeiten ist es zwingend, genügend Personal vorhalten zu können – gerade für die Öffentliche Verwaltung. IT und vorausschauende Planung legen dafür den Grundstein
(© elenabsl - stock.adobe.com)

Zur Zielsetzung des Werkstattberichts erklären die Autoren: „Damit die Öffentliche Verwaltung auch in Zeiten des Sars-CoV-2-Virus leistungsfähig ist und die kommunale Daseinsvorsorge aufrechterhalten werden kann, ist es von zentraler Bedeutung, dass in den Kommunen die wesentlichen Prozesse ‚laufen‘ und sie sehr kurzfristig auf neue Entwicklungen reagieren können. Hierzu muss insbesondere das entsprechende Personal verfügbar sein.“

Marc Groß, Programmbereichsleiter der KGSt, erklärte dazu gegenüber eGovernment Computing: „COVID-19 hat uns gezeigt, wie wichtig es ist, zum richtigen Zeitpunkt die richtigen Daten zur Steuerung zur Verfügung zu haben. Die Krise hat uns aber auch gelehrt, dass wir deutlich mehr in ein professionelles Datenmanagement investieren müssen; um wirksam zu steuern. Das setzt voraus, dass Prozesse und Daten gemeinsam betrachtet werden. Dafür reicht es nicht, Prozess- und Datenmanagement erst im Krisenfall anzugehen, vielmehr handelt es sich dabei um eine kontinuierliche Aufgabe, die zentrale Standards braucht – nicht nur lokal, sondern auch im föderalen System.“

Datenmanagement in der Krise

Ein solcher Ansatz braucht jedoch Vorbereitung. Insbesondere die erforderlichen organisatorischen und personalwirtschaftlichen Entscheidungen müssen schon geklärt sein, ehe es zur Krise kommt. Gleiches gilt für die Daten, die es im Krisenfall erlauben, sinnvolle Entscheidungen zu treffen.

Der Werkstattbericht der KGSt soll nun zeigen, wie ein Datenmodell im Pandemiefall für den Personaleinsatz prioritärer Leistungen einer Kommune aussehen könnte. Dazu heißt es vonseiten der KGSt: „Insbesondere die Auswertung von Daten aus dem personalwirtschaftlichen Fachverfahren in Verbindung mit der Priorisierung von Leistungen beziehungsweise Prozessen macht es möglich, die Funktionsfähigkeit der Verwaltung zu erhalten und wirksam zu handeln.“

Das behandelte Praxisbeispiel zeige zudem auch, dass eine Standardisierung von Datenfeldern und eine Zuordnung zu Prozessen mit Blick auf die Heterogenität an Fachverfahren und Anwendern notwendig sind. Hier könne ein Ordnungsrahmen für Verwaltungsdaten, so die KGSt-Autoren, die zentrale Grundlage schaffen.

Personaleinsatz effektiv steuern

Um im Krisenfall also handlungsfähig zu bleiben, müssen die Verwaltungen in der Lage sein, Personaldaten entsprechend funktional, bestimmten krisenrelevanten Produkten und Leistungen zuordnen zu können. Zur Umsetzung schlägt die KGSt vor, auf die in ihrem Prozesskatalog verankerten Leistungen als Ordnungsmerkmal zurückzugreifen. „Im Bereich Personalverwaltung ist es wichtig, dass Personaldaten eines Mitarbeitenden mit dem Ordnungsmerkmal versehen werden, das dem Produkt im KGSt-Prozesskatalog entspricht. Wenn die Datenfelder an den Ordnungsmerkmalen – wie zum Beispiel Leistungen wie etwa ‚personenbezogener Infektionsschutz‘ – orientiert sind, können durch aggregierte Daten zielgenaue Aussagen zur Personalaufstellung in krisenrelevanten Tätigkeitsbereichen getroffen werden. Fast alle Organisationseinheiten in der Öffentlichen Verwaltung erbringen Leistungen, die auch im Krisenfall relevant bleiben oder sogar höher priorisiert werden.“

Würden die beschriebenen Daten sorgfältig aufgenommen und aufbereitet, ließen sich daraus, so die KGSt, Kennzahlen für die strategische und operative Steuerung generieren. Digital unterstützt könnten diese Auswertungen automatisiert werden und würden somit weniger Ressourcen als manuelle Auswertungen binden. So könne eine Kommune mit der entsprechenden Datengrundlage folgende Kennzahlen (siehe Kasten) regelmäßig aktualisiert und reproduzierbar im Blick behalten:

Fazit

Als Fazit ihres Werkstattberichtes halten die Autoren fest: „Das Beispiel Personalsteuerung im Pandemiefall zeigt: Ein zentrales kommunales Datenmanagement macht Entscheiderinnen und Entscheider schnell handlungsfähig. Dies gilt nicht nur in Krisenzeiten. Um den größtmöglichen Nutzen aus in Prozessen generierten Verwaltungsdaten zu ermöglichen, müssen Datenfelder einzelnen Produkten, Leistungen und Prozessen zugeordnet, katalogisiert und standardisiert werden.“

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