iCAS-Systeme bieten als Archiv-Middleware Sicherheit, Flexibilität und Schnelligkeit Performanz für die Langzeitarchivierung

Redakteur: Gerald Viola

Die Langzeitarchivierung ist für den Öffentlichen Sektor ebenso wie für Wirtschaftsunternehmen ein wichtiger Baustein im Umgang mit Dokumenten, Informationen und Unterlagen. Das hohe Dokumentenaufkommen in Behörden und Öffentlichen Einrichtungen muss jedoch damit in Einklang gebracht werden, dass sich Anträge, Korrespondenz, Bescheide und ähnliches schnell wieder auffinden lassen.

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Viele der Öffentlichen Verwaltungen und Institutionen haben für das Dokumentenmanagement daher Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM) eingeführt, die es ermöglichen, einfach und komfortabel am Arbeitsplatz zu recherchieren und per Mausklick Unterlagen aufzurufen. Damit steigt zum einen die Zufriedenheit der Mitarbeiter, zum anderen aber auch die der Bürger: Die Auskunftsqualität verbessert sich, und Anfragen an Behörden werden sowohl telefonisch als auch vor Ort schneller bearbeitet.

Für Entscheider zählt darüber hinaus, dass die Langzeitarchivierung der im ECM verwalteten Daten revisionssicher ist. Dokumente dürfen nicht veränderbar sein, damit sie beispielsweise in Rechtsfällen als Beweismittel anerkannt werden. In vielen öffentlichen Bereichen erfüllten bisher Jukeboxen mit optischen Speichermedien die Zwecke der Langzeitarchivierung.

Diese Systeme werden jedoch von vielen Herstellern nicht mehr supportet und sind technisch überholt, da die Zugriffszeiten auf Archivdaten nicht mehr den heutigen Anforderungen genügen und es häufig zu mechanischen Problemen beim Laden der Speichermedien kommt. Lange Wartezeiten von bis zu mehreren Minuten können so entstehen und zu Unmut bei den Anwendern führen.

Sollen performantere Archiv-Systeme zum Einsatz kommen, setzen Behörden und Ämter meist auf Festplattensysteme. Hier sind die Dokumente zwar sofort im unmittelbaren Zugriff, jedoch war der Einsatz solcher meist proprietäter Systeme bisher mit sehr hohen Anschaffungs- und Betriebskosten verbunden. Es erhöhen sich weiterhin die Kosten und der Administrationsaufwand, wenn für mehrere Informationssysteme parallele Lösungen für die Langzeitarchivierung betrieben werden müssen.

Die Verwaltung braucht schnelle Informationen

Vor diesem Hintergrund werden im öffentlichen Sektor immer stärker performante und dabei flexible Langzeitarchivierungslösungen gefordert. Mit der hardwareunabhängigen Middleware iCAS hat der Landkreis Goslar eine solche leistungsfähige Lösung im Einsatz. Nachdem die zuvor eingesetzte Jukebox immer wieder Probleme bereitet hatte, wurde im Landratsamt im Bereich der Kfz-Zulassung das System von iTernity eingeführt.

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Zusammen mit der Enterprise-Content-Management-Plattform OS.ECM von Optimal Systems ermöglicht iCAS den Beschäftigten der Landkreisverwaltung einen komfortablen und sicheren Umgang mit Dokumenten über deren gesamten Lifecycle hinweg – mit zuverlässigem und schnellem Zugriff auf alle Informationen.

Eine Zertifizierung von iCAS für OS.ECM gewährleistet eine reibungslose Zusammenarbeit der beiden Systeme. iCAS ist in dieser Anwendung an ein Storage Attached Network von Hewlett Packard angebunden. Der vorhandene Speicher wird effizient ausgenutzt.

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Nicht nur der prompte Zugriff auf das Langzeitarchiv ist – wie beim Landkreis Goslar – ein wichtiger Grund, bestehende Archivlösungen auf den Prüfstand zu stellen, bestehende Infrastrukturen zu konsolidieren und Alternativen zu erwägen. Auch das immer weiter ansteigende Datenvolumen zwingt Behörden und Ämter dazu, flexible Lösungen zu finden, die mit den Anforderungen mitwachsen.

Eine Hürde ist hierbei die gängige Praxis von Herstellern im Speicherumfeld, ihre Archiv-Lizenzen an Hardwarekomponenten zu binden. Dadurch steigt die Abhängigkeit vom Hersteller und die Flexibilität sinkt, während die Kosten zunehmend aus dem Ruder laufen. iCAS bietet den Vorzug, dass die Lösung als Zwischenschicht zwischen nahezu jedem ECM-System und dem Festplattenspeicher zum Einsatz kommt.

Genutzt werden kann dabei aufgrund der Hersteller- und Hardwareunabhängigkeit von iCAS jeglicher in Behörden und Ämtern vorhandene oder neu angeschaffte Speicher. Damit sind bereits getätigte Investitionen dauerhaft geschützt.

Ein budgetschonender Vorteil ist die Möglichkeit, Speicher auszutauschen, ohne dass die Software neu lizenziert werden muss. Auch für die Replikation von Archivdaten an einen Zweitstandort sind keine zusätzlichen Lizenzen erforderlich. So können Öffentliche Einrichtungen immer auf die neuesten Storage-Technologien setzen oder auch schrittweise ihre Infrastruktur erweitern. Flexibilität ist damit dauerhaft gegeben.

