Die IT kann auch extern gemanaged werden PC-Arbeitsplätze kosteneffizient und zukunftsorientiert bereitstellen

Autor / Redakteur: Sven Mulder / Gerald Viola

Mehr als 80 Prozent aller Kosten eines IT-Arbeitsplatzes fallen im Betrieb an, ein großer Teil davon resultiert aus Verwaltungs- und Energiekosten. Durch hoch standardisierte Services lassen sich diese Kosten nachhaltig senken. Externe Anbieter helfen Behörden dabei, die für sie optimale Infrastruktur umzusetzen und so Kosten und Arbeitsaufwand zu sparen.

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( Archiv: Vogel Business Media )

Der optimale IT-Arbeitsplatz für Verwaltungsmitarbeiter variiert je nach Einsatzbereich. Im Büro kommt es vor allem auf schnellen Zugang zu zentralen Informationen und Anwendungen sowie optimale Unterstützung von vielschichtigen, parallelen Tätigkeiten, beispielsweise durch große Flexibilität der bereitgestellten individuellen Software oder eine hohe Speicherausstattung, an.

Für Anwender, die viel im Außendienst unterwegs sind – etwa Lebensmittelkontrolleure, Steuerprüfer oder Abgeordnete aus Magistrat und Kreistag – steht dagegen die Mobilität der IT und damit das Arbeiten ohne feste Netzanbindung im Vordergrund. Um diesen unterschiedlichen Anforderungen gerecht zu werden, bedarf es einer Vielfalt an Software, Hardware und Lösungsplattformen.

Dies und die Forderung nach einem einheitlichen Management bringt jedoch eine hohe Komplexität mit sich, die mit knappen internen Ressourcen meist nicht effizient zu lösen ist. Daher ist es sinnvoll, die IT-Ausstattung weitgehend zu standardisieren. Allerdings sollte sie über genügend flexible Stellschrauben verfügen, sodass sie den einzelnen Anwendungsfeldern gerecht wird.

Managed-Services-Modelle erfüllen diese Bedingungen und stellen daher oftmals eine sinnvolle Alternative zum Eigenbetrieb dar. Dabei übernimmt ein spezialisierter Dienstleister den Betrieb der IT. Eine Behörde kann durch die flexibel und modular aufgebauten Servicekomponenten gezielt diejenigen Teilaufgaben auslagern, bei denen besondere Herausforderungen erfüllt werden müssen, sich der Eigenbetrieb nicht lohnt oder für die kein Know-how oder Personal zur Verfügung stehen. So lassen sich die Kosten- und Skalenvorteile von klassischem Outsourcing nutzen, jedoch bleibt die Kontrolle über die eigenen IT-Prozesse im Haus.

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Häufig beauftragen Behörden kommunale IT-Dienstleister oder andere Non-Profit-Dienstleister mit der Bereitstellung ihrer PC-Arbeitsplätze. Deren Leistungen unterliegen bisher nicht der Mehrwertsteuerpflicht und sind deshalb aus Sicht der Behörden sehr wirtschaftlich. Dies kann sich aber in der aktuellen Legislaturperiode ändern.

Eine gleichmäßige Besteuerung hätte zur Folge, dass kommunale IT-Dienstleister in Wettbewerb mit privatwirtschaftlichen Anbietern geraten und damit in gleichem Maße mit Kostendruck zu kämpfen haben. Öffentliche Dienstleister müssen dann überlegen, ob sie selbst nicht Leistungen einkaufen und ihre Kunden dann mit ihrem Know-how helfen, den Weg zum eGovernment zu beschleunigen.

Tipps zu Anbieter-Auswahl und zum Vorgehen

Für das Management von Büro-Arbeitsplätzen bieten spezialisierte Dienstleister komplette Managed-Services-Pakete an. Die Voraussetzung für den erfolgreichen Einsatz von Managed Services ist eine klare Definition der zu erbringenden Leistungen und der erforderlichen Dienstgüte. Hierin liegt der Schlüssel zur Optimierung, denn Unter- oder Überversorgung führen zu Effizienzverlusten oder unnötigen Kosten. Unabhängig davon, ob sich eine Behörde für einen industriellen oder kommunalen IT-Dienstleister entscheidet, muss es ihr Ziel sein, durchgängige, optimierte Service Levels zu vereinbaren.

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Diese sichern dem Endanwender eine höhere Servicequalität, machen ihn produktiver und senken die Kosten. Bei der Auswahl des Partners ist zudem darauf zu achten, dass sich dessen Service-Angebot an den ITIL Best Practices orientiert.

Bei der Auslagerung des IT-Arbeitsplatzbetriebs sollten Dienstleister und Behörde zunächst gemeinsam die vorhandene IT-Infrastruktur sowie die Bedarfssituation analysieren. Aufbauend auf dieser Ist-Analyse macht der Anbieter Vorschläge für Veränderungen und zeigt Optimierungsmöglichkeiten auf. In einem nächsten Schritt wählt die Behörde die für sie optimale Konfiguration aus.

Dem Praxisbetrieb sollten umfangreiche Tests der neuen Infrastrukturlösung vorangehen. Sind zum Beispiel Clients in großer Anzahl neu zu beschaffen oder zu migrieren, so sollte die Umstellung in einer dem Projekt (Rollout) vorgelagerten Evaluierungs- und Pilotierungsphase stattfinden.

