Die elektronische Akte tut sich noch schwer

Per Gesetz für Schwung sorgen

| Autor / Redakteur: Thomas Kircher* / Susanne Ehneß

Bislang sind nur die Bundesbehörden verpflichtet, elektronische Akten zu führen.
Bislang sind nur die Bundesbehörden verpflichtet, elektronische Akten zu führen. (Bild: koya979_Fotolia.com)

Das E-Government-Gesetz hat Bewegung in ein Thema gebracht, das in der Öffentlichen Verwaltung von Ländern und Kommunen noch nicht überall so ganz angekommen ist. Bis 2022 müssen Akten­ auch elektronisch geführt werden. Genug Zeit für SAP, die Anforderungen in einer entsprechenden Standardlösung umzusetzen.

Bedenkt man, dass das E-Government-Gesetz bereits am 1. August 2013 in Kraft getreten ist, ist es kein ganz neues Thema. Aber es ist ein Hochaktuelles. Laut Studien und Umfragen von Verbänden und Institutionen, unter anderem mit Beteiligung des Bundes­ministeriums des Innern, kommt die Nutzung von eGovernment in Deutschland nur langsam voran. Und die Umsetzung des Gesetzes wird zu den größten Herausforderungen für die Öffentliche Verwaltung in Deutschland gezählt.

Fakt ist: Bislang sind nur die Bundesbehörden verpflichtet, elektronische Akten zu führen. Auf Ebene der Länder ist das Gesetz noch nicht überall ratifiziert. „Die Landesbehörden haben zum Beispiel in Nordrhein-Westfalen eine Frist bis 2022, um ihre Akten elektronisch zu führen. Aber durch die ­gesetzlichen Rahmenbedingungen ist deutlich Schwung in die eGovernment-Thematik gekommen“, hat Uwe Hesse, Sprecher des Arbeitskreises Öffentliche Verwaltung der Deutschsprachigen SAP-Anwendergruppe e.V. (DSAG), eine gewisse Aufbruchstimmung festgestellt.

Ein positives Zeichen, auch wenn es noch viel zu tun gibt. „Das Ganze ist sehr aufwändig, weil in der Regel heutzutage noch nahezu alle Prozesse papierbezogen abgewickelt werden. Zudem sind viele Abläufe noch nicht komplett neu durchgestaltet, um einer elektronischen Vorgangsbearbeitung gerecht zu werden“, so Hesse weiter.

Mehr Organisation, ­weniger Technik

Das macht das eGovernment dann auch eher zu einem organisatorischen als zu einem rein technischen Projekt. Denn letztlich müssen dabei personelle und technische Ressourcen wie zusätzliche Hard- und Software bereitgestellt und in einem entsprechenden Haushalt abgedeckt werden. Und das geht aufgrund der strukturellen Gegebenheiten in den Verwaltungen erfahrungsgemäß nicht von heute auf morgen.

Die Organisation muss mit ins Boot geholt werden, die Verwaltungsprozesse sind entsprechend zu gestalten, und die rechtlichen Rahmenbedingungen müssen geschaffen und umgesetzt werden.

Zum Beispiel, was die sogenannte Mitzeichnung betrifft. „Wird in der Verwaltung eine Entscheidung getroffen, unterzeichnen neben dem Sachbearbeiter auch noch ­andere hierarchisch übergeordnete Stellen den entsprechenden Entwurf. Das kann in einer Bundesbehörde bis auf die Ministerebene reichen. Das ist ein mitunter langer Weg, zumal, wenn er ohne Medienbrüche realisiert werden soll“, so Hesse.

Denn die elektronische Unterschrift muss ja auch dokumentiert sein, mit Datum und Uhrzeit und wer sie geleistet hat. Zudem ist zu gewährleisten, dass eine entsprechende Akte zusätzlich in eine PDF-Datei verwandelt werden kann. Damit wird sichergestellt, dass für gerichtliche Überprüfungen zum Beispiel ein kompletter Verwaltungsvorgang lückenlos nachvollziehbar ist.

Ergänzendes zum Thema
 
Seit 2013: das E-Government-Gesetz

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posted am 15.06.2016 um 10:26 von Unregistriert

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