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Auch bei stark wachsenden Infrastrukturen bleibt der Administrationsaufwand zur Verwaltung des Archives mit iCAS zu jedem Zeitpunkt minimal. Ein weiterer Vorteil: Durch die Hardwareunabhängigkeit besteht jederzeit die Möglichkeit zur Kostenkontrolle sowie für notwendige Veränderungen. In der TCO-Betrachtung bietet iCAS aus diesen Gründen einen erheblichen Preisvorteil von rund 30 Prozent gegenüber anderen marktüblichen Lösungen.

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Optimaler und schneller Dokumentenzugriff

Für die tägliche Arbeit im Behörden-Umfeld ergeben sich verschiedene Vorteile. Durch schnellere Recherchen können die Anwender auf Anfragen von Bürgern optimal reagieren. Aber auch intern steigt die Transparenz, wenn zu bestimmten Vorgängen Fragen auftauchen.

iCAS-Server unterstützen hier die Anforderung, zum Teil sehr viele kleine Dateien in kurzer Zeit zu archivieren und wieder zur Verfügung zu stellen. Insbesondere die Verfügbarkeit und Performanz der Anwendung werden von den Nutzern als Pluspunkte gewertet.

Weiterhin ist für Behörden die Sicherheit ihrer Daten ein wesentlicher Aspekt, sich für iCAS zu entscheiden. Die Dokumente werden insbesondere im Sinne einer Nachweiserbringung langfristig im elektronischen Archiv aufbewahrt. Bei der Durchsetzung oder Wahrung von Rechtsansprüchen, die mit den Dokumenten aus behördlichen Verwaltungsprozessen verbunden sind, ist es besonders wichtig, dass deren Revisionssicherheit zweifelsfrei belegt werden kann.

Datenmanipulationen müssen daher in jedem Fall auszuschließen sein. Um die Archivdaten vor solchen Veränderungen zu schützen, verwendet iCAS die sichersten und vom BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnologie) empfohlenen 512-bit-Hash-Werte für den Integritätsschutz. Zudem wird eine patentierte Technologie für die Archivierung genutzt. In den sogenannten Content-Storage-Containern sind alle Dokument- und Metadaten enthalten. Sie stellen sicher, dass die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen exakt eingehalten werden und sich diese auch je nach den geltenden Anforderungen differenziert verwalten lassen.

iCAS ist von knapp 50 Anbietern für deren Anwendungen zertifiziert. ECM- und DMS-Hersteller wie auch Anbieter von anderen Lösungen zur Verwaltung und Organisation spezifischer Daten wie Krankenhausinformationssysteme (KIS) oder PACS (Picture Archiving and Communication System) sichern damit die reibungslose Zusammenarbeit der Langzeitarchivierung mit ihren Lösungen zu.

Auch die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft KPMG hat iCAS ein Zertifikat ausgestellt. Dieses bestätigt, dass die iCAS-Anwender ihre elektronisch gespeicherten Geschäftsinformationen nach den geltenden Richtlinien revisionssicher archivieren können. Bei sachgerechter Anwendung, so das Zertifikat, lassen sich die Daten in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Vorgaben und Richtlinien archivieren.

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Noch mehr Flexibilität durch Archivvirtualisierung

Auch virtualisierte Langzeitarchive sind mit iCAS-Systemen sehr elegant realisierbar. Noch mehr als die Archiv-Speicher-Systeme mit physikalischen Servern und dediziertem Speicher sorgt diese Strategie für nachhaltige Kosteneinsparungen und Investitionsschutz.

So können zum einen die iCAS-Server selbst als virtuelle Maschinen betrieben werden, wobei alle gängigen Plattformen wie VMware, Citrix, XEN und Hyper-V unterstützt werden. Der vorhandene Speicherplatz lässt sich zudem durch die Kombination mit SAN-Virtualisierungen besonders effizient verwenden.

Die Archivdaten aus dem Verwaltungsprozess können hierbei wirtschaftlich und flexibel auf den physikalischen Speichereinheiten abgelegt werden, die von Speicher-Management-Programmen von DataCore oder HP verwaltet werden. Durch die hohe Skalierbarkeit und Flexibilität kann iCAS mit den Anforderungen mitwachsen.

Auch bei virtualisierten Langzeitarchiven bleibt der Administrationsaufwand minimal, weil iCAS-Systeme sich auf die Archivanforderungen fokussieren und nach der Anbindung kaum zusätzliches Know-how für die Handhabung der Systeme nötig ist. In der täglichen Anwendung sind die hohe Sicherheit und Stabilität besondere Vorteile.

Wartungsarbeiten, Upgrades auf eine neue Hardware sowie Migrationen können zudem im laufenden Betrieb durchgeführt werden. Dabei wird die führende Applikation nicht mit zusätzlichen Transaktionen belastet. Wie lange eine Migration dauert, hängt dann lediglich von der Geschwindigkeit der eingesetzten Speichersysteme ab.

Auch beim Disaster Recovery ergeben sich zusätzliche Vorteile: Ein virtueller Server mitsamt allen Einstellungen kann wie ein Verzeichnis kopiert und gespeichert werden. So kann die IT-Abteilung im Bedarfsfall in kürzester Zeit ganze Serverlandschaften auf Ersatzgeräte kopieren und starten.

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