Die elektronische Akte tut sich noch schwer

Per Gesetz für Schwung sorgen

| Autor / Redakteur: Thomas Kircher* / Susanne Ehneß

Lösung vorhanden, aber nicht generisch

Die konkreten Nutzen aus dem eGovernment sollten idealerweise mit einem entsprechenden SAP-Produkt erzielbar sein. Das ist mit dem „SAP NetWeaver Folders ­Management“ eigentlich auch vorhanden. Die Lösung wird jedoch nicht mehr ausreichend weiterentwickelt. Daher bestimmen Beratungslösungen den Markt, was insbesondere die Integration von eMail angeht.

Keine ideale Konstellation für Uwe Hesse: „Als DSAG wünschen wir uns schon, dass bestimmte Funktionalitäten wie ein triviales Drag & Drop von einer eMail in eine elektronische Akte im Standard abgebildet wären und nicht in einer Beratungslösung. Allein diese anzuschaffen, bindet zusätzliche Ressourcen, die für die öffentlichen Träger an anderer Stelle besser eingesetzt wären“, erläutert Hesse.

So bleibt für das Handling ­digitaler Akten und dem für die Öffentliche Verwaltung notwendigen Antragsmanagement bislang nur das „SAP Student Lifecycle ­Management“ (SAP SLCM). „Das gefällt mir sehr gut. Leider ist es aber keine generische Lösung und demzufolge derzeit nur auf die speziellen Anforderungen der Hochschulen zugeschnitten“, erklärt Uwe Hesse. Aber vom Ansatz her würde es passen.

Eine Art Bürgerkonto wäre ideal

Über eine moderne Web-Oberfläche Anträge stellen und verwalten zu können, ist ein zentraler Aspekt für die Öffentliche Verwaltung. ­Dazu hat der Arbeitskreis Öffentliche Verwaltung Ende 2014 seine Mitglieder befragt und drei Kernanforderungen ermittelt:

  • elektronische Formulare, Anträge, Dokumente austauschen und bearbeiten können;
  • eine elektronische Aktenverwaltung;
  • Beschaffung / Haushaltsmanagement (inklusive Ausschreibungen­ und Vergabeverfahren / eRechnung).

Wichtig wäre darüber hinaus auch, elek­tronische Bürgerservices inklusive Personalausweis, elektronische Signatur, Bürgerkonto et cetera in einer Standardlösung abzubilden.

„Ich stelle mir eine Art Bürgerkonto vor, in dem der Einzelne bei ­seinem ersten Besuch seine Daten hinterlegt, indem er sich zum Beispiel über den Personalausweis ­authentifiziert. Beim nächsten ­Antrag über die entsprechende eGovernment-Lösung erscheinen die persönlichen Daten dann bereits automatisch“, wagt Hesse den Blick in die Zukunft.

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Ein derartiges Verfahren könnte zum Beispiel im Hintergrund von Antragsformularen jeglicher Art stehen. Das Tool dahinter sollte von der Struktur her idealerweise immer gleich sein. Es müssen Daten eingegeben, geändert, hochgeladen und abgewickelt werden können: sei es ein Gewerbeschein, eine Baugenehmigung, eine Geburtsurkunde, ein Führungszeugnis oder ähnliches. Das sind Prozesse, die durchgängig analysiert und von Grund auf neu gestaltet werden müssten.

Im Kontakt mit SAP

„Der Arbeitskreis Öffentliche Verwaltung ist zu dieser Problematik mit SAP aktuell in Gesprächen. Wer sich an dem Thema und den Diskussionen innerhalb der DSAG beteiligen möchte, ist herzlich eingeladen“, so Hesse. Damit der aktuelle Schwung aus der eGovernment-Thematik schnell in eine SAP-Standardsoftware übertragen wird und darüber auch in den Behörden der Länder und Kommunen Akzeptanz findet.

Weitere Informationen zum Arbeitskreis der Anwendergruppe gibt es online unter www.dsag.de/AK-öffentliche-Verwaltung.

* Thomas Kircher, Deutschsprachige SAP-Anwendergruppe

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posted am 15.06.2016 um 10:26 von Unregistriert

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posted am 13.06.2016 um 18:40 von Unregistriert


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