Gemeinde Westoverledingen führt interaktive Online-Formulare ein

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13.11.2008 | Autor / Redakteur: Felix Hansel / Gerald Viola

IT-Leiter Hardy Hessenius (hinten) und Sachbearbeiter Sascha Woll
IT-Leiter Hardy Hessenius (hinten) und Sachbearbeiter Sascha Woll

Vor der Auswahl einer geeigneten Lösung zur technischen Umsetzung stellte die IT-Abteilung der Gemeinde eine umfangreiche Liste von Wünschen und Anforderungen zusammen, die erfüllt werden sollten. So zählten beispielsweise eine intuitive Bedienung (sowohl für den Bürger als auch die Mitarbeiter), die Skalierbarkeit der Lösung und ein integrierter Workflow zu den wichtigsten Kriterien. Aus technischer Sicht wurde eine gehostete Lösung oder ein ASP-Modell präferiert, um keine Server-Installationen oder Änderungen an der vorhandenen IT-Struktur vornehmen zu müssen. Zusätzlich sollte die Anbindung an ein Zahlungssystem möglich sein, damit künftig auch die Entrichtung von Gebühren online abgewickelt werden kann. Um die Gemeindekasse nicht unnötig zu strapazieren, sollten sich nicht zuletzt auch die Kosten in einem überschaubaren Rahmen bewegen.

Nach einem Marktüberblick über die gängigen Formularsysteme entschied sich die Gemeinde für den Anbieter Formdesk und dessen gleichnamiges Online-Formularmanagementsystem. Neben der Erstellung und Verwaltung von Web-Formularen mithilfe eines Formular-Managers lassen sich mit Formdesk durch ein integriertes Workflow-Modul nach dem Empfang eines ausgefüllten Formulars automatisch individuelle Abläufe einleiten. Dies kann zum Beispiel die Weiterleitung an bestimmte Mitarbeiter sein (abhängig vom Formularinhalt oder der Art der Anfrage) oder der selbständige Start von Genehmigungsprozessen, die von mehreren Sachbearbeitern bestätigt werden müssen. Auch eine automatische Benachrichtigung des Bürgers über den Status seiner Anfrage ist realisierbar.

„Wir haben uns zuerst einen kostenlosen Test-Account angelegt“, sagt Sachbearbeiter Sascha Woll. „Dadurch konnten wir in Ruhe alles ausprobieren und haben festgestellt, dass das Tool genau die Funktionen und Möglichkeiten abdeckt, die wir benötigen.“

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