VIS-Suite: Ein Workflow auf dem Prüfstand

25.11.2014

Produktentwicklungen und Produktstrategien sind wichtig und bringen die PDV-Systeme GmbH auf dem Markt voran. Noch wichtiger sind jedoch unabhängige Institutionen, die solche Entwicklungen und Strategien unter die Lupe nehmen und auf Marktfähigkeit und Marktkonformität prüfen.

Deshalb haben wir ein Projekt mit dem Fraunhofer FOKUS Labor in Berlin gestartet, in dem die Bestandteile der VIS-Suite in einen typischen Verwaltungsworkflow integriert und mit dem Fachverfahren IFRSachsen.Ki-Sa gekoppelt sind. In den nächsten Wochen und Monaten soll der Rechnungsworkflow durch weitere Suite-Bausteine ergänzt bzw. mit Governikus-Komponenten erweitert werden. Unterstützung erhalten wir dabei von unseren Partnern, der Governikus GmbH & Co. KG aus Bremen und der KISA KdöR aus Leipzig.

Der Weg ist das Ziel

Eine Software zu erklären ist ein schwieriges Unterfangen, wenn jedoch diese Software an ein Fachverfahren gekoppelt werden soll und vordefinierte Prozesse ablaufen müssen, dann übersteigt das häufig die Vorstellungskraft der Zuhörenden. Aus diesem Grund nutzt der Vertrieb der PDV-Systeme vorkonfigurierte VM-Systeme zur Live-Demonstration bei unseren Kunden und Interessenten sowie auf diversen Messen. Sie machen das Abstrakte anschaulich und lassen viel Raum zum Proben und Testen. Insofern war allen Projektbeteiligten klar, dass nur eine Virtuelle Maschine (VM) die Prozesse der Rechnungsbearbeitung verständlich abbilden kann. Diese sollte im Fraunhofer FOKUS Labor installiert werden und könnte dann allen interessierten Verwaltungen auf Bundes-, Landes- und Kommunalebene im Rahmen noch zu planender Veranstaltungen als Anschauungsmaterial dienen.

Prozessstruktur als Grundlage für ein Szenario

Es gibt unzählige Prozesse, die in der deutschen Verwaltungslandschaft bearbeitet werden müssen. Wir haben uns für den Rechnungsworkflow entschieden. Die Rechnungsbearbeitung ist einer der häufigsten Prozesse und wird über ein Fachverfahren gesteuert. Der Ansatz in unserem Projekt war jedoch, die Prozesskette so zu gestalten, dass vom Rechnungseingang bis zur Auszahlung und Langzeitspeicherung alle Komponenten aus VIS-Suite, Governikus und IFRSachsen.Ki-Sa gleichrangig zum Tragen kommen, denn häufig ist heute die Konstellation anzutreffen, dass das Fachverfahren das führende Verfahren ist und das DMS nur als Ablage dient.

Rechnungseingang

Der Eingang der Rechnungen erfolgt meist auf Papier, manchmal schon per E-Mail/ De-Mail oder E-Postbrief und zukünftig sogar in einem gemeinsamen übergreifenden Format für elektronische Rechnungen (ZUGFeRD). Somit muss der Rechnungseingang in unserem Projektszenario diese Heterogenität abbilden. Dazu benutzen wir mit Kofax Capture eine moderne Scansoftware für die Papierrechnungen und mit dem Governikus MultiMessenger einen zentralen Posteingang für die elektronischen Nachrichten (De-Mail, E-Mail, XML-, OSCI- Nachrichten etc.). In beiden Modulen werden die vom Empfänger gewünschten Daten- und Informationsfelder auf der Rechnung ausgelesen und in der Rechnungseingangsablage des Suite-Bausteins VIS-Akte automatisiert abgelegt.

Prozesse im Kassenverfahren

Unser Partner KISA KdöR aus Leipzig stellt uns für dieses Projekt das für Brandenburg, Thüringen und Sachsen-Anhalt bereits OKKSA-zertifizierte Finanzverfahren IFRSachsen.Ki-Sa  als sogenanntes Kassenverfahren zur Verfügung. Der Suite-Baustein VIS-Kommune vereint die Prozesse des Finanzfachverfahrens mit den Prozessen der allgemeinen Verwaltungsarbeit. In unserem Szenario hat der Kassenmitarbeiter Zugriff auf die eingegangenen Rechnungen und kann sie so abbilden, dass die zuvor festgelegten und ausgelesenen Daten- und Informationsfelder der Rechnung automatisch im Kassenverfahren eingelesen werden. Nach den Kontierungsarbeiten erstellt der Mitarbeiter per Knopfdruck eine Anordnung (Auszahlungsanordnung Eingangsrechnung), die über den Suite-Baustein VIS-Vorgangsbearbeitung automatisiert sowohl das vorgeschriebene Zeichnungsverfahren auslöst als auch neben dem Rechnungseingang in VIS-Akte abgelegt wird.

Zeichnungsverfahren mit der VIS-Suite

Bevor eine Rechnung zur Auszahlung angewiesen wird, durchläuft sie einen Mitzeichnungsprozess auf sachliche und rechnerische Richtigkeit sowie einer schlussgezeichneten signierten Freigabe. Um die Vielfältigkeit der VIS-Suite darzustellen, setzen wir in unserem Projektszenario die Suite-Bausteine VIS-Akte und VIS für SharePoint mit ihren verschiedenen Oberflächen zur Bearbeitung sowie VIS-Vorgang für die Prozessabbildung ein. Die Mitzeichnung „sachlich richtig“ erfolgt über den neuen  SmartClient der VIS-Akte, die Mitzeichnung „rechnerisch richtig“ steuert der Mitarbeiter über eine angepasste SharePoint-Oberfläche in VIS für SharePoint und die Schlusszeichnung mit Signatur und Freigabe bildet der WebClient der VIS-Akte ab. Für die Signatur nutzen wir den Governikus Signer. Diesem Zeichnungsverfahren liegt ein vorkonfiguriertes Geschäftsgangmuster zugrunde, das jederzeit die Transparenz der Prozesse aufzeigen kann.

Rückgabe an Kassenverfahren und Langzeitspeicherung

Mit der Freigabe der Rechnungsanordnung wird erneut über VIS-Kommune die Verbindung zum Kassenverfahren geschaffen, wo dann die Anordnung in der Zahlungsvorschlagsliste abgelegt und später zur Auszahlung angewiesen wird. Mit dem angeschlossenen Governikus LZA-Modul kann die beweiswerterhaltende Langzeitaufbewahrung elektronischer Dokumente und Daten automatisiert und TR-ESOR konform umgesetzt werden.

Diese hier beschriebenen Prozesse werden in den kommenden Wochen durch das Fraunhofer FOKUS Labor analysiert, getestet und ausgewertet. In einer Veranstaltung im Rahmen der Messe „Moderner Staat“ im Dezember 2014 werden erste Labor-Ergebnisse präsentiert. Seien Sie live dabei und besuchen Sie uns am 2. und 3. Dezember in Berlin am Stand CH/704! Für einen Besuch können Sie sich hier anmelden. Wir freuen uns auf Sie!

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