PDF-Assistent für die Öffentliche Verwaltung

Öffentliche Verwaltungen haben es mit zahlreichen Dokumenten zu tun, die in unterschiedlichsten Formaten vorliegen. Eine der großen Herausforderungen ist es, sie angesichts von zunehmendem ­Effizienzdruck und regulatorischen Anforderungen schnell, fehlerfrei sowie kostengünstig in bestehende Workflows und Systeme zu integrieren.

Mit der Umwandlung in standardisierte PDF-Dateien, wird die ­Anzahl der Formate auf ein einheitliches reduziert. Die Dokumente werden plattformunabhängig originalgetreu wiedergegeben, und zum Betrachten sowie Bearbeiten ist nur noch eine Komponente ­erforderlich.

Stand der Dinge

Doch der Arbeitsalltag in vielen Verwaltungen sieht anders aus. Oft setzen die Mitarbeiter viele verschiedene Tools ein, um die Dokumente aus zahlreichen Quellen zu verarbeiten. Damit sind nicht nur hohe Kosten für diverse Softwareanwendungen verbunden, sondern auch Probleme hinsichtlich fehlender Skalierbarkeit, ­Inkompatibilität und unterschiedlicher Qualität der erzeugten PDF-Dateien. So haben Mitarbeiter ­diverse Möglichkeiten, PDFs zu ­erstellen. Sie können die Dateien beispielsweise aus einer Office- oder Fachanwendung heraus, aus einer PDF-Software oder einem Konvertierungstool erzeugen. ­Dabei stehen sie vor dem Problem, dass sie meist nicht wissen, wie ­genau das PDF für die weiteren Prozesse beschaffen sein muss. Soll es ein PDF mit oder ohne ­Zeichenerkennung (OCR), ein ­farbiges oder schwarz-weißes Dokument, ein PDF/A-1, -2 oder -3, ein komprimiertes PDF oder ein barrierearmes PDF werden? An ­welchen Stellen sollen sie einen Haken setzen? Häufig kommt es dabei zu Fehlern, ganz zu schweigen davon, dass diese Praxis einen hohen administrativen Aufwand nach sich zieht.

Zentrale, einheitliche Dokumenteninfrastruktur

Effizienter ist eine zentrale, konsolidierte Infrastruktur, bei der in der gesamten Organisation in gleichbleibend hoher Qualität und Geschwindigkeit PDF-Dateien ­erzeugt werden. „Dabei kann das Enterprise-Rendition-Verfahren in Kombination mit der Zusammenführung der Prozesse rund um die Erstellung in einem Shared ­Service wertvolle Dienste leisten“, sagt Carsten Heiermann, President des Foxit Unternehmensbereichs Enterprise Automation. Wie er ­erläutert, wird jedes Dokument ­anhand definierter Konvertierungsprozessschritte in das jeweils korrekte PDF-Format umgewandelt – egal, ob es sich um eine ­archivierungspflichtige eMail handelt, ein Dokument, das auf der Website barrierefrei abgebildet werden soll, oder um eine Rechnung, die dem weiteren Workflow zuzuführen ist.

Die Mitarbeiter werden entlastet, weil ihnen Enterprise Rendition die technische Entscheidung ­abnimmt. Sie müssen, wenn überhaupt, lediglich zwischen den selbsterklärenden Optionen wie „langzeitarchivtaugliches PDF“, „barrierearmes PDF“ oder „PDF für Applikation xy“ wählen. Die tatsächliche Umsetzung übernimmt eine zentrale Konvertierungssoftware, die sich als Web-Service nahtlos in bestehende CRM-, ERP- oder ECM-Umgebungen integrieren lässt. Damit ersetzt Enterprise Rendition mehrfach vorhandene Konvertierungswerkzeuge durch eine einzige skalierbare Plattform.

Typische Anwendungsfälle für die Konvertierung bilden zum Beispiel die Erstellung barrierearmer, ­getaggter PDF-­Dateien, die Erstellung für die ­Archivierung opti­mierter, ISO-kompatibler PDF/A-Dateien, die Schwärzung personenbezogener Daten, die PDF-Optimierung mittels Kompression oder die Konvertierung von gescannten Dokumenten in durchsuchbare PDFs unter der ­Anwendung von OCR. Ebenso gut ist es möglich, Barcodes zu ­generieren, Customer-Communication-Management-Prozesse zu automatisieren oder bürgerfreundliche Services direkt auf spezielle ­Anwendungsfälle zuzuschneiden. So können beispielsweise hochkomprimierte PDF-Dateien auf ­einem Portal zum schnellen Download zur Verfügung gestellt werden.

Nicole Gauger (© good news)

Mehr Qualität, geringerer Aufwand und Kosten

Das Ergebnis: Es erfolgt eine zentrale, regelbasierte Konvertierung von Dokumenten. Unabhängig ­davon, mit welchem IT-System ­Dokumente erzeugt wurden und welches Format sie ursprünglich hatten bzw. aus welcher Quelle sie stammen, werden sie in der Organisation einheitlich abgebildet. Dieser Prozess ist dank der Automatisierung nicht nur mit geringerem Aufwand verbunden, sondern auch weniger fehlerbehaftet. Die Qualität ist einheitlich hoch und hält den entsprechenden ­Compliance-Anforderungen stand. Zusätzlich verringern sich die ­Gesamtkosten, weil viele PDF-Tools, die bisher im Einsatz ­waren, nicht mehr benötigt werden. ­Damit reduzieren sich Pflegeaufwand und Lizenzgebühren.

*Die Autorin: Nicole Gauger

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