Standardprodukte und -services erleichtern die Prozessoptimierung im eigenen Hause. Daher sollte der externe Anbieter nicht zuletzt auch die Auftragsabwicklung für die Bestellung von Hardware beim Produktlieferanten, die Koordination der Auslieferung und die termingetreue Installation übernehmen.

Darüber hinaus sollte er für den Fall einer Störung entsprechend den behördlichen Anforderungen erreichbar sein.

Standard trifft Flexibilität

Managed-Services-Pakete – wie das Managed-Workplace-Angebot von Fujitsu – kombinieren Standardisierung und Flexibilität. Standardisierte Services und Prozesse für den IT-Lebenszyklus, die auch Bereitstellung, Fehlerbeseitigung sowie Entsorgung nach behördlichen Vorgaben beinhalten, schaffen Effizienz. Verfügbare Hardware und Software lassen sich individuell anpassen.

Im Rahmen von Managed Workplace stellt Fujitsu komplette Arbeitsplätze inklusive Drucker und Netz zur Verfügung. Lokal – als klassische „Fat“– oder Thin Clients auch unter Nutzung von Virtualisierungstechnologien. Beispielsweise hat Fujitsu spezielle leistungsstarke Clients entwickelt, die sich durch besonders niedrige Energiekosten auszeichnen. Durchgängige „End-to-End“-Service-Prozesse sorgen für ein besonders effizientes Management der Rechner – etwa durch individuelle Konfiguration und personalisierte Installation ab Werk, zentralisierten und automatisierten Betrieb oder aktive, flächendeckende Wartung, Instandsetzung und Unterstützung.

Jeder Managed Workplace wird von Fujitsu proaktiv überwacht, was die Funktionsfähigkeit, Stabilität und Sicherheit des Systems sicherstellt. Eine zusätzliche integrierte Lösung, Auto Immune Systems, führt Reparaturvorgänge durch, ohne dass der Anwender bei seiner Arbeit beeinträchtigt wird.

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Der Service umfasst zudem den störungsfreien Betrieb nach klar definierten Vorgaben. Auch das Management von Smartphones, die Integration von Unified Communications und die Verwaltung der zugehörigen Netzwerk-Infrastruktur gehören zu dem Konzept.

Der Qualitäts-Standard der zu erbringenden Dienstleistungen ist in den Service Level Agreements klar festgelegt, ebenso Art und Weise der regelmäßig, unternehmensweit, einheitlich, sowie aufwands- und abteilungsbezogen zu erstellenden Berichte und Rechnungen. Darüber hinaus sind hier die Verantwortlichkeiten klar festgelegt.

Ein wesentlicher Vorteil der Managed Services ist, dass die Kosten aufgrund eines Festpreises pro Arbeitsplatz transparent und leicht planbar sind. So lässt sich die Einhaltung der Service Level überprüfen und bei Bedarfsänderung eine Anpassung vornehmen.

Fachkräfte gezielt einsetzen

Managed-Services-Konzepte ermöglichen den IT-Verantwortlichen, ihr hoch spezialisiertes Fachpersonal von Routinearbeit zu entlasten – ein Argument, das in den nächsten Jahren nicht zuletzt aufgrund des durch die demografische Entwicklung verstärkten Kampfes um Spezialisten noch weiter an Bedeutung gewinnen dürfte.

Bei der Bereitstellung von Büro-Arbeitsplätzen handelt es sich um eine wenig spezialisierte Aufgabe. Geben kommunale IT-Dienstleister oder Behörden diese an einen industriellen Anbieter ab, können sie sich auf Behörden-spezifische IT-Problemstellungen – wie beispielsweise das Ausarbeiten des eGovernment-Angebots – konzentrieren.

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Bequeme Verwaltung

Durch Beauftragung eines kompetenten Dienstleisters können zudem sehr frühzeitig neue und parallel mehrere Systemumgebungen angeboten und betrieben werden. Nicht zuletzt sinkt der Aufwand für den Betrieb, da einerseits nicht für jedes Spezialthema Know-how vorgehalten werden muss und andererseits die Leistungen aus einer Hand kommen. Für alle Betriebs-, Maintenance- und Supportfragen gibt es einen zentralen Ansprechpartner, der die Klärung der Zuständigkeiten übernimmt.

Fazit und Ausblick

Auch wenn dies heute noch ungewöhnlich scheint: Wie es bereits selbstverständlich ist, Strom- oder Wasser nach Verbrauch zu bezahlen, wird dies wohl auch bei kompletten IT-Infrastrukturen bald die Regel werden. Konzepte wie Managed Workplace ermöglichen einen flexiblen Bezug von Leistungen je nach Bedarf – und das bei einem hohen Standardisierungsgrad.

Die IT-Verantwortlichen profitieren dabei in dreifacher Hinsicht: Zum Ersten sichern sie sich Experten-Know-how langfristig, ohne dies intern aufbauen und pflegen zu müssen. Zum Zweiten können sie sich voll und ganz auf spezifische IT-Projekte und -Vorhaben konzentrieren, da Routine-Aufgaben vom Dienstleister übernommen werden. Und drittens senken sie darüber hinaus ihre Risiken in Hinblick auf Lizenzmanagement, Compliance und Datenschutz und profitieren von Synergieeffekten.

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